Jak sprawdzić czy pracodawca odprowadza składki ZUS?

Niniejsze opracowanie skierowane jest do osób, które pozostają lub pozostawały w stosunku pracy, a chciałyby wiedzieć, czy pracodawca odprowadzał za nie składki ubezpieczeniowe. Nierzadko bowiem pracodawcy mają spore zaległości względem ZUS-u, o czym pracownicy często nawet nie wiedzą, a dowiadują się o tym w momencie korzystania ze zwolnienia lekarskiego, gdy nie otrzymują zasiłku chorobowego. Nierzadko też może to wyjść na jaw dopiero w momencie ubiegania się przez pracownika o świadczenia emerytalno-rentowe, kiedy okazuje się, że składki nie były opłacane i zgromadzony kapitał początkowy jest niższy niż ten, który pracownik zakładał. Jak sprawdzić czy pracodawca odprowadza składki ZUS? Odpowiedź w dalszej części opracowania.

Jakie składki ubezpieczeniowe odprowadza pracodawca?

Każdy pracodawca odprowadza do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składki za pracowników, których zatrudnia.

Są to składki:

• emerytalna,
• rentowa,
• chorobowa,
• wypadkowa.

Ponadto opłacana jest również składka na fundusz pracy oraz gwarantowanych świadczeń pracowniczych.

Koszty składki emerytalnej są podzielone po połowie na pracodawcę i pracownika, rentowej w proporcji ok. 77% i 23%, a składki: wypadkową, na fundusz pracy i FGŚP płaci wyłącznie pracodawca.

Jak sprawdzić czy pracodawca odprowadza składki ZUS?

Dla pracownika istotne jest to, aby pracodawca odprowadzał składki – od tego zależą bowiem jego prawa, choćby związane z zasiłkiem chorobowym, rentą, emeryturą.

Jeżeli nie byłyby odprowadzane, a pracownik by zachorował, to nie otrzymałby zasiłku chorobowego, straciłby źródło dochodu, utrzymania, a wyprostowanie tego mogłoby wiązać się z bardzo dużymi nakładami czasu i pracy.

Aby dowiedzieć się, czy pracodawca opłaca składki, można:

• zalogować się do Platformy Usług Elektronicznych – PUE ZUS. Jest to portal, w którym widnieją informacje o wpłacanych składkach, terminach, wysokości, płatniku składek – pracodawcy. Pracownik musi mieć jednak konto w tym portalu. Można je założyć za pośrednictwem profilu zaufanego, elektronicznego dowodu osobistego lub aplikacji mObywatel;
• zadzwonić na infolinię ZUS-u, gdzie należy podać numer PESEL i wówczas pracownik przekaże wiadomość pracownikowi. Niestety infolinia ZUS-u jest często bardzo obciążona i oczekiwanie na połączenie może trwać nawet kilkadziesiąt minut;
• udać się do najbliższej placówki ZUS-u, gdzie pracownik powinien podać petentowi podstawowe informacje dotyczące opłacanych na jego rzecz składek;
• złożyć pisemnie do ZUS-u odpowiedni formularz, który można znaleźć na stronie internetowej w wersji elektronicznej albo w wersji papierowej – bezpośrednio w placówce ZUS-u.

Formularz US-7

Formularz US-7 to wniosek o wydanie informacji lub zaświadczenia z konta osoby ubezpieczonej.

Pracownik powinien w formularzu wskazać następujące dane:

• imię i nazwisko,
• numer PESEL,
• dane adresowe.

Dane, które pracownik może otrzymać, wypełniając ten formularz, mogą dotyczyć:

1. zgłoszeń i okresów podlegania ubezpieczeniom społecznym;
2. przerw w opłacaniu składek;
3. podstaw wymiaru składek;
4. zgłoszenia przez pracodawcę informacji o wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze i okresach pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;
5. zakresu danych o członkostwie w OFE;
6. składek przekazywanych do OFE – z możliwym zakreśleniem okresu, który interesuje pracownika, lub ogólnie.

Pracownik może wskazać okres, który go interesuje, lub nie podawać go – wtedy ZUS przekaże informację z całego okresu zatrudnienia tej osoby.

Można również określić pracodawcę, podając jego NIP, nazwę zakładu pracy. Jeśli to nie zostanie wskazane, to ZUS przekaże informację z całego okresu zatrudnienia tej osoby.

Należy również podać, jakie jest uzasadnienie wniosku – może to być w celu przedstawienia w urzędzie pracy czy do ustalenia prawidłowości działań pracodawcy, zweryfikowania prawa do zasiłku chorobowego, emerytury.

Należy też zaznaczyć, w jaki sposób informacja ma dotrzeć do pracownika, tj.:

• zostać odebrana osobiście w placówce ZUS-u,
• zostać przesłana na jego adres drogą korespondencyjną,
• elektronicznie poprzez PUE ZUS.

Wniosek powinien zostać własnoręcznie podpisany przez pracownika.

Przykład 1.

Pani Ewelina w ciągu 5 lat pracowała w 8 różnych zakładach pracy – w niektórych na okres próbny, a innych na czas określony. Po kilku latach dowiedziała się od koleżanki z byłej pracy, że jeden z pracodawców nie odprowadzał za nią składek i przyznana jej emerytura została zaniżona. Wobec tego pani Ewelina złożyła do najbliższej placówki ZUS-u wniosek o informację o zgłoszeniach i okresach podlegania ubezpieczeniom, podstawach wymiaru składek i przerwach w opłacaniu składek w ciągu tych 5 lat, co do których miała wątpliwości, z uwagi na liczne zmiany miejsc pracy. Z informacji ZUS-u zostało jej jednak przedstawione, że każdy z pracodawców terminowo i w prawidłowej wysokości opłacał za nią składki na ubezpieczenia.

Co, gdy informacja z ZUS-u będzie wskazywać, że pracodawca nie odprowadza składek?

Jeżeli po uzyskaniu informacji z ZUS-u pracownik nabierze podejrzeń co do odprowadzania składek w ogóle lub co do ich wysokości, wówczas powinien, w pierwszej kolejności, skonfrontować ten temat z pracodawcą.

Jeżeli to on się pomylił, bo na przykład kadrowa podała mu złe dane do wpłaty, doszło do omyłki rachunkowej czy innego błędu – wówczas może wyjaśnić ten temat z ZUS-em, choćby składając wniosek o wyrażenie zgody na opłacenie składki po upływie terminu, złożyć odpowiednią korektę deklaracji.

W sytuacji kwestionowania tego przez pracodawcę, odmowy przedstawienia wyjaśnień pracownikowi, można złożyć skargę do ZUS-u.

W takiej sytuacji ZUS będzie kontrolował pracodawcę i weryfikował, czy doszło do jakichś nieprawidłowości. Jeżeli tak, można nałożyć na niego sankcje, zwłaszcza finansowe.

Takie zachowanie może również wymagać zgłoszenia do Państwowej Inspekcji Pracy, która również może wszcząć kontrolę w zakładzie pracy i nałożyć odpowiednie kary w sytuacji wykrycia niezgodnego z przepisami działania pracodawcy.

Jak sprawdzić czy pracodawca odprowadza składki - podsumowanie

Aktualnie pracownicy mają wiele możliwości w zakresie dowiedzenia się tego, czy pracodawca odprowadza za nich wszystkie wymagane składki na ubezpieczenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Uzyskanie informacji jest możliwe nawet poprzez wykonanie telefonu na infolinię ZUS-u lub odwiedzenie placówki.

Najbezpieczniejszą formą, którą można ewentualnie wykorzystać na przykład w konfrontacji z nieuczciwym pracodawcą, będzie forma pisemna informacji lub zaświadczenia z ZUS-u. Zostanie ona udzielona na pisemny wniosek, który wypełnia się na formularzu US-7. Po jego uzupełnieniu, własnoręcznym podpisaniu i złożeniu, należy oczekiwać na odpowiedź.

Jeżeli podane daty czy wysokości składek się nie zgadzają, należy je skonfrontować z pracodawcą i, w razie potrzeby, zgłosić nieprawidłowości do ZUS-u lub Państwowej Inspekcji Pracy.