Poradnik Pracownika

Dodatek za rozłąkę – kto ma do niego prawo?

Kodeks pracy dokładnie określa kwestie wynagrodzenia pracownika. Wskazuje składniki obowiązkowe oraz te, które pracodawca może wypłacić pracownikowi dobrowolnie. Jednym z takich dobrowolnych dodatków do wynagrodzenia jest dodatek za rozłąkę. Kto ma prawo do takiego dodatku i w jakich przypadkach? Odpowiadamy poniżej.

Kto ma prawo do dodatku?

Dodatek za rozłąkę na podstawie różnych rozporządzeń przysługuje określonym grupom zawodowym, zatrudnionym w sektorze publicznym, np.:

  • żołnierzom,

  • funkcjonariuszom celnym,

  • urzędnikom państwowym,

  • sędziom Sądu Najwyższego.

Nie oznacza to jednak, że pracownicy innych branż nie mogą otrzymać takiego dodatku. Jednak w przypadku innych pracowników, dodatek za rozłąkę jest dobrowolny. Oznacza to, że pracodawca może wypłacić swoim pracownikom takie świadczenia, ale nie ma takiego obowiązku. Pracodawcy, którzy decydują się na takie rozwiązanie, najczęściej określają to w regulaminie wynagradzania oraz układzie zbiorowym lub w samej umowie z pracownikiem.

Jakie warunki muszą zostać spełnione?

Podstawą do otrzymania dodatku za rozłąkę jest czasowe oddelegowanie pracownika do pracy w innym miejscu (innej miejscowości), niż jego stałe miejsce pracy wskazane w umowie. Oddelegowanie czasowe pracownika do pracy w innym mieście odbywa się zawsze za zgodą pracownika.

Tym samym jeśli pracownik zgodzi się na czasowe oddelegowanie, a charakter pracy lub odległość nie pozwoli na codziennie powroty do miejsca zamieszkania, pracownik ma prawo do dodatku za rozłąkę.Dodatek za rozłąkę nie przysługuje pracownikowi, jeżeli stałe miejsce pracy znajduje się poza miejscem zamieszkania pracownika.

Wysokość dodatku za rozłąkę

Jak już zostało wspomniane, dodatek za rozłąkę jest obligatoryjny tylko dla niektórych grup pracowniczych. W ich przypadku została określona kwota dodatku i wynosi 95% diety, która przysługuje pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Aktualnie stawka dziennej diety wynosi 30 zł, a kwotę podatku należy zaokrąglić do 1 grosza w górę.

Jeśli chodzi o wysokość dodatku dla pracowników pozostałych sektorów, to tak jak sam dodatek – jego wysokość zależy wyłącznie od ustaleń pracodawców. Najczęściej jednak kwota jest zbliżona do tej określonej ustawowo. Wynika to również z faktu, że od dodatku, który nie przekracza kwoty diety z tytułu podróży służbowej, nie trzeba odliczać podatku dochodowego.

Kiedy dodatek nie przysługuje?

Ustalając kwotę dodatku za rozłąkę, należy mieć na uwadze, że dodatek nie należy się:

  • za okres nieobecności nieusprawiedliwionej,

  • za okres zwolnień od pracy bez prawa do wynagrodzenia lub do zasiłku,  

  • za okres urlopu wypoczynkowego i bezpłatnego,  

  • za okres delegowania do stałego miejsca zamieszkania,  

  • za czas podróży służbowej, z tytułu której pracownik otrzymywał diety w pełnej wysokości,  

  • za pobyt u rodziny w miejscu stałego zamieszkania w ramach odwiedzin,  

  • za pobytu w szpitalu.

Dodatek za rozłąkę a ZUS

Jak wskazują indywidualne interpretacje, dodatek za rozłąkę nie stanowi podstawy oskładkowania pod pewnymi warunkami. Po pierwsze dodatek musi być wypłacany za czasowe oddelegowanie. Oznacza to, że jeśli przeniesienie pracownika (za jego zgodą) ma charakter stały, to dodatek nie podlega zwolnieniu z oskładkowania. Wskazuje tak interpretacja indywidualna z 14 października 2013 r., znak: DI/100000/451/1308/2013: (…) w sytuacji gdy pracodawca wypłaca swoim pracownikom oddelegowanym do wykonywania pracy w innej miejscowości dodatek za rozłąkę mający na celu zrekompensowanie faktu czasowego przebywania pracownika poza miejscowością zamieszkania z powodu świadczenia przez niego pracy poza siedzibą pracodawcy i zakładu głównego, to wartość tego dodatku (w wysokości nieprzekraczającej diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju) nie będzie podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. (…)

A po drugie, wysokość wypłacanego dodatku nie może być wyższa niż dzienna dieta z tytułu podróży służbowej, (…) w sytuacji, gdy przedsiębiorca wypłaca dodatek za rozłąkę w stałej miesięcznej kwocie wyliczonej, jako iloczyn średniej ilości dni pobytu pracownika w miejscowości czasowego przeniesienia i dziennej diety należnej pracownikowi z tytułu podróży służbowej na terenie kraju, określonej w przepisach (…), to tak ustalony dodatek za rozłąkę nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ale (…) jedynie do kwoty nieprzekraczającej wysokości diety należnej w przypadku odbywania przez pracownika krajowej podróży służbowej (…). Nadwyżka poza określony limit stanowić będzie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. (…)

Dodatek za rozłąkę a podatek

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 21 pkt 18 wskazuje: dodatek za rozłąkę przysługujący na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy, do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Niestety tutaj interpretacje różnią się od siebie. Niektóre wskazują wyraźnie, że powyższy przepis dotyczy tylko pracowników państwowych i że pracownicy zatrudnieni w sektorze prywatnym mają obowiązek opodatkować otrzymywany dodatek. Inne interpretacje zaś wskazują, że można zastosować zwolnienie z opodatkowania, jeżeli jego kwota nie przekracza wysokości diet z tytułu podróży służbowej.