Nadmiar danych w dokumentacji pracowniczej

Przepisy RODO oraz zmiana dotycząca przechowywania dokumentacji pracowniczej były prawdziwą rewolucją dla działów kadrowych oraz dla samych pracodawców. Choć katalog danych wskazanych przez ustawodawcę jest zamknięty, to nadal powstaje wiele wątpliwości odnośnie informacji, jakie mogą być tam przechowywane. Nadmiar danych w dokumentacji pracowniczej może nieść za sobą wiele konsekwencji.

Jakich danych można żądać?

Zgodnie z Kodeksem pracy od przyszłego pracownika można żądać konkretnych danych. Artykuł 22.1 § 1 jasno je precyzuje. Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać informacji takich jak:

• imię (imiona) i nazwisko;
• data urodzenia;
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
• wykształcenie;
• kwalifikacje zawodowe;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca nie ma więc prawa pobierać innych danych, np. dotyczących numeru PESEL czy adresu zamieszkania. Dopiero po zatrudnieniu pracownika można żądać od niego innych, dodatkowych informacji. Ich katalog również określa Kodeks pracy i są to:

• adres zamieszkania;
• numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie ich jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Choć ustawowy zakres danych jest jasno wskazany, to w kwestii ich pozyskania Kodeks pracy daje pracodawcy pewną dowolność. Pracodawca może żądać informacji innych niż te wynikające z Kodeksu, jednak wyłącznie po spełnieniu warunku – pozyskane dane muszą być niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Taka sytuacja będzie miała np. miejsce wówczas, gdy pracodawca, który chce zatrudnić cudzoziemca, żąda od niego przedstawienia dokumentów uprawniających do przebywania na terytorium Polski.

Co pracodawca ma obowiązek gromadzić?

Pracodawca, który zatrudnił pracownika, ma obowiązek założyć mu teczkę osobową (papierową lub elektroniczną) oraz dodatkowo powinien prowadzić dla pracownika dokumentację pracowniczą. Zarówno teczka, jak i dokumentacja powinny zawierać konkretne informacje. O ile zakres danych i dokumentów, jakie mają znaleźć się w teczce osobowej, jest dość powszechny i wzbudza mniej kontrowersji, o tyle poboczna dokumentacja nie zawsze jest prowadzona poprawnie i często przechowywane są dane, które nie powinny się tam znajdować. Należy więc przypomnieć, że od 2019 roku pracodawca oprócz akt osobowych ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, na którą składają się:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy; w ewidencji powinny być zawarte informacje o liczbie przepracowanych godzin, o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, o nadgodzinach, dniach wolnych od pracy, liczbie godzin dyżuru, o wszelkich usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach, ponadto w tej części powinny być przechowywane wszystkie wnioski pracownicze dotyczące systemu i rozkładu czasu pracy lub wnioski udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Do ewidencji nie powinna być wkładana lista obecności pracownika;
• dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego;
• lista lub karta wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych – art. 86 § 3 kp;
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Nadmiar danych w dokumentacji pracowniczej

Wielu pracodawców ma problem, czy usuwać dane z dokumentacji pracowniczej, jeśli nie spełniają przepisów RODO lub też innych – np. tych dotyczących przechowywania akt. W tej kwestii wypowiedział się Urząd Ochrony Danych Osobowych, który stwierdził, że dane osobowe wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika, jeżeli zostały zebrane zgodnie z przepisami obowiązującymi w chwili ich pozyskania. Oznacza to, że jeśli w dokumentacji pracodawcy znajdują się np. dane rodziców pracownika (dane te były konieczne do pozyskania), to nie ma potrzeby ich usuwania w przypadku pobrania ich w okresie, gdy przepisy prawa na to pozwalały.

Ponadto oznacza to również, że teczki osobowe pracowników, które zostały zarchiwizowane przed wejściem w życie RODO, tj. przed 25 maja 2018 roku, nie podlegają przepisom tego rozporządzenia.

Kara za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać – w postaci papierowej lub elektronicznej – dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Jeśli jednak robi to w sposób niewłaściwy lub w ogóle nie prowadzi dokumentacji związanej ze sprawami pracowniczymi, popełnia przestępstwo przeciwko prawom pracownika i takie działanie jest zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 zł, która może zostać nałożona przez inspektora pracy na skutek kontroli w firmie.

Nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych – w tym również pobieranie danych od pracowników bez wskazania konkretnej podstawy prawnej – może natomiast być na celowniku strażników RODO. W Polsce to Prezes UODO jest jedynym organem umocowanym prawnie do wydawania wytycznych i interpretowania postanowień ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) i innych przepisów o ochronie danych osobowych. Zakres kar nakładany przez UODO jest jednak bardzo rozległy i zależny od wielu czynników – ważny jest charakter, waga i czas trwania naruszenia oraz czy zostały podjęte odpowiednie działania przez administratora lub podmiot przetwarzający w celu zminimalizowania szkody. UODO indywidualizuje karę, biorąc pod uwagę stopień odpowiedzialności administratora lub podmiotu przetwarzającego z uwzględnieniem wdrożonych środków technicznych i organizacyjnych. Ponadto brane są również pod uwagę wcześniejsze naruszenia, nie bez znaczenia pozostaje także kategoria danych osobowych, których dotyczyło naruszenie, oraz sposób, w jaki samo naruszenie zostało zgłoszone.

Podsumowanie

Nadmiar danych w dokumentacji pracowniczej może być – lecz nie musi – obciążony ryzykiem kary. Jeśli pobrane od pracowników dane nie są zgodne z przepisami, pracodawca może liczyć się z tym, że w razie kontroli otrzyma surową karę. Aby więc pobrać dane inne niż te, które reguluje Kodeks pracy, ich potrzeba musi wynikać wprost z przepisów. Pracodawca nie ma prawa żądać informacji na wszelki wypadek – musi być do tego uprawniony. Nie ma natomiast konsekwencji prawnych, jeśli przechowuje się dane, które w obecnym stanie prawnym nie są pobierane, ale pozyskano je w czasie, kiedy przepisy na to pozwalały.