Kontrola pracowników w miejscu pracy

Zwykło się mówić, że człowiek spędza połowę życia w pracy i zgodnie z ostatnimi trendami zaczyna być to prawdą. Jeżeli jednak pracodawcy chcą, aby pracownicy chętniej zostawali po godzinach i do tego byli jeszcze wydajni, powinni stworzyć im jak najprzyjaźniejsze warunki pracy – tak, aby czuli się jak w domu. Żeby tego dokonać, ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa, komfortu pracy i jak największej prywatności. W ostatnim przypadku należy jednak uważać, gdyż niekontrolowany pracownik może stać się niestaranny oraz mniej wydajny. Jeżeli więc pracodawca zdecyduje się na lustrację, powinien umieć rozróżnić, gdzie kończy się legalna kontrola pracowników, a zaczyna naruszanie ich dóbr osobistych.

Kontrola pracowników w miejscu pracy może odbywać się na wielu płaszczyznach, przy czym należy zdać sobie sprawę, że nawet uprawnione działanie pracodawcy, takie jak monitorowanie zakładu czy sprawdzanie służbowych skrzynek poczty elektronicznej pracowników, jeżeli będą zbyt nachalne i uciążliwe, mogą zostać odczytane jako działania naruszające godność pracowników. W niektórych sytuacjach nawet najmniejsze przekroczenie tej cienkiej granicy może skończyć się pozwem ze strony pokrzywdzonego pracownika, który uzna że kontrola pracowników przeprowadzona przez pracodawcę była niezgodna z prawem. Jakie więc zachowanie pracodawcy można uznać za prawidłowe wykonywanie swojego uprawnienia do kontroli pracowników, a jakie trzeba przyjąć już za czynności bezprawne i nieetyczne? Na te pytania odpowiemy w niniejszym artykule.

Ochrona dóbr osobistych pracownika a prawo do prywatności

Materię ochrony dóbr osobistych pracowników, w tym prawo do prywatności reguluje art. 111 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej jako kp). Przepis ten niejako odpowiada art. 47, 49 i 51 Konstytucji RP, zgodnie z którymi każdy człowiek ma prawo do ochrony prawnej swojego życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia, ma także prawo do decydowania o swoim życiu osobistym. Dodatkowo nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby. Prawo do prywatności należy wiązać również z art. 221 kp, który reguluje kwestię ochrony danych osobowych każdego pracownika. 

Mimo że zgodnie z art. 23 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (dalej jako kc) katalog chronionych dóbr osobistych ma charakter otwarty, to wśród najistotniejszych dla pracownika wskazać możemy wolność, cześć, swobodę sumienia, nazwisko, wizerunek, tajemnicę korespondencji oraz nietykalność. 

Tajemnica korespondencji

Zgodnie z art. 23 kc oraz art. 49 Konstytucji RP tajemnica korespondencji jest prawnie chronionym dobrem osobistym każdego człowieka. Nie ma jednak charakteru absolutnego, gdyż prawo pozwala na jego ograniczenie w przypadkach ściśle uregulowanych w ustawie i w sposób w niej określony.

Tajemnica korespondencji jest składową wolności komunikowania się, która wyznacza granice prawa każdego człowieka do poszanowania jego życia prywatnego, jego prawa do zachowania w tajemnicy treści przekazu kierowanego do innych osób lub instytucji. Trzeba mieć jednak na uwadze, że przedmiotem ochrony nie jest sama korespondencja jako taka, a tajemnica korespondencji. Polega ona na ukryciu treści przesłanych informacji przed innymi osobami niebędącymi w gronie jej adresatów. Oznacza to, że tajemnica korespondencji chroni jedynie taką wymianę informacji, która ma charakter poufny. Przy czym nie chodzi tutaj o to, że do utrzymania tajemnicy korespondencji na każdej stronie listu czy maila musi znajdować się wielki napis „ściśle tajne” – o poufności wskazują wszystkie zewnętrzne oznaki, które dla rozumnego człowieka mogą świadczyć o woli zachowania tajemnicy. 

W kwestii korespondencji służbowej zasada ta doznaje ograniczeń, gdyż w sytuacji, gdy pracownik nie oznaczy jednoznacznie, że korespondencja ma charakter prywatny i poufny (np. w tytule wiadomości nie wpisze „poufne”), istnieje domniemanie, że korespondencja ta prowadzona jest w imieniu pracodawcy. Powyższe oznacza, że korespondencja służbowa stanowi jeden z elementów pracy, a co za tym idzie, pracodawca ma wszelkie prawo do skontrolowania tego aspektu, również w czasie, kiedy pracownik jest nieobecny w miejscu pracy. W tym przypadku kontrola pracowników będzie możliwa. Wyjątek stanowi wypadek, kiedy pracodawca pozwala swoim pracownikom na korzystanie ze skrzynki pocztowej również do celów prywatnych. Wówczas, aby móc podjąć kontrolę służbowego e-maila, pracodawca musi zachować specjalną ostrożność, aby w czasie rewizji nie naruszyć tajemnicy korespondencji. Warto pamiętać, że naruszeniem tajemnicy korespondencji jest już sama analiza adresów mailowych odbiorców bądź daty ich wysyłania lub odebrania.

Z kolei na płaszczyźnie korespondencji tradycyjnej omawiana tajemnica ma większy obszar oddziaływania. Pracodawca może legalnie odczytywać korespondencję adresowaną do pracownika wyłącznie w sytuacji, gdy ten wyraźnie go do tego upoważnił. Jeżeli jednak korespondencja jest zaadresowana na nazwisko pracownika z jednoczesnym wskazaniem nazwy zakładu pracy i gdy nie ma wątpliwości, że ma ona w istocie charakter służbowy (np. pochodzi od kontrahenta), pracodawca ma prawo do zapoznania się z nią.

Monitoring w zakładzie pracy

Monitoring zakładu pracy w dzisiejszych czasach nie jest niczym nadzwyczajnym. Kamery ochrony są wszędzie, natomiast rozmowy pracowników z klientami i kontrahentami są nagrywane i raczej nikt nie ma z tym problemu. Jednak czy w każdym wypadku jest to legalne? Czy kontrola pracowników może objąć również zapisy z kamer?

Monitoring jako rodzaj kontroli może przyjąć różne postacie, może być to wcześniej wspomniany monitoring rozmów telefonicznych oraz aktywności pracowników przy pomocy kamer, może być to również monitoring poczty elektronicznej czy sieci internetowej. Zasadą jest, że wszystkie powyższe działania są legalne, o ile mają oparcie w realizacji uzasadnionego celu pracodawcy, który powinien być podany do powszechnej wiadomości pracowników. Oznacza to, że każde przekroczenie ram nadzoru pracowników jest niedopuszczalne i oznacza naruszenie godności pracowników, w szczególności prawa do prywatności.

Szczególnie ryzykowne jest instalowanie przez pracodawców monitoringu ukrytego. Taki rodzaj kontroli może być stosowany jedynie w przypadku, gdy za pomocą innych metod realizacja założonego przez przedsiębiorstwo celu jest niemożliwa. Niezależnie od powyższego stosowanie monitoringu w postaci kamer w toaletach i szatniach jest zakazane. Zastosowanie tego rodzaju kontroli może być dopuszczalne jedynie przy zaangażowaniu policji.

Kontrola osobista pracowników

Na ogół kontrola osobista, tj. przeszukiwanie pracownika w celu zapobieżenia kradzieży mienia pracodawcy, nie stanowi naruszenia dóbr osobistych przeszukiwanej osoby. Jednakże jest ona możliwa tylko, jeżeli pracownik został uprzedzony o możliwości zastosowania wskazanej formy kontroli (np. w regulaminie zakładu pracy). Sama kontrola pracowników natomiast musi zostać przeprowadzana w sposób zgodny z zasadami współżycia społecznego i godności człowieka.

Do kontroli osobistej zaliczyć możemy również badanie alkomatem. W miejscach pracy takich jak teren budowy czy magazyn badanie trzeźwości jest wręcz nieodzownym elementem prowadzenia firmy. Niestety po wejściu w życie RODO możliwość badania alkomatem przez pracodawcę stała się bardzo utrudniona. Zawartość alkoholu w organizmie jest uznawana za dane wrażliwe, tak więc do ich przetwarzania potrzebna jest wyraźna zgoda pracowników. Co więcej, pracodawca nie może wystąpić do pracownika o wyrażenie takiej zgody, pracownik musi to zrobić z własnej inicjatywy, przy czym zgoda ta musi być wyraźna, czyli wyrażona bezpośrednio, a nie w sposób dorozumiany. Nowe unijne prawo w istotny sposób utrudnia przeprowadzanie rutynowych lub wyrywkowych kontroli trzeźwości w miejscach pracy. 

Ujawnienie wysokości wynagrodzenia pracownika

Zdawać by się mogło, że wynagrodzenie pracowników powinno być jawne, tak aby możliwy był podgląd, czy żaden z nich nie jest faworyzowany bądź też pokrzywdzony. Nic bardziej mylnego, pracodawca bez zgody pracownika nie ma prawa ujawnić wysokości jego wynagrodzenia. Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy informacja ta dotyczy osoby pełniącej funkcję publiczną. Co więcej, Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika do złożenia zaświadczenia o wysokości zarobków uzyskiwanych u drugiego pracodawcy – zgodnie z przepisami przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. 

Zaświadczenie o niekaralności

Wymóg przedstawiania przez kandydatów zaświadczeń o niefigurowaniu w Krajowym Rejestrze Karnym od zawsze budził wiele emocji. Nie pomaga fakt, że informacja o niekaralności została zaliczona do wrażliwych danych osobowych. Jednakże zgodnie z przepisami prawa dostosowanymi do RODO zakaz przetwarzania danych, szczególnie wrażliwych, do których zalicza się dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, zostaje wyłączony, jeżeli jest to niezbędne do wykonania zadań administratora danych odnoszących się do zatrudnienia pracowników i innych osób, a zakres przetwarzanych danych jest określony w ustawie. 

Trzeba przy tym zauważyć, że w przypadku, gdy pracodawca poszukuje pracownika, który ma piastować odpowiedzialne stanowisko związane z rozdysponowywaniem środków przedsiębiorstwa, wysoce nierozsądne byłoby powierzanie takich obowiązków osobie, wobec której nie ma pewności, czy w przeszłości nie była np. karana za oszustwa czy malwersacje finansowe. 

Prawo pracodawcy do wymagania od pracowników przedstawienia informacji o niekaralności potwierdza uchwała Sądu Najwyższego z 30 marca 1994 r. (sygn. akt: I PZP 9/94), zgodnie z którą prowadzenie przez pracodawcę samodzielnego postępowania w celu wyjaśnienia, czy pracownik w przeszłości dopuścił się przestępstwa, nie przesądza o bezprawności takiego działania w rozumieniu art. 24 § 1 kc, także wówczas, gdy przypisywane pracownikowi przestępstwo nie zostało przez niego popełnione.

Co w sytuacji, gdy pracodawca przekroczy swoje prawo do kontroli?

W sytuacji, gdy pracownik uzna, że działania pracodawcy są zbyt daleko idące i tym samym godzą w jego dobra osobiste, może skorzystać z ochrony uregulowanej w art. 24 kc. Zgodnie z powyższym przepisem każdy, którego dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania. W razie naruszenia dobra osobistego pracownik może w szczególności żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny. Jeżeli wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa, pracownik może żądać również jej naprawienia.

Poza tym, jeżeli pracodawca w sposób wysoce nieodpowiedni naruszy prywatność pracownika (w szczególności tajemnicę korespondencji), pracownik ma prawo zgłosić organom ścigania podejrzenie o popełnieniu przestępstwa. Zgodnie z art. 267 § 1 Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny osoba, która bez uprawnienia uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej, otwierając zamknięte pismo, podłączając się do sieci telekomunikacyjnej lub przełamując albo omijając elektroniczne, magnetyczne, informatyczne lub inne szczególne jej zabezpieczenie, popełnia przestępstwo. Czyn ten jest zagrożony grzywną, karą ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do 2 lat.

Kontrola pracowników w miejscu pracy – podsumowanie

Jak pokazuje niniejszy tekst, pracodawca ma prawo do przeprowadzania kontroli w miejscu pracy. Jednocześnie o ewentualnych przyszłych czynnościach kontrolnych powinien on poinformować swoich pracowników, oczywiście przed ich dokonaniem. Samo przeprowadzenie omawianych czynności musi być zgodne z normami społecznymi i nie ingerować w prywatność pracowników. Oznacza to, że zakres kontroli może być na tyle szeroki, na ile wymaga tego rodzaj wykonywanej przez kontrolowanego pracy oraz dobro przedsiębiorstwa. Należy pamiętać, że w niektórych wypadkach (m.in. przy sprawdzaniu skrzynki mailowej czy monitoringu za pomocą kamer) między legalną kontrolą a naruszeniem dóbr osobistych pracowników jest cienka linia. Nie potrzeba wiele, aby skontrolowany pracownik poczuł się urażony czy poniżony i ochrony swoich praw zaczął szukać w sądzie. Dlatego też pracodawcy powinni w każdym działaniu zachować umiar, dokonywać kontroli za wiedzą i zgodą pracowników oraz potrafić rozdzielić obowiązki służbowe podwładnych od ich życia prywatnego.