Kiedy pracownik odpowiada za mienie powierzone?

Przepisy określające zasady odpowiedzialności pracownika za mienie powierzone służą przede wszystkim ochronie interesu pracodawcy, który ma prawo żądać wyrównania poniesionej szkody. Z drugiej jednak strony wspomniane unormowania wprowadzają szereg korzystnych dla pracownika wymagań, które musi spełnić pracodawca, aby powierzenie mienia było prawidłowe.

Mienie powierzone

Każdy podmiot zatrudniający pracowników prowadzi swoją działalność na bazie majątku (mienia), jakie posiada. W jego skład mogą wchodzić nieruchomości (hale produkcyjne, budynki biurowe), rzeczy ruchome (narzędzia, sprzęt teleinformatyczny, samochody) oraz środki finansowe gromadzone na rachunkach bankowych lub w gotówce (w kasie).

Pracodawca decyduje się zwykle zabezpieczyć w sposób szczególny część składników majątku przed utratą lub zniszczeniem. Dotyczy to przedmiotów przedstawiających istotną wartość, które w praktyce można oddać w pieczę konkretnemu pracownikowi, czyli – jak określa to Kodeks pracy – powierzyć. Dobrym przykładem będą tu pieniądze zgromadzone w kasie zakładu pracy, powierzone kasjerowi, oraz przedmioty przechowywane w zakładowym magazynie, powierzone pracownikowi pełniącemu funkcję magazyniera

Prawną instytucję powierzenia mienia pracownikowi uregulowano w art. 124–127 Kodeksu pracy. Wśród przedmiotów, które mogą zostać pracownikowi powierzone, Kodeks pracy wymienia przykładowo pieniądze, papiery wartościowe, kosztowności, narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze.

Sposób powierzenia mienia

Przepisy prawa nie wymagają, aby powierzenie mienia nastąpiło w określonej formie, np. na piśmie, poprzez pokwitowanie odbioru rzeczy powierzonej własnoręcznym podpisem pracownika. Wydaje się jednak, że w większości przypadków skorzystanie z formy pisemnej służyć będzie zarówno interesowi pracodawcy, jak i pracownika – dokument potwierdzający przekazanie-odbiór składnika majątku zapobiegnie ewentualnym wątpliwościom dotyczącym identyfikacji powierzonego przedmiotu, czasu jego powierzenia oraz towarzyszących temu okoliczności.

Obowiązki pracownika

Powierzenie pracownikowi mienia wiąże się z nałożeniem na niego obowiązku:

• zwrotu mienia
  albo
• wyliczenia się.

Zwrot mienia to oddanie pracodawcy tej samej rzeczy (oznaczonej co do tożsamości), która została pracownikowi powierzona. W odróżnieniu od zwrotu wyliczenie się z powierzonego mienia polega na oddaniu pracodawcy nie tej samej, lecz takiej samej rzeczy (oznaczonej co do gatunku).

Przykład 1.

Pracownikowi powierzono, z obowiązkiem zwrotu, samochód służbowy. Wywiązanie się przez pracownika z tego obowiązku polegać będzie na oddaniu pracodawcy tego konkretnego samochodu, który wcześniej został pracownikowi przekazany.

Przykład 2.

Kasjer ma powierzoną, do wyliczenia się, gotówkę zgromadzoną w kasie zakładu pracy. Pracownik spełni obowiązek wyliczenia się z powierzonej gotówki, jeżeli przekaże pracodawcy (względnie innemu wyznaczonemu przez pracodawcę kasjerowi) kwotę pieniędzy o takiej wartości, która jest wynikiem wszystkich prawidłowo przeprowadzonych operacji kasowych (wpłat i wypłat), w czasie prowadzenia kasy. Stan gotówki w kasie może nie być taki sam, jak w momencie jej powierzenia pracownikowi – jest to uzależnione od tego, jakie operacje kasowe były wykonane (czy np. więcej pieniędzy wpłacono, czy też wypłacono).

Odpowiedzialność za szkodę i przesłanki zwolnienia z odpowiedzialności

W przypadku wystąpienia szkody w powierzonym pracownikowi mieniu ponosi on odpowiedzialność za szkodę w pełnej wysokości. Fakt powierzenia mienia przenosi na pracownika ryzyko związane z utratą lub zniszczeniem tego mienia. Pracodawca nie ma obowiązku udowodnienia winy pracownika; wystarczy, że wykaże powstanie szkody i udowodni jej wysokość. Od odpowiedzialności za szkodę pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Przykład 3.

Pracodawca powierzył pracownikowi (magazynierowi) mienie zgromadzone w magazynie narzędzi. Po roku prowadzenia magazynu przez pracownika w wyniku dokonanej inwentaryzacji ustalono, że w magazynie brakuje pewnej części narzędzi, a w prowadzonej dokumentacji nie ma potwierdzenia ich wydania pracownikom lub innym osobom. W związku z tym pracodawca uznał, że w powierzonym mieniu wystąpiła szkoda i zażądał od pracownika zapłaty określonej kwoty jako odszkodowania. Jednak pracownik dowiedział się, że klucze do magazynu – o czym wcześniej pracodawca go nie poinformował – poza magazynierem posiadało dwóch innych pracowników, co umożliwiało im nieograniczony i nieewidencjonowany dostęp do magazynu. W tych okolicznościach pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności, argumentując, iż szkoda powstała wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Umowa o współodpowiedzialności materialnej

Zgodnie z art. 125 Kodeksu pracy pracownicy mogą przyjąć – na wyżej omówionych zasadach (określonych w art. 124 Kodeksu) – wspólną odpowiedzialność materialną za mienie im powierzone, łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta przez pracowników z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności. Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. Jednakże w razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody. Zakres i szczegółowe zasady łącznego powierzania mienia określono w Rozporządzeniu Rady Ministrów z 4 października 1974 roku w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie.

Łagodniejsze warunki odpowiedzialności dla niektórych pracowników

W Rozporządzeniu Rady Ministrów z 10 października 1975 roku w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu ustalono łagodniejsze warunki odpowiedzialności dla pewnych kategorii pracowników zatrudnionych w magazynach i sklepach, w tym sklepach samoobsługowych, zorganizowanych i funkcjonujących w sposób, który może utrudniać efektywną pieczę nad powierzonym mieniem (towarami). Zgodnie z rozporządzeniem wspomnianych pracowników można objąć odpowiedzialnością materialną na zasadach określonych w art. 114–116 i art. 118 Kodeksu pracy, czyli zasadach określających odpowiedzialność za szkodę wyrządzona pracodawcy w mieniu, które nie zostało powierzone pracownikowi. Odpowiedzialność ta jest łagodniejsza przede wszystkim z tego powodu, że to na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia, że pracownik ponosi winę za powstałą szkodę (inaczej niż przy odpowiedzialności regulowanej przepisami art. 124–125 Kodeksu pracy), a wysokość ewentualnego odszkodowania, do którego zapłaty pracownik może zostać zobowiązany, nie może przekroczyć kwoty jego trzymiesięcznego wynagrodzenia. Tylko wówczas, gdy pracodawca udowodni pracownikowi winę umyślną, pracownik będzie musiał zapłacić odszkodowanie w pełnej wysokości szkody (choćby była to kwota wyższa od trzykrotności jego wynagrodzenia). 

Powierzenie mienia jest dla pracownika wyzwaniem, gdyż wiąże się z przyjęciem szczególnej odpowiedzialności. Pracodawca ze swojej strony powinien zapewnić pracownikowi niezbędne warunki umożliwiające efektywne sprawowanie pieczy nad przekazanym mieniem.