Zagraniczna podróż służbowa zleceniobiorcy

Jeżeli pracodawca zatrudnia pracowników, nie ma wątpliwości, że ma prawo wysłać ich w podróż służbową. Często jednak pracodawcy korzystają z usług osób, które pozostają w niepracowniczym stosunku prawnym. Chodzi w tym przypadku o osoby wykonujące określone czynności na rzecz pracodawcy na podstawie umowy zlecenia. Jak wówczas rozliczana jest krajowa, a jak zagraniczna podróż służbowa zleceniobiorcy?

Umowa zlecenie – podstawy prawne

Stosunkowo popularną formą świadczenia usług na rzecz pracodawcy jest umowa zlecenie. Regulacje prawne jej dotyczące zostały zawarte w Ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (dalej jako kc).

Umowa zlecenie charakteryzuje się tym, że polega na starannym działaniu przy realizacji powierzonych zadań i w tym przypadku istnieje analogia z umową o pracę. W zasadzie jednak tutaj podobieństwa się kończą. Przede wszystkim umowa zlecenie zakłada niezależność wykonawcy od podmiotu zlecającego – przyjmujący zlecenie może nawet powierzyć zlecone czynności osobie trzeciej. Najważniejszy jednak jest fakt braku stosunku podporządkowania zleceniobiorcy. Pracodawca nie ma w związku z tym uprawnień do nakazania zleceniobiorcy zrealizowania obowiązków. Wszelkie tego rodzaju ustalenia muszą wynikać z obustronnych uzgodnień potwierdzonych zapisami w umowie.

Czy istnieje możliwość wysłania zleceniobiorcy w podróż służbową?

O ile w przypadku pracownika (czyli osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę) sprawa jest oczywista, o tyle w odniesieniu do zleceniobiorców już nieco bardziej się komplikuje. Była już o tym mowa, że umowa zlecenie jest stosunkiem cywilnoprawnym, który cechuje się swobodą wykonawcy w realizacji powierzonych zadań oraz niezależnością od podmiotu zlecającego (brak stosunku podporządkowania). Czy oznacza to, że zleceniobiorca nie może być wysłany w podróż służbową? Odpowiedź na to pytanie wynika wprost z zasady prawa cywilnego przewidującej swobodę w zakresie ustaleń pomiędzy stronami.

W razie podjęcia stosownych zobowiązań umownych nie ma już znaczenia, czy chodzi o krajową, czy też o zagraniczną podróż służbową.

Jak prawidłowo ustalić zasady zwrotu kosztów poniesionych przez zleceniobiorcę podczas podróży służbowej?

W odniesieniu do pracowników stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu pracy (kp), natomiast zleceniobiorcy objęci są postanowieniami kc, które jednak nie zawierają szczególnych regulacji dotyczących delegacji zleceniobiorcy. Z reguły jednak za podstawę rozliczenia wykonującego zlecenie w formie podróży służbowej przyjmuje się zapisy art. 742 kc.

Dokonując zatem zapisów w umowie zleceniu dotyczących możliwości udania się zleceniobiorcy w podróż służbową, w tym zagraniczną delegację, należy uwzględnić przede wszystkim:

• rodzaje kosztów podlegających zwrotowi (diety, ryczałty za nocleg, koszty związane z przemieszczaniem się);
• postępowanie w zakresie dokumentowania powyżej wskazanych kosztów.

Zleceniodawca może w dowolny sposób ukształtować zasady rozliczania kosztów podróży służbowej zleceniobiorcy, bowiem nie jest związany przepisami kp – jak w przypadku pracowników. Istnieje nawet możliwość ustalenia odmiennych sposobów dokonania zwrotów w stosunku do kilku zleceniobiorców.

Przy rozliczaniu kosztów delegacji można ponadto uwzględnić treść art. 743 kc, zgodnie z którym jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wydatków, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki.

Zastosowanie do zleceniobiorcy przepisów rozp. w sprawie podróży służbowej

Oznacza to, że do zleceniobiorcy w zagranicznej podróży służbowej można stosować odpowiednie przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej jako rozp. w sprawie podróży służbowej).

Stosownie do brzmienia § 12 rozp. w sprawie podróży służbowej czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

• lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
• lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
• morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki i przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Jeśli miejsce ma zagraniczna podróż służbowa zleceniobiorcy, to wysokość diety za dobę odbytej delegacji w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozp. w sprawie podróży służbowej.

Należności z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1)    za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2)    za niepełną dobę podróży zagranicznej:

• do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
• ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej według powyżej opisanych zasad.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 15% diety;
• obiad – 30% diety;
• kolacja – 30% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, która przewiduje zapewnienie wyżywienia, powyższe zasady dotyczące zmniejszania kwoty diety stosuje się odpowiednio. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety – pracownik ma prawo do wyrównania do wysokości należnej diety.

Należy podkreślić, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit dla poszczególnych państw, ustalony w załączniku do rozp. w sprawie podróży służbowej.

Przepisów określających prawo pracownika do zwrotu kosztów noclegu oraz prawo do ryczałtu noclegowego nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa, wyłącznie w jedną stronę – przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

W myśl § 17 ust. 3 rozp. w sprawie podróży służbowej na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi należy się ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Ryczałty komunikacyjne nie przysługują jednak, jeżeli pracownik:

• odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
• ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
• nie ponosi kosztów, na pokrycie których ryczałty te są przeznaczone.

Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

W § 19 rozp. w sprawie podróży służbowej ustalono zasady zwrotu kosztów leczenia podczas podróży zagranicznej, natomiast § 20 dotyczy przekazania pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Zagraniczna podróż służbowa zleceniobiorcy – podsumowanie

Zleceniobiorca wykonuje określone czynności na rzecz dającego zlecenie na podstawie umowy zawartej zgodnie z odpowiednimi przepisami kc. Regulacje kc nie przewidują zapisów dotyczących podróży służbowych, w tym zagranicznych delegacji, co jednak nie oznacza, że zleceniodawca nie może wysłać wykonującego zlecenie w podróż służbową. Aby można to było uczynić, konieczne jest uwzględnienie postanowień w tym zakresie w umowie zlecenia. W celu określenia zasad odbywania przez zleceniobiorcę zagranicznej podróży służbowej warto sięgnąć do przepisów adresowanych do pracowników, bowiem – oprócz gotowych rozwiązań – jest to korzystne ze względu na opodatkowanie oraz obowiązek opłacania składek ZUS.