Poradnik Pracownika

Dokumenty aplikacyjne - jak powinny wyglądać?

Dokumenty aplikacyjne to nasz pierwszy kontakt z rekruterem i to na ich podstawie decyduje on, czy spotkamy się w kolejnym etapie rekrutacji. Dlatego też warto przemyśleć to, jak powinny wyglądać, jakie informacje w nich umieścić i czego się wystrzegać. Często zdarza nam się wysyłać ten sam pakiet w odpowiedzi na wszystkie ogłoszenia, co jest dużym błędem. Jak przygotować dokumenty aplikacyjne? Przeczytaj w niniejszym artykule!

Jak powinny wyglądać dokumenty aplikacyjne?

Najczęściej dokumentami, o które proszą rekruterzy w ogłoszeniach, są życiorys zawodowy (CV) oraz list motywacyjny. Oba nierzadko sprawiają nam sporo problemów. Jak powinny wyglądać dokumenty aplikacyjne?

Na początku tworzenia CV musimy się zastanowić, jakie informacje powinniśmy w nim zawrzeć. Często przygotowujemy jeden dokument, gdzie umieszczamy wszystko, co przyjdzie nam do głowy i wysyłamy to do każdego potencjalnego pracodawcy. Pamiętajmy jednak, że dokumenty aplikacyjne powinny być spersonalizowane, dostosowane do odbiorcy i rozsyłanie tego samego CV może być błędem.

Przede wszystkim na górze dokumentu warto zawrzeć nazwę stanowiska, na które aplikujemy oraz numer referencyjny ogłoszenia, tak aby rekruter od razu wiedział, jakie stanowisko chcielibyśmy objąć. Do wymagań ogłoszenia warto dopasować również umiejętności, kursy i szkolenia itp. - to ważne, aby miały związek z zawodem.

W CV zaraz za nazwą stanowiska i numerem referencyjnym powinniśmy zawrzeć nasze dane osobowe - imię i nazwisko, data urodzenia, numer telefonu, adres zamieszkania, adres e-mail. Wielu z nas decyduje się również na umieszczenie w dokumencie swojego zdjęcia - pamiętajmy, że wywieramy wówczas pierwsze wrażenie na rekruterze, zdjęcie powinno być więc profesjonalne, choć nie do końca dokładnie takie, jakie widnieje w dokumentach. Ważne, aby być na nim kompletnie ubranym, unikać selfie, nadmiernego makijażu, wyraźnych oznak zmęczenia, widocznego alkoholu itd. Dodatkowo zwróćmy uwagę na rozmiar zdjęcia, aby CV nie obciążyło zbyt skrzynki mailowej rekrutera.

Następnie możemy napisać krótko o naszym celu zawodowym. Pamiętajmy, że słowo “krótko” jest tutaj kluczowe, a cel powinien zamknąć się w 2-3 krótkich zdaniach. Może być on przydatny szczególnie przy zmianie branży czy małym doświadczeniu zawodowym.

Dwie ważne rubryki w CV, bez których dokumenty aplikacyjne nie mogą się obejść, to wykształcenie i doświadczenie - w obu przypadkach stosujemy odwróconą chronologię, to znaczy najpierw zapisujemy to, co jest najbardziej aktualne, a następnie cofamy się w czasie. W przypadku wykształcenia zdecydowanie wystarczy wzmianka o ukończonych studiach, o szkole średniej wspominamy, jeśli uczyła nas ona zawodu. Z kolei w doświadczeniu zawieramy nazwę firmy, stanowisko oraz najważniejsze obowiązki.

Kolejno musimy pamiętać o opisaniu naszych umiejętności, warto by miały związek ze stanowiskiem, na które aplikujemy. W tym miejscu powinniśmy również napisać o umiejętnościach dodatkowych, na przykład znajomości języków obcych. Na końcu napiszmy o tym, co nas interesuje - doskonale jeśli wiąże się to ze stanowiskiem, jednak nie jest to warunek konieczny.

Dokumenty aplikacyjne nie są miejscem na kolorowanie swojego życia, główną zasadą jest więc: nie kłam. Kłamstwa szybko wyjdą na jaw - jeśli nie podczas rekrutacji, to już z pewnością w czasie wykonywania obowiązków. Warto być szczerym!

Dlaczego zainteresowała mnie praca w tej firmie?Jeśli chodzi o list motywacyjny, postarajmy się, by pokazał, że jesteśmy kreatywni, potrafimy do siebie przekonać innych, posiadamy ciekawe umiejętności i warto nas mieć w zespole. List odpowiada na pytania:

  • Dlaczego firma powinna mnie zatrudnić?

Mów o swoich sukcesach, ale konkretnie. Nie wystarczy zaznaczyć, że pozyskaliśmy ważnych klientów dla firmy, powiedzmy, ilu ich było - liczby są ważne. Piszmy konkretnie i unikajmy lania wody. Absolutnie zrezygnujmy z jakiejkolwiek formy podlizywania się. Jeśli nasza kreatywność jest tak duża, że chcemy nadać listowi nietypową formę (wiersz, baśń itp.), pamiętajmy, że nie w każdej branży się to sprawdzi i nie każdą firmę przekona nasz sposób formułowania zdań. Jest to ryzykowne i poza branżą kreatywną raczej z tego rezygnujmy.

Jak wiadomo, gotowe dokumenty aplikacyjne są dostępne w internecie, jednak ślepe kopiowanie jest bardzo złą praktyką. Właśnie tworzysz treść, która ma przekonać do ciebie rekrutera - czy rzeczywiście tak będzie, jeśli oprócz ciebie podobny dokument prześle kilka innych osób? Gotowe dokumenty aplikacyjne powinny być tylko inspiracją.

Dokumenty aplikacyjne od strony formalnej

Warto poświęcić również czas na dopracowanie dokumentów od strony formalnej. Powinniśmy ujednolicić formatowanie życiorysu i listu. Najlepiej postawić na czarne pismo na białym tle, nagłówki zapisać większym stopniem pisma, a najważniejsze informacje podkreślać.

Jeśli chcemy stworzyć graficzne CV, dopasujmy do niego list. Pamiętajmy jednak, że takie rozwiązanie może być ryzykowne i upewnijmy się, że w firmie jest to mile widziane.

CV powinniśmy zmieścić na maksymalnie 2 stronach A4, jeśli mamy bogate doświadczenie zawodowe, list warto zakończyć na jednej stronie.

Pamiętajmy, że im przejrzyściej, tym lepiej. Dbajmy również o poprawność językową. Pokażmy komuś dokumenty aplikacyjne przed wysłaniem - sami możemy nie zauważyć własnych błędów.

Przygotowanie dokumentów wymaga czasu, ale z pewnością skrupulatność jest opłacalna, warto o tym pamiętać.