Wstępne badania lekarskie w 2024 r. - jak udokumentować badania przeprowadzone u innego pracodawcy

Każdy pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Jednym ze środków służących realizacji tego obowiązku jest kierowanie ich na badania lekarskie w celu ustalenia, czy nie ma przeciwwskazań, aby wykonywali oni określone prace. Wyniki przeprowadzanych badań muszą być odpowiednio udokumentowane. W niektórych przypadkach takie dokumenty mogą być wykorzystywane nie tylko przez obecnego pracodawcę danego pracownika, ale także przez kolejnego pracodawcę. Sprawdź jak udokumentować wstępne badania lekarskie robione u poprzedniego pracodawcy.

Odpowiedni stan zdrowia – warunek dopuszczenia pracownika do pracy

Jak wynika z art. 229 § 4 Kodeksu pracy, koniecznym warunkiem dopuszczenia pracownika do pracy jest posiadanie przez niego aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.

W celu uzyskania takiego orzeczenia nowo zatrudniani pracownicy kierowani są przez pracodawców na wstępne badania lekarskie. W trakcie zatrudnienia pracownicy podlegają okresowym badaniom lekarskim, a w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą, podlegają ponadto kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku (art. 229 § 2, 4 i 4a kp). Badania wstępne, okresowe i kontrolne określa się zbiorczą nazwą badań profilaktycznych.

Skierowanie na badania profilaktyczne jest wydawane w 2 egzemplarzach, z których 1 otrzymuje osoba kierowana na badania. Powinno ono zawierać:

• określenie rodzaju badania profilaktycznego, jakie ma być wykonane;
• w przypadku osób przyjmowanych do pracy lub pracowników przenoszonych na inne stanowiska pracy – określenie stanowiska pracy, na którym osoba ta ma być zatrudniona; w tym przypadku pracodawca może wskazać w skierowaniu 2 lub więcej stanowisk pracy, w kolejności odpowiadającej potrzebom zakładu;
• w przypadku pracowników – określenie stanowiska pracy, na którym pracownik jest zatrudniony;
• opis warunków pracy uwzględniający informacje o występowaniu na stanowisku lub stanowiskach pracy, o których mowa w pkt 2 i 3, czynników niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia lub czynników uciążliwych i innych wynikających ze sposobu wykonywania pracy, z podaniem wielkości narażenia oraz aktualnych wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonanych na tych stanowiskach

– (§ 4 Rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 roku w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kp.

Wstępne badania lekarskie 2024 r.

Wstępnym badaniom lekarskim podlegają:

• osoby przyjmowane do pracy;
• pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.

Wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają natomiast osoby:

• przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu bądź wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą;
• przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych (stosuje się to odpowiednio w przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą – art. 229 § 1-12 kp).

Przykład 1.

1 lutego 2024 roku pracownik został zatrudniony, na czas określony, do 31 maja 2024 roku, na stanowisku ds. księgowości. Zaraz po rozwiązaniu umowy o pracę strony nie nawiązały kolejnego stosunku pracy. Jednak po pewnym czasie pracodawca uznał, że z uwagi na występujące po jego stronie potrzeby konieczne jest ponowne zatrudnienie wspomnianego wyżej pracownika na tym samym stanowisku, na którym pracował poprzednio. Strony zawarły więc umowę o pracę 27 czerwca 2024 roku. Z uwagi na to, że pracownik został przyjęty ponownie do pracy u tego samego pracodawcy, na to samo stanowisko, a od rozwiązania poprzedniej umowy o pracę upłynął okres nieprzekraczający 30 dni, pracownik nie podlegał ponownym wstępnym badaniom lekarskim.

Przykład 2.

Pracownik rozwiązał stosunek pracy z poprzednim pracodawcą 30 kwietnia 2024 roku, a 16 maja 2024 roku został zatrudniony u innego pracodawcy na takim samym stanowisku, na jakim pracował u poprzedniego pracodawcy. Pracownik w chwili zatrudnienia u nowego pracodawcy posiadał aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na zajmowanym tam stanowisku – było to orzeczenie wydane po przeprowadzeniu badań okresowych, w którym wskazano, że okres jego ważności upływa 31 grudnia 20234 roku. Nowy pracodawca stwierdził, że warunki pracy u poprzedniego pracodawcy odpowiadały warunkom występującym na stanowisku pracy, na którym zatrudnił on pracownika. W tych okolicznościach, mając na względzie to, że od ustania zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy do nawiązania stosunku pracy z nowym pracodawcą upłynął czas nieprzekraczający 30 dni, pracownik nie musiał zostać skierowany na badania wstępne w maju 2024 roku.

Przykład 3.

Obowiązek skierowania pracownika na badania wstępne nie wystąpi również w sytuacji analogicznej do przedstawionej w przykładzie 2, różniącej się tylko tym, że pracownik podejmie pracę u nowego pracodawcy, lecz nie rozwiąże umowy z dotychczasowym pracodawcą (będzie równolegle kontynuował zatrudnienie u dwóch pracodawców).

Udokumentowanie badań przeprowadzonych u innego pracodawcy

Aby móc odstąpić od kierowania nowego pracownika na badania wstępne, pracodawca musi od niego otrzymać aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowane na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia. Obowiązek zażądania od pracownika wspomnianych dokumentów wynika z art. 229 § 13 kp. Tylko w ten sposób pracodawca może ustalić, czy zachodzą przesłanki pozwalające nie kierować pracownika na badania wstępne.

Jak wynika z literalnego brzmienia wyżej przywołanego przepisu, pracownik powinien przekazać nowemu pracodawcy oryginały orzeczenia lekarskiego i skierowania na badania. Jednak często pracownik może nie posiadać oryginałów tych dokumentów (w szczególności skierowania na badania, które wcześniej przekazał lekarzowi przeprowadzającemu badania). Oryginały skierowania na badania i orzeczenia lekarskiego musi posiadać natomiast dotychczasowy pracodawca pracownika, gdyż zgodnie z § 3 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej jest on zobowiązany do ich przechowywania w części A akt osobowych pracownika.

Chociaż analizowane przepisy nie odnoszą się do tego problemu, wydaje się, że można uznać za dopuszczalne przekazanie przez pracownika nowemu pracodawcy, w razie braku oryginałów skierowania na badania i orzeczenia lekarskiego, kopii (odpisów) tych dokumentów, sporządzonych przez dotychczasowego pracodawcę, na podstawie posiadanych przez niego oryginałów znajdujących się w aktach osobowych pracownika. Wspomniane kopie (odpisy) powinny być poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z oryginałem. Taki sposób poświadczania przyjęto w odniesieniu do dokumentacji pracowniczej, co skłania do wniosku, że można go odpowiednio zastosować, również przygotowując kopie (odpisy) dla pracownika w celu przekazania ich innemu pracodawcy (por. § 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Wyłączenie obowiązku podlegania wstępnym badaniom lekarskim w odniesieniu do niektórych pracowników jest wyjątkiem od reguły powszechności takich badań. Aby nie narazić się na zarzut nieuzasadnionego odstępstwa od tej reguły, pracodawca musi zadbać o odpowiednie udokumentowanie okoliczności pozwalających w danym przypadku zastosować wspomniany wyjątek.