Obowiązki pracownika sekretariatu – warto wiedzieć

Większość przedsiębiorstw zarówno prywatnych, jak i państwowych posiada w swoich strukturach organizacyjnych sekretariat, czyli miejsce pracy przeznaczone dla osób odpowiedzialnych za zajmowanie się bieżącymi sprawami administracyjnymi firmy. Jakie są obowiązki pracownika sekretariatu?

Praca w sekretariacie – dobre miejsce na start 

Człowiek kończący edukację mierzy się zazwyczaj z procesem poszukiwania pracy. Są osoby, które startują bez żadnego doświadczenia zawodowego. Zaczynając swoją przygodę na rynku pracy, szukają ofert, które pozwolą zyskać doświadczenie niezbędne podczas dalszej drogi zawodowej. Przeglądając oferty pracy w internecie, często natknąć można się na ogłoszenia dotyczące pracy w sekretariatach w firmach prywatnych lub instytucjach publicznych. Stanowisko pracownika sekretariatu może być w ogłoszeniach różnie nazywane: sekretarka, asystentka zarządu, asystent/ka administracyjny/a, pracownik biurowy itd.

Bywa, że w rekrutacji na pracownika sekretariatu, wymagane jest wcześniejsze doświadczenie na podobnym stanowisku, ponieważ obowiązki pracownika sekretariatu bywają niełatwe i wymagają pewnego doświadczenia. Nie jest to jednak zawsze praktykowane. Często pracę na tym stanowisku otrzymują osoby, które dopiero zaczynają swoją ścieżkę zawodową.

Sekretariat – czy w każdej firmie jest tak samo?

Praca w sekretariacie różni się w poszczególnych przedsiębiorstwach zakresem obowiązków. Można to zaobserwować już na etapie przeglądania ogłoszeń. Różnice te wynikają przede wszystkim ze specyfiki działalności firmy, jej wielkości, czy też charakteru świadczonych usług. Inaczej będzie się pracować w dużych korporacjach, gdzie natykamy się na ustrukturyzowany system zarządzania administracją firmy, a inaczej praca wyglądać będzie w mniejszych firmach, gdzie jedna osoba jest odpowiedzialna za zarządzanie większością spraw administracyjnych. Co jest lepsze? To zależy od tego, czy lubimy działać w sposób z góry usystematyzowany, czy wolimy sami tworzyć swoje środowisko pracy od podstaw. Jedni świetnie odnajdą się w działaniu w sposób ściśle określony, natomiast inni mogą lepiej czuć się wtedy, gdy mają większą swobodę w podejmowaniu decyzji.

Obowiązki pracownika sekretariatu

Obowiązki pracownika sekretariatu są bardzo szerokie i zróżnicowane w zależności od przedsiębiorstwa. Do najczęściej spotykanych zadań osoby zatrudnionej na tym stanowisku zalicza się:

• wysyłanie oraz odbieranie poczty i przesyłek kurierskich – odpowiednie zarządzanie korespondencją firmy jest jednym z podstawowych zadań pracownika sekretariatu i występuje w każdym przedsiębiorstwie. Wydawać mogłoby się, że jest to bardzo prozaiczne zadanie, ale złe zaadresowanie listu czy też przesyłki kurierskiej może wiązać się z przykrymi dla firmy konsekwencjami;
• nadzorowanie przepływu informacji oraz dokumentów w firmie – osoba pracująca w sekretariacie jest swego rodzaju pośrednikiem pomiędzy pracownikami a szefem/zarządem. Przekazuje dalej bieżące informacje z życia firmy. Dodatkowo zapewnia prawidłowy obieg dokumentów w firmie. Większość dokumentów krążących po różnych działach, na którymś z etapów przechodzi przez ręce pracownika sekretariatu. Należy je odpowiednio dalej dystrybuować, aby nie zaburzać procesu przekazywania ważnych danych oraz pamiętać o tym, by nie powierzać danych osobom nieupoważnionym do ich przetwarzania;
• odbieranie połączeń przychodzących – dzwoniący klient z zapytaniem ofertowym, czy może pani, która chce nam zaproponować nową ofertę świeżej i pachnącej kawy – podczas pracy asystenta na pewno zetkniemy się z różnego rodzaju połączeniami. Najważniejsze jest, by oddzielić telefony ważniejsze od tych mniej istotnych. Może się zdarzyć, że osoby dzwoniące, chcąc dostać się do prezesa firmy bądź innej osoby decyzyjnej, chwytają się różnych sztuczek, w celu uzyskania połączenia i przedstawienia im swoich ofert. W związku z tym ważne jest to, by nie dać się nabrać dzwoniącym mającym na celu wyciągnięcie danych o firmie. Trzeba pamiętać, żeby nie udzielać informacji na temat pracowników, zawartych umów, czy też o majątku przedsiębiorstwa.
• organizowanie i obsługa spotkań biznesowych – podstawą codziennego funkcjonowania niektórych firm jest stały, bezpośredni kontakt z klientem. Zdarza się, że do obowiązków asystenta zalicza się również obsługę spotkań biznesowych. Mogą zachodzić sytuacje, w których trzeba zorganizować catering na lunch biznesowy czy też przekąski na przerwę podczas negocjacji ważnego kontraktu. Warto wtedy nawiązać kontakt ze sprawdzoną firmą cateringową, z którą będzie można w takich momentach stale współpracować.
• tworzenie zestawień i rejestrów – praca asystenta wiąże się z wykonywaniem bieżących zestawień i raportów związanych z profilem działalności przedsiębiorstwa. Dodatkowo istotnym aspektem jest tworzenie rejestrów, które są ściśle związane z obiegiem dokumentów. Do jednego z najważniejszych rejestrów należy prowadzenie „książki nadawczej” wysłanych listów oraz przesyłek kurierskich. Mogą zdarzać się sytuacje, w których będzie trzeba sięgnąć po takie zestawienie, żeby sprawdzić np. kiedy dana przesyłka/list została wysłana (służą do tego numery nadawcze, które w przypadku listów nadawane są przez pracowników poczty – wtedy łatwo wyśledzić w systemie, kiedy list dotarł do adresata, bądź jeśli nie dotarł, to gdzie aktualnie się znajduje).

• organizowanie podróży służbowych – w wielu firmach zdarza się, że pracownicy muszą wyjechać w delegację, np. ze względu na spotkanie z klientem, konferencję czy też negocjację kontraktu. W takich sytuacjach zorganizowanie całej logistyki wyjazdu spoczywa zazwyczaj na pracowniku administracyjnym. Zakup biletów na pociąg/samolot, rezerwacja noclegu w hotelu – z tymi zadaniami mierzy się większość osób pracujących w sekretariacie. Przedsiębiorstwa, w których pracownicy bardzo często wyjeżdżają w podróże służbowe, decydują się na podjęcie współpracy z firmami zajmującymi się organizacją takich podróży. Wtedy po stronie pracownika administracyjnego leży kwestia kontaktu z taką firmą oraz koordynacja przepływu informacji.
• organizowanie eventów firmowych – wyjścia integracyjne, wigilie firmowe czy też inne imprezy – w pracy asystenta często zetkniemy się z kwestiami organizacji eventów firmowych. Obowiązki w tym zakresie dotyczą rezerwacji miejsc (lub restauracji/lokali), wyszukaniem firmy cateringowej i itp. Przy mniejszych wydarzeniach zazwyczaj działa się samodzielnie, z kolei przy większych eventach organizację koordynuje specjalnie powołany do tego zespół.
• zlecenie archiwizacji i niszczenia dokumentów – ważnym elementem prawidłowego funkcjonowania firmy jest zapewnienie odpowiedniego przechowywania i archiwizacji dokumentów. Właściwe archiwizowanie jest niezwykle istotne ze względu na utrzymanie odpowiedniego porządku w dokumentacji. Zgodnie z przyjętymi w ustawie o rachunkowości zapisami, dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez przedsiębiorstwo co najmniej 5 lat. Jednym z zadań pracownika sekretariatu może być także zlecenie niszczenia niepotrzebnych już dokumentów firmie zewnętrznej. W dobie RODO trzeba zachować należyte podejście do niszczenia dokumentów, zlecając to firmie zewnętrznej, która wystawia certyfikat, że dane dokumenty zostały zniszczone zgodnie z protokołem.
• zaopatrzenie firmy w materiały biurowe/spożywcze – zamawianie artykułów biurowych oraz pilnowanie dostaw artykułów spożywczych również leży w gestii asystenta. Obecnie na rynku działa sporo firm, które bardzo chętnie współpracują z przedsiębiorstwami w zakresie ogólnie pojętych zakupów firmowych. Dedykują zazwyczaj bezpośredniego opiekuna klienta dla przedsiębiorstw, co jest bardzo wygodne i usprawnia kontakt.
• kontakt z dostawcami/budowanie relacji z dostawcami/negocjacje umów – zarządzanie biurem wiąże się z ciągłym kontaktem z firmami zewnętrznymi, w celu zapewnienia odpowiedniego funkcjonowania firmy. Dotyczy to przede wszystkim z dostawców artykułów biurowych i spożywczych, ale także z innych usług, do których zalicza się: firmy kurierskie, firmy sprzątające, pracowników poczty polskiej, różnego rodzaju serwisy techniczne (zgłaszanie awarii, usterek, przeglądy techniczne) itp. Pracownik administracyjny odpowiada również za pierwszy kontakt oraz negocjacje umów z dostawcami, a także za budowanie dobrych relacji do dalszej współpracy.
• bezpośredni kontakt z klientem – stanowisko w sekretariacie firmy związane jest z bezpośrednim kontaktem z klientami/interesantami. Można przyjąć, że osoba pracująca w sekretariacie jest w pewnym stopniu wizytówką firmy. To, w jaki sposób udziela informacji klientom, świadczy o kulturze całej firmy i wpływa na opinię o niej.
• wsparcie techniczne firmy – problemy z klimatyzacją lub awaria drukarki – asystent powinien zapewnić sprawne funkcjonowanie firmy. Osoba na tym stanowisku zajmuje się również zgłaszaniem bieżących awarii oraz napraw do serwisów technicznych.

Kto odpowiada za błędy pracownika sekretariatu?

Błędy w pracy mogą zdarzyć się każdemu. Najważniejsze jest to, żeby umieć przyznać się do popełnionego błędu i tym samym zwiększyć szansę na naprawienie wyrządzonej szkody.

Niezależnie od zajmowanego stanowiska, wszystkich pracowników obowiązują te same przepisy Kodeksu Pracy (art.115), które mówią o tym, że „pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda”.

Przepisy prawa pracy w sposób jednoznaczny określają, co się dzieje w momencie, gdy pracownik wykonując swoje obowiązki, wyrządzi szkodę osobie trzeciej. Do naprawienia tej szkody zobowiązany jest pracodawca.

Warto jednak zwrócić uwagę na to, że przepis ten dotyczy szkód, które wyrządzone zostały w sposób nieumyślny. W przypadku, jeśli pracownik wyrządzi szkodę osobie trzeciej w sposób umyślny, odpowiada za tę szkodę osobiście w pełnej wysokości.