Forma grzecznościowa i język oficjalny – jak pisać dokumenty aplikacyjne?

O ile przygotowanie CV podczas poszukiwań pracy jest dla nas oczywiste i logiczne, tak już inne dokumenty aplikacyjne nie zawsze uważamy za konieczne. Nie do końca wiemy, jaką formę powinny mieć, jakiego języka użyć, czy forma grzecznościowa jest niezbędna. Dlatego też zdarza się, że oddychamy z ulgą, gdy wymagany przez pracodawcę jest jedynie życiorys. Jeśli jednak musimy przygotować coś więcej lub chociażby napisać mail do rekrutera, jak powinny wyglądać te dokumenty? Przeczytaj niniejszy artykuł, w którym przybliżymy tę kwestię. 

Dlaczego dokumenty aplikacyjne mogą nam pomóc? 

Nie każdy z nas ma tak zwane lekkie pióro, w związku z tym nie zawsze jesteśmy zadowoleni, kiedy wymaga się od nas stworzenia listu motywacyjnego czy innych dokumentów tego rodzaju. Teoretycznie wydaje nam się, że znamy podstawy: forma grzecznościowa, wstęp, rozwinięcie, zakończenie…, ale wizja stworzenia z tego całego tekstu nieco nas przeraża.

Jednak tak naprawdę jeśli zapoznamy się z tym, jak powinny wyglądać tego rodzaju dokumenty, najpewniej poradzimy sobie. Rekruter nie wymaga od nas talentu pisarskiego, ale wskazania najważniejszych powodów, dlaczego warto nas zatrudnić. Liczą się konkrety. 

Dokumenty aplikacyjne takie jak list motywacyjny czy podanie mogą nam pomóc w zdobyciu stanowiska – są to idealne miejsca do tego, by wytłumaczyć to, co w CV może być niejasne, na przykład brak doświadczenia zawodowego, przerwę w zatrudnieniu, cel zawodowy. Dzięki nim możemy przekazać rekruterowi więcej, przedstawić swoje mocne strony. Dlatego też warto z takiej okazji skorzystać.

Może się nam wydawać, że takich dokumentów nikt nie czyta, ale nie jest to prawdą. Owszem, może się zdarzyć, że zostaną pominięte, ale jeśli ktoś o nie prosi, nie robi tego tylko dlatego, by sprawić, żebyśmy się trochę pomęczyli. 

Forma grzecznościowa i co dalej? 

Jak więc powinny wyglądać dokumenty aplikacyjne czy mail do rekrutera? Forma grzecznościowa, język formalny… o czym jeszcze powinniśmy pamiętać? 

1. Dane osobowe i kontaktowe
   Oczywiście w każdym dokumencie tego typu niezbędne są nasze dane osobowe i kontaktowe. Z pewnością warto w nich zamieścić nasze imię i nazwisko, telefon oraz mail. Jeśli chcemy możemy także wpisać adres zamieszkania, ale nie jest to konieczne.
   Dokumenty aplikacyjne często mają formę podania, w związku z tym w dokumencie umieszczamy poza tym dane firmy/rekrutera. 

2. Forma grzecznościowa
   Tak jak już wspominaliśmy, istotna jest również forma grzecznościowa. Dokument warto zacząć słowami: Szanowni Państwo (jeśli nie zwracamy się do nikogo konkretnie) czy Szanowna Pani / Szanowny Panie (jeśli wiemy, do kogo konkretnie się zwracamy). Kończymy go natomiast takimi zwrotami jak: Z wyrazami szacunku czy Z poważaniem. Możemy użyć także zwrotu Pozdrawiam, jednak jest on mniej oficjalny.

3. Profesjonalny język
   Musimy pamiętać o tym, że nasze dokumenty aplikacyjne to pierwszy kontakt z rekruterem, w związku z tym na ich podstawie może on sobie wyrobić pierwsze wrażenie o nas. Dlatego też tak ważne jest dopasowanie języka do rozmówcy. W tym przypadku powinien on być profesjonalny i oficjalny – pomijajmy potoczne wyrażenia, emotikony, a już na pewno nie pozwalajmy sobie na przekleństwa, choćby wydawały się nam niegroźne. 

4. Poprawność językowa
   Równie ważna jest także poprawność językowa. List motywacyjny z błędem ortograficznym nie wygląda profesjonalnie. Dlatego też warto przeczytać go kilkukrotnie przed wysłaniem i dodatkowo poprosić kogoś, żeby na niego zerknął. Niestety, im dłużej patrzymy na tekst, który napisaliśmy, tym trudniej dostrzec nam błędy, więc pomoc kogoś z zewnątrz może okazać się niezbędna. 

5. Estetyka
   Zbyt wiele fontów, niepotrzebne podkreślenia, kolory, wyróżniki. Taki misz-masz może i zostanie zapamiętany, ale nie jest pewne, czy będzie to wrażenie pozytywne. W dokumentach warto zachować umiar, postawić na maksymalnie dwa fonty, najważniejsze informacje po prostu pogrubić, zrezygnować z grafik, które mają ozdobić kartkę. Minimalizm w tym przypadku jest jak najbardziej wskazany.

6. Konkrety
   Lanie wody, byle tylko zapełnić stronę, wcale nie jest dobrym pomysłem. Najważniejsze są konkrety – kim jesteśmy, co robimy i dlaczego to sprawia, że będziemy świetnymi kandydatami na dane stanowisko. 

7. Szacunek
   Rekruter (zazwyczaj) nie jest naszym kolegą, a nawet jeśli się znamy, w tym momencie powinniśmy jednak mimo wszystko zachować się tak, jak gdybyśmy byli sobie obcy. Nie zwracajmy się do rekrutera od początku po imieniu, nie używajmy zbyt potocznego języka, nie przeklinajmy. Zachowajmy profesjonalizm już od pierwszych chwil.

8. Personalizacja
   Pamiętajmy o tym, by dopasować dokumenty do odbiorcy – kopiuj-wklej do kilku firm nie jest dobrym pomysłem i może być odczytane jako brak zaangażowania z naszej strony.

9. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
   Skoro umieszczamy w dokumentach nasze dane osobowe, zadbajmy o to, by zawrzeć w nich również zgodę na ich przetwarzanie, aby pracodawca nie miał żadnych problemów z wykorzystywaniem ich. 

Tworzenie dokumentów aplikacyjnych nie zawsze jest proste, ale jeśli zastosujemy się do wytycznych, najpewniej każdy sobie z nimi doskonale poradzi!