Poradnik Pracownika

Posiłki profilaktyczne jako obowiązek a brak możliwości ich zapewnienia

9 lipca 2019 r. weszły w życie nowe przepisy regulujące sposoby zapewnienia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych bezpłatne posiłki profilaktyczne. Wprowadzone zmiany umożliwiły pracodawcom stosowanie nowych rozwiązań w zakresie dostarczania pracownikom posiłków o charakterze profilaktycznym. Dotyczy to sytuacji, w których pracodawca nie ma możliwości zapewnienia posiłku profilaktycznego w formie jednego dania gorącego ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych.

Obowiązek zapewnienia posiłków profilaktycznych

Pracownikom, którzy zatrudnieni są w warunkach szczególnie uciążliwych, pracodawca zobowiązany jest zapewnić nieodpłatnie odpowiednie posiłki, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rodzaje tych posiłków oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (dalej jako rpn).

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić posiłki pracownikom wykonującym prace:

  • związane z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet;
  • związane z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10oC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25oC;
  • związane z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym (za okres zimowy uważa się okres od 1 listopada do 31 marca);
  • pod ziemią;
  • związane z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych (§ 3 rpn).

Obowiązek zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych jest uzależniony od wysiłku fizycznego powodującego konkretny wydatek energetyczny.

Zasady wydawania posiłków profilaktycznych

Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki profilaktyczne, oraz szczegółowe zasady ich wydawania zawsze ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. W sytuacji gdy w zakładzie nie działają zakładowe organizacje związkowe, to pracodawca ustala zasady wydawania posiłków profilaktycznych po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.Zasady wydawania posiłków profilaktycznych powinny być zawarte w regulaminie pracy lub innym wewnętrznym dokumencie (zarządzeniu, decyzji pracodawcy itp.).Jeżeli pracodawca nie ma możliwości wydawania jednego dania gorącego ze względu na rodzaj wykonywanej pracy przez pracownika lub ze względów organizacyjnych, to zapewnia możliwość spożycia posiłku w inny sposób, w szczególności przez przekazanie: 

  • produktów do przygotowania posiłku we własnym zakresie lub
  • bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów, które uprawniają do otrzymania produktów lub posiłku (§ 2 ust. 2 rpn).

Posiłek profilaktyczny powinien zawierać:
- 50–55% węglowodanów,
- 30–35% tłuszczów,
- 15% białek
oraz posiadać wartość kaloryczną około 1000 kcal.
Jeżeli pracodawca nie może zapewnić warunków do przygotowania i spożywania posiłku na terenie zakładu, to ma obowiązek przekazania bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów, które zapewniają otrzymanie posiłku w firmach gastronomicznych lub produktów do jego przygotowania.

Pracodawca może też zrealizować swój obowiązek, dostarczając pracownikom nieodpłatnie produkty do samodzielnego przyrządzenia posiłku. W takim przypadku powinien zapewnić odpowiednie warunki higieniczno-sanitarne do przygotowywania oraz spożywania posiłku.

Miejsce spożywania posiłków profilaktycznych

Pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiednich warunków higieniczno-sanitarnych przy spożywaniu oraz przygotowywaniu posiłków. Obowiązek ten wynika z § 29 załącznika nr 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, który stanowi, że pracodawca zatrudniający powyżej dwudziestu pracowników na jednej zmianie powinien zapewnić im pomieszczenie do spożywania posiłków – jadalnię (z wyjątkiem zakładów, gdzie wykonywane są wyłącznie prace biurowe). W przypadku, gdy pracowników jest mniej, pracodawca powinien zapewnić takie pomieszczenie, jeżeli narażeni są oni na kontakt ze szkodliwymi środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi, materiałami biologicznie zakaźnymi albo przy pracach szczególnie brudzących.

Jadalnia przeznaczona do spożywania posiłków profilaktycznych powinna składać się z dwóch części: jadalni właściwej i zaplecza do przygotowywania posiłków, a także powinna posiadać węzeł sanitarny dla konsumentów i węzeł sanitarny z szatnią dla pracowników obsługi.

Pora wydawania posiłków profilaktycznych

Posiłki o charakterze profilaktycznym pracodawca wydaje pracownikom w dniach wykonywania prac uzasadniających ich wydawanie, w czasie regulaminowych przerw w pracy, po 3–4 godzinach od rozpoczęcia pracy.

Opodatkowanie i oskładkowanie posiłków profilaktycznych
Jeżeli posiłki profilaktyczne zostały przydzielone na podstawie rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, wówczas korzystają one ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ze zwolnienia od podatku korzystają świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki o charakterze profilaktycznym. W przypadku zastąpienia posiłków ekwiwalentem pieniężnym, zwolnienie od podatku dochodowego od osób fizycznych nie będzie miało zastosowania.


Wartość posiłków profilaktycznych wydawanych pracownikom w ramach realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów nie stanowi również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wartości tych świadczeń nie podlega także uwzględnieniu w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (art. 81 ust. 1 Ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Posiłki profilaktyczne - podsumowanie

Pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych pracodawca zobowiązany jest dostarczyć posiłki, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Obowiązek zapewnienia pracownikowi posiłków profilaktycznych jest uzależniony od wysiłku fizycznego powodującego konkretny wydatek energetyczny.

W wyniku nowelizacji przepisów pracodawcy otrzymali nowe możliwości zapewnienia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych posiłków profilaktycznych.

Zmiana przepisów pozwala na:

  • przygotowanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie, a także
  • przekazanie pracownikowi bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku,
  • jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi jednego gorącego posiłku.