Dokumentacja pracownicza po likwidacji firmy - jaki okres przechowywania?

Sytuacja przedsiębiorców jest trudna, ponieważ ciągle borykają się oni ze znacznymi obciążeniami związanymi z prowadzeniem firmy. Pojawiają się przypadki, kiedy przedsiębiorca nie widzi już sensu kontynuowania działalności, która jest nierentowna i decyduje o jej zamknięciu. Co dzieje się w takim przypadku z dokumentacją pracowniczą? Jaki okres przechowywania ma dokumentacja pracownicza po likwidacji firmy, wyjaśni ten tekst. 

Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Co obejmuje dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza to pojęcie szerokie, które obejmuje swoim zakresem nie tylko akta osobowe, ale również dokumentację w sprawach ze stosunku pracy.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy prowadzona przez pracodawcę oddzielnie dla każdego pracownika obejmuje: 

1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym ewidencję czasu pracy, zawierającą informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;
2. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym wnioski pracownika o: udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubieganie się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej 1 dziecka w wieku do 14 lat, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, stosowania systemu czasu pracy weekendowej, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego;
3. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, uzgodnienia z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;
4. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym zgody pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy, zgody pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy;
5. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
6. kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
7. ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. 

Od 21 marca 2023 roku akta osobowe pracownika składają się z 5 części.

Akta osobowe pracownika w części A zawierają:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
• skierowania na badania lekarskie;
• orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Akta osobowe pracownika w części B zawierają oświadczenia lub dokumenty odnoszące się do nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków;
• zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo go określił;
• dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 19 grudnia 2008 roku o emeryturach pomostowych;
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia, z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;
• potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania;
• potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;
• dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się;
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
• dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego;
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem;
• dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony taką zawarły;
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;
• dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania;
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.
  

Akta osobowe pracownika w części C zawierają oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, kopię wydanego świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

W aktach osobowych pracownika w części D przechowuje się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

W części E akt osobowych przechowuje się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, w tym informacje dotyczące:

• kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę;
• badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego;
• przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu;
• badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Okresy przechowywania akt pracowniczych

Należy pamiętać, że okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku, ustala się go bowiem na podstawie starych przepisów. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może zostać skrócony do 10 lat, pod warunkiem, że pracodawca przekaże do ZUS-u oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA. W tej sytuacji okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny.

W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji i należy ją przechowywać 50 lat.

Obowiązek informacyjny dotyczący przechowywania i odbioru dokumentacji pracowniczej

Od stycznia 2019 roku w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy ma obowiązek wydania byłemu pracownikowi:

1. informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej; 
2. informacji o możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej; 
3. informacji o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym przez pracodawcę okresie.

Na podstawie nowych regulacji okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania tej dokumentacji. 

W informacji przekazywanej pracownikowi należy dokładnie określić termin, do kiedy przechowywane są dokumenty pracownicze, gdyż ma to znaczenie dla ustalenia okresu, kiedy pracownik będzie mógł zgłosić się po odbiór swojej dokumentacji pracowniczej. 

Prawo odbioru dokumentacji pracowniczej trzeba liczyć od upływu okresu jej przechowywania. Pracownik ma na to miesiąc. W informacji mu przekazywanej należy dokładnie wskazać ten termin. 

Informacja o okresie przechowywania dokumentacji i terminie jej odbioru może mieć postać papierową lub elektroniczną.

Dokumentacja pracownicza po likwidacji firmy - okres przechowywania

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej to obowiązek, który istnieje nawet po likwidacji bądź upadłości zakładu pracy. W takich sytuacjach na pracodawcy ciąży wykonanie tego obowiązku. Postawienie pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenie jego upadłości oznacza, że odpowiednio likwidator lub syndyk wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji. 

Przed przekazaniem dokumentacji do przechowywania likwidator lub syndyk masy upadłości porządkują dokumentację. Należy ją przekazać przed wykreśleniem pracodawcy z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. 

Przykład 1. 

Czy dokumentacja pracownicza spółki z o.o. będzie przekazana mocą postanowienia sądu rejestrowego do archiwum państwowego, jeżeli spółka nie ma żadnych środków ani aktywów umożliwiających pokrycie kosztów przechowywania takiej dokumentacji i likwidator spółki wystąpił do sądu rejestrowego o wydanie postanowienia w tym przedmiocie, a w toku postępowania ustalono, że spółka rzeczywiście nie ma możliwości pokrycia tych kosztów, co potwierdził naczelnik właściwego urzędu skarbowego? W tej sytuacji sąd wyda postanowienie o przejęciu dokumentacji przez archiwum państwowe.

Nakaz złożenia odpłatnie dokumentacji pracowniczej

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych przed wydaniem takiej decyzji dokonuje oceny dokumentacji w miejscu, w którym się ona znajduje. Koszty przejęcia, ewidencjonowania, przechowywania i konserwacji dokumentacji przez archiwum państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Podsumowanie

Podsumowując, dokumentacja pracownicza po likwidacji firmy powinna być przekazana do upływu okresu jej przechowywania podmiotowi, który się tym zawodowo zajmuje, zabezpieczając na ten cel środki. W wyjątkowych sytuacjach, gdy pracodawca nie ma na ten cel środków, dokumentację tę przejmie archiwum państwowe na mocy postanowienia sądu.