Kopia akt osobowych - jak uzyskać od pracodawcy?

Na pierwszy rzut oka wydawać by się mogło, że dokumentacja pracownicza nie ma znaczenia dla pracownika. Nic bardziej mylnego, zwłaszcza kiedy od zakończenia pracy u danego pracodawcy zajdzie potrzeba przedłożenia określonych informacji, np. przy ubieganiu się o świadczenia z ubezpieczenia społecznego. Dlatego też warto z wyprzedzeniem zadbać o to, aby posiadać dokumentację pracowniczą znajdującą się w aktach osobowych, która w przyszłości może nam ułatwić załatwienie pewnych spraw, a której odnalezienie za kilkanaście lat może nastręczać trudności. Czy kopia akt osobowych jest obowiązkowa? Wyjaśniamy. 

Podstawa prawna żądania o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej 

Regulacje związane z dokumentacją pracowniczą zawarte zostały w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Określa ono zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi, jak też sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej oraz to, co najistotniejsze z punktu widzenia niniejszego artykułu, także sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub w przypadku śmierci pracownika określonym członkom rodziny.

Kto może wystąpić do pracodawcy o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej?

Pracownik, były pracownik oraz w wypadku ich śmierci członkowie rodziny mogą żądać wydania przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej. 

Co zawiera dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza to pojęcie szerokie, które obejmuje swoim zakresem nie tylko akta osobowe, lecz także dokumentację w sprawach ze stosunku pracy.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy prowadzona przez pracodawcę oddzielnie dla każdego pracownika obejmuje: 

1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym ewidencję czasu pracy zawierającą informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;
2. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym wnioski pracownika o: udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubieganie się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, stosowania systemu czasu pracy weekendowej, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego;
3. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, uzgodnienia z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;
4. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym zgody pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy, pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy;
5. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
6. kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
7. ewidencję przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. 

Jak sporządzić wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej?

Wniosek o udostępnienie dokumentacji pracowniczej może złożyć pracownik lub były pracownik. 

Po śmierci pracownika wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej mogą złożyć następujący członkowie jego rodziny:

1. dzieci własne;
2. dzieci drugiego małżonka;
3. dzieci przysposobione;
4. przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
5. małżonek;
6. rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.

Wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej nie wymaga spełnienia szczególnych wymogów.

Zakres wniosku o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej 

Kopia akt osobowych powinna zostać pracownikowi wydana po złożeniu przez niego wniosku o jej udostępnienie. Powinien on w nim wskazać konkretnie, że domaga się udostępnienia kopii akt osobowych.

W przypadku, gdy uprawniony we wniosku o udostępnienie dokumentacji pracowniczej wskazał, że domaga się udostępnienia przez pracodawcę całości dokumentacji pracowniczej, otrzyma zarówno akta osobowe, jak i pozostałą dokumentację w sprawach ze stosunku pracy.

Forma wydania kopii dokumentacji pracowniczej

Pracodawca przechowujący dokumentację pracowniczą w postaci papierowej wydaje pracownikowi kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą albo w postaci elektronicznej – jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z określonymi w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej wymaganiami, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Pracodawca, który przechowuje dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, wydaje pracownikowi kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej albo w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej zawierający oprócz treści również metadane, takie jak: identyfikator dokumentu, identyfikator dokumentacji, rodzaj dokumentu, data powstania dokumentu oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Odpłatność za wydanie dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę

Wydanie pracownikowi dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę nie może wiązać się z koniecznością uiszczenia żadnych opłat. Pracodawca ma obowiązek udostępnić kopię dokumentacji pracowniczej nieodpłatnie, choć sam ponosi koszty związane z jej sporządzeniem.

Termin wydania kopii dokumentacji pracowniczej

Po złożeniu wniosku o wydanie kopii akt osobowych pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo uprawnionym członkom rodziny kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku. Wydanie przez pracodawcę wnioskowanej dokumentacji pracownikowi powinno nastąpić nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. 

Pamiętać należy, że wydanie dokumentacji pracowniczej po śmierci pracownika lub byłego pracownika uprawnionym do tego członkom rodziny następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej dokumentacji. Udokumentowanie uprawnienia następuje poprzez przedłożenie dokumentów potwierdzających pokrewieństwo lub powinowactwo.

Przykład 1. 

Czy pan Józef prawidłowo odmówił wydania kopii akt osobowych zmarłego pracownika pana Henryka jego córce, która do wniosku o ich udostępnienie przedłożyła odpis skrócony aktu zgonu zmarłego pracownika i odpis skrócony aktu małżeństwa? Pan Józef uzasadnił to tym, że nie przedłożyła ona aktu urodzenia potwierdzającego pokrewieństwo ze zmarłym pracownikiem. 

Odmowa wydania dokumentacji zmarłego pracownika przez pracodawcę w tym przypadku jest nieuzasadniona. Jeśli córka zmarłego zawarła małżeństwo, to prawidłowe z jej strony było załączenie aktu małżeństwa, który wykazywał nie tylko zmianę nazwiska, lecz także pokrewieństwo ze zmarłym pracownikiem. W takim przypadku pracodawca miał obowiązek wydać wnioskodawczyni żądaną kopię dokumentacji pracowniczej. 

Pracodawcy muszą pamiętać, aby wniosek o wydanie kopii całości lub części akt osobowych włączyć odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika. 

Kopia akt osobowych - jak uzyskać od pracodawcy?

Pamiętać należy, że okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku, ustala się go bowiem na podstawie starych przepisów. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może zostać skrócony do 10 lat, pod warunkiem że pracodawca przekaże do ZUS-u oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA. W tej sytuacji okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny. W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji, a należy ją przechowywać 50 lat.

Na podstawie nowych regulacji okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. 

W informacji przekazywanej pracownikowi należy dokładnie określić termin, do kiedy przechowywane są dokumenty pracownicze, gdyż ma to znaczenie dla ustalenia okresu, kiedy pracownik będzie mógł zgłosić się po ich odbiór. 

Prawo odbioru dokumentacji pracowniczej należy liczyć od upływu okresu jej przechowywania. Pracownik ma na to miesiąc. W informacji mu przekazywanej należy dokładnie wskazać ten termin. 

Pracodawca powinien również poinformować pracownika, że w przypadku, kiedy ten nie odbierze dokumentacji pracowniczej po zakończeniu okresu jej przechowywania, pracodawca po upływie wskazanego czasu w informacji wydawanej pracownikowi dokona zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób trwały, uniemożliwiający jej odtworzenie.

Powyższe informacje, które pracodawca jest obowiązany przekazać pracownikowi, powinny być zindywidualizowane i konkretne.

Podsumowanie 

Podsumowując, część pracowników otrzyma od pracodawcy informację o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej i postępowaniu z nią, jednak nie dotyczy to wszystkich. Pracownicy zatrudnieni przed 2019 rokiem powinni zadbać o wydanie im dokumentacji pracowniczej, która w przyszłości może być im potrzebna, zwłaszcza że nie wymaga to żadnych dodatkowych opłat, a konieczne jest jedynie złożenie wniosku do pracodawcy.