Śmierć pracodawcy a dostęp do dokumentacji pracownika

Śmierć pracodawcy wywołuje szereg różnych skutków prawnych, na czele z zakończeniem stosunku pracy. Jak takie zdarzenie wpływa jednak na prawo do dostępu do dokumentacji pracowniczej? Czy były pracownik ma możliwość wglądu do swoich akt, czy raczej będzie musiał o tym zupełnie zapomnieć?

Dokumentacja pracownicza

Każdy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji pracowniczej, która dotyczy określonego stosunku pracy. W praktyce oznacza to przechowywanie szeregu różnych akt zatrudnionej osoby, nawet po rozwiązaniu danej umowy.

Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. Znajdziemy w niej przede wszystkim:

• umowę o pracę danej osoby;
• ewidencję czasu pracy zatrudnionego;
• listę urlopów, z których skorzystał pracownik wraz z wyszczególnieniem dokładnych terminów;
• kartę wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń pieniężnych związanych ze stosunkiem pracy (np. ekwiwalenty urlopowe, nagrody);
• informacje dotyczące zastosowanych kar pracowniczych i wypadków przy pracy;
• kartę ewidencji przydziału środków pracowniczych takich jak obuwie i strój roboczy, narzędzia itd.;
• oświadczenie o rozwiązaniu/wygaśnięciu stosunku pracy i świadectwo pracy – w przypadku, gdy dana osoba nie jest już pracownikiem.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Warto także zapamiętać, że pracodawca musi zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez ściśle określony czas, którego wymiar jest uzależniony od daty zatrudnienia danej osoby:

• w przypadku pracowników, którzy podpisali umowy o pracę przed 1 stycznia 2019 roku – ich dokumentacja musi być przechowywana przez okres 50 lat;
• w przypadku pracowników, którzy podpisali umowy o pracę po 1 stycznia 2019 roku (również w tym dniu) – ich dokumentacja musi być przechowywana przez okres 10 lat.

Po upływie wskazanych okresów pracodawca nie ma już obowiązku przechowywania akt byłego pracownika, może je całkowicie zniszczyć. Pracownik, który chciałby mieć komplet takich dokumentów, musi więc pamiętać o tym, by wystąpić z wnioskiem o ich udostępnienie odpowiednio wcześnie. Takie dokumenty są wartościowe, ponieważ mogą stanowić dowód zatrudnienia w przypadku ewentualnych problemów z ustaleniem prawa do emerytury lub renty w ZUS lub KRUS.

Śmierć pracodawcy – podstawowe skutki

Śmierć pracodawcy każdorazowo rodzi poważne skutki na gruncie prawa pracy. Zaliczymy do nich przede wszystkim:

• zakończenie istnienia stosunku pracy z mocy samego prawa – dotyczy to śmierci pracodawcy będącego osobą fizyczną;
• możliwość przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – dotyczy to tylko sytuacji, w której pracodawca jest osobą prawną (w rzeczywistości osoby te nie umierają, jednak mogą być zlikwidowane lub postawione w stan upadłości);
• możliwość kontynuowania zatrudnienia i dalsze obowiązywanie umowy o pracy – tylko, gdy w danym przedsiębiorstwie ustanowiono zarząd sukcesyjny.

Śmierć pracodawcy a dokumentacja pracownicza

Wydawanie dokumentacji pracowniczej następuje zawsze na wniosek zainteresowanej i uprawnionej do tego osoby – jest nim przede wszystkim obecny pracownik, były pracownik oraz spadkobiercy takiej osoby (w przypadku, gdy pracownik już nie żyje). Jak jednak wygląda sytuacja dostępu do takich akt w sytuacji śmierci zatrudniającego?

W rzeczywistości nie istnieją żadne przepisy, które regulują taką sytuację, co niestety przekłada się na poważne trudności dla osób, które chciałyby odzyskać swoje dokumenty pracownicze. Śmierć pracodawcy będącego osobą fizyczną zawsze skutkuje zamknięciem danego zakładu – ani obecni, ani byli pracownicy nie mają więc możliwości wyciągnięcia stosownej dokumentacji (nie ma kto pokwitować im wydania stosownych akt).

Powyższy problem został zauważony przez Rzecznika Praw Obywatelskich, który zaapelował w październiku 2020 roku do premiera o wprowadzenie stosownej regulacji prawnej w tym zakresie. Administratorem danych pracowniczych po przeprowadzeniu postępowania spadkowego staje się dziedzic byłego pracodawcy, do tego momentu nikt jednak nie sprawuje pieczy nad dokumentacją pracowniczą.

Sprawy spadkowe mogą być regulowane miesiącami, w najgorszym przypadku nawet latami. Powoduje to poważne zagrożenie dla pracowników, którzy chcieliby udowodnić swoje zatrudnienie przed organami rentowymi lub emerytalnymi. Obecnie do czasu zakończenia wszystkich spraw spadkowych nie mogą oni skutecznie żądać wydania jakiegokolwiek dokumentu pracowniczego ze swoich akt osobowych – nie ma bowiem osoby uprawnionej do spełnienia takiego żądania, a wydanie dokumentacji zawsze następuje na wniosek kierowany do określonej osoby.

Rzecznik Praw Obywatelskich proponuje, aby do chwili zakończenia postępowania spadkowego (notarialnego lub sądowego) obowiązki zmarłego pracodawcy były realizowane przez ustanowionego kuratora spadku – to on byłby wówczas administratorem dokumentacji pracowniczej i mógłby udostępniać z niej stosowne akta uprawnionemu wnioskodawcy.

Jak uzyskać dokumentację pracowniczą?

Uzyskanie dokumentacji pracowniczej w przypadku śmierci pracodawcy wymaga niestety od wnioskodawcy sporej dozy cierpliwości – formalnie do czasu zakończenia postępowania spadkowego nie można żądać wydania odpowiednich akt pracowniczych. Po tym czasie należy złożyć stosowny wniosek do spadkobiercy zmarłego pracodawcy i oczekiwać w miarę szybkiego załatwienia całej sprawy.

Nieformalnie można skontaktować się z rodziną zmarłego jeszcze przed zakończeniem postępowania spadkowego i poprosić o wydanie stosownej dokumentacji. Pamiętajmy jednak, że jeśli takie osoby zdecydują się wydać wnioskodawcy stosowne akta, narażają się na odpowiedzialność za naruszanie podstawowych przepisów z zakresu prawa pracy oraz ochrony danych osobowych. W praktyce udostępnienie oryginałów takich dokumentów przed zakończeniem sprawy spadkowej będzie bardzo ryzykowne. Dobrym rozwiązaniem jest jednak skierowanie prośby o możliwość zrobienia kopii dokumentacji pracowniczej, która przez jakiś czas będzie wystarczająca dla ZUS i KRUS. Po zakończeniu postępowania spadkowego będzie można zwrócić się o wydanie oryginałów wnioskowanych aktów do uprawnionych osób.

Podsumowanie

Śmierć pracodawcy powoduje czasowe zablokowanie dostępu do dokumentacji pracowniczej. Do chwili zakończenia postępowania spadkowego, tj. wyznaczenia kręgu spadkobierców zmarłego, pracownicy nie mają praktycznej możliwości żądania wydania jakichkolwiek akt osobowych, które dotyczą ich stosunku pracy. Mogą to zrobić dopiero, gdy wydane zostanie prawomocne postanowienie w sprawie stwierdzenia nabycia spadku albo notarialny akt poświadczenia dziedziczenia. Do tego czasu istnieje możliwość skopiowania dokumentacji pracowniczej za zgodą potencjalnych spadkobierców byłego pracodawcy – zależy to jednak wyłącznie od dobrej woli takich osób i jest nieformalnym sposobem rozwiązania problemu.