Udostępnienie pracownikowi nagrań z monitoringu wizyjnego

W zakładach pracy monitoring może funkcjonować w zgodzie z poszanowaniem prywatności pracowników oraz obowiązującymi przepisami prawa. Czy nagrania tego rodzaju mogą być udostępniane pracownikom? Jeśli tak, to czy odbywa się to na jakichś szczególnych zasadach? Z naszego artykułu dowiesz się czy udostępnienie pracownikowi nagrań z monitoringu wizyjnego jest dopuszczalne.

Monitoring w pracy a udostępnienie pracownikowi nagrań z monitoringu 

Monitorowanie pracowników jest dopuszczalne, jeśli ma służyć zapewnieniu bezpieczeństwa i higieny na terenie całego zakładu. Pracodawca może zainstalować w swoim przedsiębiorstwie urządzenia nagrywające, przy czym ma obowiązek poinformować o tym wszystkich zatrudnionych. Pracownicy nie mogą sprzeciwiać się monitoringowi w pracy, choć z oczywistych względów kamery nie powinny być umieszczane w toaletach, przebieralniach lub miejscach, w których zatrudnieni mają prawo do odpoczynku i przerwy.

Monitoringi w firmach mogą rejestrować zarówno sam dźwięk, jak i obraz oraz fonię – w tym zakresie ostateczną decyzję podejmuje oczywiście sam pracodawca. Omawiana kwestia stała się na tyle popularna w polskich firmach, że Kodeks pracy (kp) bardzo szczegółowo reguluje tę materię. Zgodnie z treścią art. 222 kp, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, lub kontroli produkcji, lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej oraz pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie go w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, lub w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy bądź nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pamiętajmy, że pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Nagrania monitoringu

Każdy monitoring ma to do siebie, że powinien nie tylko rejestrować bieżący obraz, lecz także umożliwiać jego późniejsze odtworzenie. Ma to szczególne znaczenie przy ustalaniu okoliczności powstania wypadku, popełnienia przestępstwa czy nawet sprawdzenia zwykłej obecności pracowników w firmie.

Nagrania obrazu pracodawca ma obowiązek przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. W przypadku, w którym stanowią one dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin 3-miesięczny ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie ww. okresów uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

Nagrania z monitoringu firmowego muszą być udostępniane na wniosek sądów i organów ścigania – co do tego nie ma najmniejszych wątpliwości. Czy pracownicy mogą korzystać z takich nagrań na podobnych zasadach? W tym zakresie sytuacja może być nieco bardziej skomplikowana. Każda zatrudniona osoba ma prawo do ochrony swoich danych osobowych, w tym ochrony własnego wizerunku. Bez znaczenia jest tutaj fakt, że podczas nagrywania wykonuje swoje obowiązki zawodowe. Monitoring zawsze w mniejszy lub większy sposób będzie naruszał prywatność każdej osoby, a to oznacza konieczność przestrzegania procedur związanych ze słynnym już rozporządzeniem RODO. Przykładowo, jeśli przełożony zdecydował się na wykorzystanie monitoringu wizyjnego, to nie wolno mu nagrywać dźwięku w zakładzie pracy – musi poinformować wszystkich zatrudnionych o rodzaju sprzętu nagrywającego i miejscach jego usytuowania.

Wracając jednak do kwestii udostępniania pracownikowi nagrań z monitoringu wizyjnego – jest to dopuszczalne, choć wymaga od zatrudnionego złożenia odpowiedniego wniosku na ręce pracodawcy. Podstawą żądania będzie tutaj art. 15 RODO, zgodnie z którym osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz następujących informacji:

• cele przetwarzania;
• kategorie odnośnych danych osobowych;
• informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych;
• w miarę możliwości planowany okres przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe – kryteria ustalania tego okresu;
• informacje o prawie do żądania od administratora sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych dotyczącego osoby, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
• informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;
• jeżeli dane osobowe nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą – wszelkie dostępne informacje o ich źródle;
• informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz – przynajmniej w tych przypadkach – istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą.

Jeżeli dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, osoba, której dotyczą, ma prawo zostać poinformowana o odpowiednich zabezpieczeniach związanych z przekazaniem.

Pracownik może żądać otrzymania kopii nagrania z monitoringu wizyjnego, oryginał musi pozostawać w firmie. W pisemnym wniosku zainteresowany nagraniem powinien określić, do czego jest mu ono potrzebne oraz czy się na nim znajduje. W przypadku, gdy nie jest on uwidoczniony na danym nagraniu (np. z powodu nieobecności w pracy w dniu nagrania), pracodawca ma prawo odmówić wydania kopii nagrania.

Administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się w powszechnie stosowanej formie elektronicznej. Prawo do uzyskania kopii nie może jednak niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych. Innymi słowy pracownik nie może żądać wydania kopii nagrania z monitoringu wizyjnego i później naruszać przy jego pomocy prawa innych osób (np. umieszczać fragmenty nagrania w sieci lub rozpowszechniać je w inny sposób). Kopia nagrania powinna być wydana pracownikowi bez zbędnej zwłoki i co do zasady nie podlega żadnej dodatkowej opłacie.

Podsumowanie

Pracodawca powinien zapewnić każdemu zatrudnionemu możliwość wglądu do nagrań z monitoringu wizyjnego w firmie. Dotyczy to także prawa uzyskiwania kopii z tego rodzaju nagrań. Pracownik zainteresowany nagraniem musi jednak złożyć pisemny wniosek o jego wydanie, w którym uzasadni, do czego jest mu ono potrzebne. Zatrudniony nie może posługiwać się kopią nagrania, naruszając przez to prawa i godność innych osób.