Pracodawca prosi o referencje z poprzedniej firmy – czy ma do tego prawo?

Poszukiwanie pracy bywa działaniem bardzo długim i wymagającym. Cały proces szukania i rekrutacji jest jednak dość schematyczny: w tym celu należy zaopatrzyć się w dokumenty takie jak CV i list motywacyjny. Czy trzeba posiadać również referencje z poprzedniej firmy? Kwestię tę wyjaśniamy w artykule!

Referencje – czy są obowiązkowe?

W Kodeksie pracy próżno szukać zapisów dotyczących samej rozmowy kwalifikacyjnej oraz obligatoryjnych dokumentów około rekrutacyjnych. Przyjmuje się więc, że dokumentem stanowiącym niejako wizytówkę pracownika jest CV, które w związku z wejściem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych powinno być opatrzone odpowiednią klauzulą: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb rekrutacji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)”.

Obok CV dużą rolę w procesie rekrutacji odgrywa list motywacyjny, ponieważ ukazuje, jak sugeruje sama nazwa, jaką motywację, cele i dążenia ma kandydat do pracy. Stanowi swego rodzaju uzupełnienie życiorysu – ewentualny przyszły pracownik danej firmy ma więc okazję przekonać rekrutera, że to właśnie jemu warto dać szansę i zaprosić na rozmowę kwalifikacyjną. Często list motywacyjny jest pomijany przez poszukujących pracy, bywa jednak tak, że stanowi kluczową rolę w procesie wyboru odpowiedniego kandydata do pracy. Podobnie jak list motywacyjny, również referencje nie są powszechne ani też obligatoryjne. Rekomendacje z poprzedniej firmy można jednak przedłożyć z własnej woli, co może znacznie zwiększyć szanse na otrzymanie stanowiska.

Pracodawca może żądać konkretnych danych

Kodeks pracy jasno wskazuje katalog danych, które pracodawca ma prawo pobierać od przyszłych pracowników. Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko;
• datę urodzenia;
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
• wykształcenie;
• kwalifikacje zawodowe;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Katalog jest zamknięty i, jak widać, nie ma w nim informacji dotyczących referencji z poprzedniej firmy.

Oznacza to, że pracodawca nie może żądać od kandydata referencji z poprzedniej firmy. To kandydat do pracy musi chcieć – z własnej inicjatywy – przedstawić referencje lub inne dane spoza tego zamkniętego kodeksowego katalogu. Zgoda na przetwarzanie takich informacji powinna być dobrowolna i świadoma, dopiero po jej uzyskaniu pracodawca może przetwarzać tego typu dane. Brak zgody w tym przypadku może stanowić poważne naruszenie prawa, w tym przepisów o ochronie danych osobowych.

Czy pracodawca musi wydać referencje pracownikowi?

Pracodawca, który zwolni pracownika, ma do spełnienia względem niego kilka ważnych obowiązków i formalności. Przede wszystkim powinien wydać pracownikowi dwa ważne dokumenty. Są nimi świadectwo pracy oraz informacja do świadectwa pracy.

Wraz ze świadectwem pracy pracodawca wydaje pracownikowi – w postaci papierowej lub elektronicznej – informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w danym okresie.

Obowiązki informacyjne dotyczące przechowywania dokumentacji dotyczą wyłącznie pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 2018 roku, czyli wobec których obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jeśli pracownik został przyjęty do pracy wcześniej, wówczas należy wydać mu świadectwo pracy już bez tej informacji. Przepisy nie regulują więc konieczności wydania przez pracodawcę referencji po zakończonym stosunku pracy, tym samym nie ma on obowiązku wydania takiego dokumentu razem ze świadectwem pracy. Referencje mogą być jednak wydane na prośbę pracownika.

Referencje z poprzedniej firmy – co powinny zawierać?

Jeśli pracownik wystąpi z wnioskiem o wydanie referencji do byłego pracodawcy, to od jego woli zależy, czy takowe zostaną mu sporządzone i wydane. Referencje nie muszą być napisane przez pracodawcę – może je przygotować przełożony, który bezpośrednio współpracował z danym pracownikiem. Warto, aby zawierały jednak podstawowe dane formalne, takie jak:

• miejscowość i data wystawienia;
• imię i nazwisko, nazwa firmy oraz stanowisko osoby, która wystawia referencje;
• nagłówek, np. „Referencje” lub „Rekomendacje”;
• dane pracownika, dla którego wystawiane są referencje i podstawowe informacje o pracowniku: nazwa firmy, stanowisko i okres, kiedy pracował;
• opis osiągnięć i sukcesów, charakterystyka pracownika, ocena jego predyspozycji;
• zwrot grzecznościowy, pieczątka firmowa i podpis osoby wystawiającej dokument;
• dane kontaktowe byłego pracodawcy.

Referencje z poprzedniej firmy mogą stanowić znakomite uzupełnienie profilu kandydata. Warto jednak pamiętać, że nowy pracodawca nie może w żaden sposób zweryfikować przedstawionych mu rekomendacji – nie ma zatem prawa zadzwonić do byłego pracodawcy i dopytywać o kandydata. Takie zachowanie narusza bowiem podstawowe przepisy RODO i jest niedopuszczalne. Pracodawca może jednak, po uprzedniej dobrowolnej zgodzie kandydata, zapoznać się z jego referencjami, ale bez próby sprawdzania zawartych tam informacji na własną rękę.

Jaki jest cel referencji?

Referencje obok listu motywacyjnego stanowią uzupełnienie wiedzy o kandydacie do pracy. Pochodzą jednak od osoby z zewnątrz, a więc w założeniu będą bardziej obiektywne niż dane zawarte w liście motywacyjnym. Warto więc po rozwiązaniu umowy o pracę wystąpić z wnioskiem o ich uzyskanie. Choć nie jest to obowiązkowe, z pewnością kandydat może zyskać w oczach potencjalnego pracodawcy.

Obecne procesy rekrutacyjne są coraz bardziej złożone, a chętnych na jedno stanowisko bywa niekiedy kilkanaście osób. Referencje z poprzedniej firmy będą więc wyróżniać kandydata i być może zwiększą szansę na otrzymanie pracy. Referencje nie muszą pochodzić wyłącznie od pracodawców. Coraz częściej pracodawcy poza merytoryką zwracają uwagę na tzw. kompetencje miękkie oraz na wartości i zasady, jakimi kieruje się pracownik. Nie bez znaczenia mogą okazać się referencje z odbytych staży, praktyk czy wolontariatu.

Referencje z poprzedniej firmy mogą zwiększyć szanse w procesie rekrutacyjnym. Warto pamiętać, że pracodawca nie jest zobligowany do sporządzenia rekomendacji, ale może to zrobić na wniosek pracownika. Idąc dalej, przyszły pracodawca nie ma obowiązku żądać od kandydata referencji z wcześniejszego miejsca zatrudnienia, jednak pracownik może je przekazać dobrowolnie. Bez wątpienia referencje z poprzedniej firmy pozwolą się wyróżnić na tle innych kandydatów i mogą okazać się przepustką do sukcesu.