Czy pracownik powinien co miesiąc otrzymać pasek wynagrodzeń?

W poprzedniej firmie co miesiąc otrzymywałam pasek wynagrodzeń. Od kilku miesięcy pracuję w nowym miejscu i tutaj już go nie dostaję. Czy pracodawca powinien wręczać taki dokument w każdym miesiącu?

Gabriela, Olesna

Czy pasek wynagrodzenia to specjalny dokument, którego zadaniem jest wykazanie wszelkich składników pensji, potrąceń i dodatków? Czy pasek wynagrodzenia dla pracownika to obowiązek każdego pracodawcy?

Czym jest pasek wynagrodzeń?

Pasek wynagrodzenia to dokument, który zawiera miesięczny wykaz składników pensji. Wiele firm wykorzystuje go, aby wyjaśnić, w jaki sposób wylicza się wypłatę. Dzięki niemu pracodawca nie musi odpowiadać na pytania na ten temat, a pracownicy mogą zweryfikować, jak zostało policzone ich wynagrodzenie do wypłaty.

Pasek wynagrodzeń zawiera zestawienie:

• składników wynagrodzenia, m.in.:
• wynagrodzenia zasadniczego;
• premii regulaminowej;
• premii uznaniowej;
• prowizji;
• dodatków za pracę w nocy;
• wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny;
• składek na ubezpieczenia społeczne;
• składki na ubezpieczenie zdrowotne;
• zaliczki na podatek dochodowy;
• wpłat na PPK;
• ewentualnych potrąceń z wynagrodzenia: dobrowolnych i z tytułu zaległości komorniczych.

Należy pamiętać, że pasek nie ma standardowego schematu. Zawsze można dodać do niego inne elementy, które uwzględnia się przy wyliczaniu wynagrodzenia. Przyjmuje się, że powinny znaleźć się na nim wszelkie zmienne, które mają wpływ na ostateczny kształt wynagrodzenia do wypłaty.

Czy pracodawca ma obowiązek wydać pasek wynagrodzeń?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy pracodawca nie ma obowiązku wydawania pracownikom miesięcznych pasków wynagrodzeń. Jednak w przepisach zakładowych, np. w regulaminie pracy czy regulaminie wynagradzania, może on przewidzieć taką możliwość. Pasek wynagrodzeń może być przekazywany pracownikom w różny sposób, w tym możliwa jest forma elektroniczna.

Kiedy można żądać wydania paska?

Pracownik zawsze może żądać wydania paska płac, ale Kodeks pracy nie uwzględnia przymusu udostępnienia takiego dokumentu. W większości przypadków pracodawca może więc go nie wydać, ale musi przekazać paski, jeśli jeżeli to zgodne z przepisami wewnątrzzakładowymi.

Obowiązek przekazywania dokumentów dotyczących wypłaty

Warto jednak pamiętać, że zgodnie z art. 85 § 5 Kodeksu pracy na żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek udostępnienia wglądu do dokumentów, na podstawie których zostało obliczone jego wynagrodzenie. Wśród nich powinny znaleźć się:

• regulaminy, m.in. pracy, wynagradzania, premiowania lub układ zbiorowy pracy;
• imienna lista wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń (z wyodrębnieniem elementów wynagrodzenia oraz potrąceń);
• karta ewidencji czasu pracy wraz z wnioskami o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych;
• lista obecności.

Jak wyliczane jest wynagrodzenie?

Aby ustalić wynagrodzenie do wypłaty, należy odjąć od przychodu pracownika odpowiednie wartości składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika. Składki płacone przez pracodawcę nie mają tutaj znaczenia. Dokładne stawki procentowe składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika przedstawiają się następująco:

• emerytalne 9,76%;
• rentowe 1,5%;
• chorobowe 2,45%.

Wyliczając wynagrodzenie do wypłaty, należy także potrącić składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Jest to 9% wynagrodzenia brutto pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne. Dodatkowo przy niskich wynagrodzeniach – np. pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy – może się zdarzyć, że składka zdrowotna będzie ograniczona do wysokości zaliczki na podatek dochodowy obliczonej według zasad obowiązujących w 2021 roku.

Osoba, która przystąpiła do Pracowniczych Planów Kapitałowych, będzie miała pobieraną wpłatę podstawową 2% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, poza tym może również zadeklarować kwotę dodatkową, której wartość nie może przekroczyć 2%.

Ponadto składki, jakie finansuje pracodawca, stanowią przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym, co również wpłynie na wynagrodzenie netto.

Kolejnym krokiem jest ustalenie zaliczki na podatek dochodowy. Aby to zrobić, od przychodu pracownika trzeba odjąć składki na ubezpieczenia społeczne oraz koszty uzyskania przychodu. Rodzaj zastosowanych kosztów zależy od miejsca zamieszkania pracownika (dla pracownika miejscowego – 250 zł, pracownik dojeżdżający – 300 zł.) Po odjęciu od wynagrodzenia brutto składek oraz kosztów uzyskania przychodów należy dokonać właściwych obliczeń – przemnożyć uzyskaną podstawę przez określoną stawkę podatkową (12% lub 32%), a następnie odjąć od otrzymanej wartości kwotę wolną od podatku (miesięcznie jest to 300 zł). Po tym pomniejszeniu otrzymuje się należną zaliczkę na podatek dochodowy.

Przykład 1.

Pani Karolina zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę:

• wynagrodzenie zasadnicze 4000 zł;
• dodatek funkcyjny 1000 zł;
• koszty uzyskania przychodu 250 zł;
• złożyła PIT-2;
• potrącenie ubezpieczenia grupowego 20 zł;
• nie przystąpiła do PPK.

Na pasku płac znajdą się dane takie jak:

1. wynagrodzenie zasadnicze: 4000 zł;
2. dodatek funkcyjny: 1000 zł;
3. potrącenie: 20 zł;
4. wynagrodzenie brutto: 5000 zł (4000 zł + 1000 zł);
5. podstawa składek społecznych: 5000 zł;
6. składka na ubezpieczenie emerytalne: 488,00 zł (5000 zł x 9,76%);
7. składka na ubezpieczenie rentowe: 75,00 (5000 zł x 1,5%);
8. składka na ubezpieczenie chorobowe: 122,50 zł (5000 zł x 2,45%);
9. suma składek społecznych: 685,50 zł (488,00 zł + 75,00 zł + 122,50 zł);
10. podstawa składki na ubezpieczenia zdrowotne: 4314,50 zł (5000 zł – 685,50 zł);
11. składka na ubezpieczenia zdrowotne: 388,31 zł (4314,50 zł x 9% = 388,31 zł);
12. koszty uzyskania przychodu: 250 zł;
13. kwota wolna od podatku: 300 zł;
14. podstawa zaliczki na podatek: 4065 zł (5000 zł – 685,50 zł – 250 zł);
15. zaliczka na podatek dochodowy do zapłaty w urzędzie skarbowym: 188 zł (4065 zł x 12% – 300 zł)
16. wynagrodzenie netto: 3738,19 zł (5000 zł – 685,50 zł – 388,31 zł – 188 zł);
17. do wypłaty: 3718,19 zł (3738,19 zł – 20 zł).

Na pasku płac będą widoczne jedyne ostateczne kwoty (nie będzie tam dokładnych wyliczeń – dane w nawiasach).

Podsumowując, pracodawca nie ma obowiązku wydania pasków wynagrodzeń, gdy w przepisach wewnątrzzakładowych nie wprowadził takiej możliwości. Na żądanie pracownika jest jednak zobligowany udostępnić mu dokumenty, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie.