Obowiązek wydania akt pracownika - warto wiedzieć!

Pracodawca ma obowiązek wydania akt pracownika, kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej. Dokonuje on tego na podstawie wniosku złożonego w postaci papierowej bądź elektronicznej. W niniejszym artykule kwestia wydania kopii akt pracowniczych została poddana głębszej analizie.

Obowiązek wydania akt pracownika

Pracodawca zobowiązany jest do wydania kopii akt osobowych pracownika w całości lub w części. Obowiązek ten został nałożony na pracodawcę w art. 94¹² Ustawy Kodeks pracy (dalej kp). Kopię akt osobowych pracownika pracodawca wydaje na wniosek, który może złożyć pracownik lub były pracownik albo – w przypadku jego śmierci – uprawniony członek rodziny.

Przez uprawnionego członka rodziny należy rozumieć:

• dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione;
• przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
• małżonka (wdowę i wdowca);
• rodziców, w tym ojczyma i macochę oraz osoby przysposabiające.

Uprawniony członek rodziny musi udokumentować swoje uprawnienie do otrzymania kopii akt osobowych pracownika. Osoba, która wnioskuje o wydanie kopii akt osobowych, powinna przedstawić wraz z wnioskiem o wydanie kopii dokumenty potwierdzające fakt zgonu (byłego) pracownika oraz relację rodzinną ze zmarłym.

Wniosek o wydanie kopii całości lub części akt osobowych pracownika składa się do jego akt osobowych:

• do części B – jeśli został złożony przez pracownika;
• do części C – jeśli został złożony przez byłego pracownika lub uprawnionego członka rodziny (art. 94⁹ § 3 kp).

Wydanie kopii akt osobowych

W przypadku, gdy akta osobowe pracownika przechowywane są przez pracodawcę w formie papierowej, pracodawca może wydać kopię całości lub części tych akt właśnie w takiej postaci. Wydawana kopia musi zostać opatrzona podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, który potwierdza zgodność kopii z aktami osobowymi pracownika.

Pracodawca może również wydać akta osobowe przechowywane w formie papierowej w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej), zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, co posłuży jako potwierdzenie zgodności kopii z aktami osobowymi.

Kopię akt osobowych, które przechowywane są w postaci elektronicznej, pracodawca może wydać w całości lub w części w postaci elektronicznej zgodnie z przepisami rozdziału 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, który dotyczy przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi.

Kopia akt przechowywanych w postaci elektronicznej może być jednak również wydana w postaci papierowej – jako wydruk z akt osobowych prowadzonych w postaci elektronicznej, gdzie wskazane są oprócz treści również metadane:

• identyfikator dokumentu – unikatowy w całym zbiorze identyfikator, który wyróżnia dokument od innych przekazywanych dokumentów;
• identyfikator dokumentacji – identyfikator prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument;
• rodzaj dokumentu będący jego jednoznacznym przyporządkowaniem do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
• data powstania dokumentu.

Taki wydruk powinien ponadto zawierać podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, który potwierdza zgodność kopii z aktami osobowymi pracownika.

Pracodawca powinien wydać kopię całości lub części akt osobowych pracownika wskazanych we wniosku nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania.

Kopia akt osobowych powinna zostać sporządzona nieodpłatnie. Zastosowanie znajdzie tutaj art. 15 ust. 3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zgodnie z którym administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą kopie danych osobowych, które podlegają przetwarzaniu. Za kolejne kopie danych osobowych może pobrać opłatę, która wynika z kosztów administracyjnych.

Przykład 1.

Były pracownik złożył wniosek o wydanie odpisu świadectwa pracy w związku z zagubieniem oryginału. W jaki sposób wydać odpis świadectwa pracy? Czy można wydać ksero oryginału? Pracodawca prowadzi i przechowuje akta osobowe pracowników w postaci elektronicznej.

Świadectwo pracy stanowi część dokumentacji pracowniczej. W związku z tym pracownik może żądać wydania jego kopii na podstawie art. 94¹² kp.

Pracodawca w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy. Powinno to nastąpić w dniu, w którym ustanie stosunek pracy, chyba że strony zamierzają nawiązać kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. W takiej sytuacji pracodawca wydaje świadectwo pracy za zakończony okres zatrudnienia tylko wtedy, gdy zawnioskuje o to pracownik (art. 97 § 11 kp).

Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie jest możliwe wydanie świadectwa w dniu ustania zatrudnienia, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub upoważnionej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego (w rozumieniu Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe) albo doręcza je w inny sposób.

Natomiast wydanie kopii świadectwa pracy powinno nastąpić w sposób określony w § 18 ust. 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

W sytuacji, gdy dokumentacja pracownicza w zakładzie pracy jest przechowywana w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię świadectwa pracy:
w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej albo
w postaci papierowej – jako wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1–4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oraz podpis pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, co stanowi potwierdzenie zgodności kopii z dokumentacją pracowniczą.

Obowiązek wydania akt pracownika – podsumowanie

Pracodawca ma obowiązek wydania kopii akt osobowych na wniosek uprawnionych osób. Uprawnionym osobom przysługuje prawo żądania kopii całości albo części akt osobowych. Kopia powinna zostać wydana w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku złożonego przez osobę uprawnioną. Jeżeli akta osobowe przechowywane są w postaci papierowej, pracodawca może wydać ich kopię w postaci papierowej, opatrzonej podpisem swoim lub osoby upoważnionej przez niego albo jako odwzorowanie cyfrowe zgodnie z załącznikiem rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Każdy dokument odwzorowany cyfrowo musi posiadać pieczęć lub podpis elektroniczny pracodawcy.

Natomiast gdy akta osobowe przechowywane są w postaci elektronicznej, można wydać je w postaci elektronicznej przy uwzględnieniu rozdziału 4 rozporządzenia w sprawach dokumentacji pracowniczej albo w postaci wydruku z tych akt. Powinien on zawierać treść dokumentu, a także metadane wskazane w rozporządzeniu oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, który potwierdza zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.