Poradnik Pracownika

Dieta zagraniczna – ile środków otrzyma pracownik w delegacji?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca ma prawo wysyłać swoich pracowników w delegacje. Podróże służbowe mogą odbywać się zarówno na obszarze kraju, jak i poza jego granicami. Pracownikowi wyruszającemu w podróż służbową przysługują dodatki mające na celu zrekompensowanie poniesionych kosztów. Ile wynosi dieta zagraniczna? Za jakie wydatki pracownik może liczyć na zwrot kosztów od pracodawcy? Odpowiadamy w artykule.

Czym w praktyce jest delegacja?

Podróż służbowa, potocznie nazywana delegacją pracowniczą, to wyjazd osoby zatrudnionej, który polega na opuszczeniu przez nią swojego miejsca zamieszkania. Celem podróży służbowej jest realizacja przez pracownika obowiązków zawodowych zleconych przez pracodawcę w lokalizacji innej niż ta, w której na co dzień świadczy się pracę.

W delegację służbową pracodawca może wysłać wyłącznie pracownika zatrudnionego w ramach umowy o pracę. Nie można wysłać na nią kobiety w ciąży, ponieważ podlega ona szczególnej ochronie.

Art. 178 § 1 Kodeksu pracy
„Pracownicy w ciąży nie wolno zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej. Pracownicy w ciąży nie wolno bez jej zgody delegować poza stałe miejsce pracy ani zatrudniać w systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 139”.

Podróż służbowa ciężarnej pracownicy może odbyć się tylko w przypadku, gdy wyrazi ona na nią zgodę. Przepisy nie określają wprost formy, w jakiej powinno zostać złożone oświadczenie pracownicy w ciąży dotyczące zgody na wyjazd służbowy.

Przykład 1.

Pani Anna została poinformowana przez swojego pracodawcę o planowanej dla niej podróży służbowej, której celem było pozyskanie kluczowego klienta dla firmy. Tylko pani Anna posiadała wystarczające kwalifikacje do przeprowadzenia tak istotnych rozmów. Na kilka dni przed planowanym wyjazdem pracownica przedłożyła swojemu pracodawcy zaświadczenie o ciąży i zdecydowała się zrezygnować z delegacji. W chwili przedstawienia dokumentu pani Anna została objęta szczególną ochroną. Pracodawca nie ma prawa wyciągać wobec niej negatywnych konsekwencji w związku z zaistniałą sytuacją.

Termin rozpoczęcia i zakończenia zagranicznej podróży służbowej

Początek i koniec podróży służbowej pracownika jest określany w zależności od rodzaju środka komunikacji, jakim wybiera się on w delegację.

Rodzaj komunikacji

Termin rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej

Lądowy

Początek – liczymy od momentu przekroczenia polskiej granicy w drodze do miejsca docelowego.

Powrót – w momencie przekroczenia granicy polskiej podczas podróży powrotnej.

Morski

Początek – od chwili wypłynięcia promu lub statku z portu polskiego.

Powrót – w momencie powrotu środka transportu do portu.

Powietrzny

Początek – od momentu startu samolotu z kraju za granicę.

Powrót – do chwili lądowania w kraju w drodze powrotnej.

Sposób, w jaki sposób pracownik będzie podróżował w delegacji, jest w pełni uzależniony od decyzji pracodawcy. Pracownik nie wybiera środka komunikacji samodzielnie, chyba że pozwoli mu na to pracodawca.

W przypadku gdy pracownik w trakcie podróży służbowej zmieni środek transportu z tego wybranego przez pracodawcę na preferowany przez siebie, nie może ubiegać się o zwrot kosztów podróży.

Jakie koszty poniesione przez pracownika podlegają zwrotowi?

W przypadku gdy pracownik pokrywa pewne koszty związane z podróżą służbową z własnej kieszeni, może wnioskować u pracodawcy o zwrot wydanych środków, a pracodawca zobligowany jest do rozliczenia się z nim.

Pracodawca musi dokonać zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów zagranicznej podróży służbowej za:

  • transport (lokalny i międzymiastowy);
  • diety pracownicze;
  • inne wydatki – związane z zakupem niezbędnych do pracy narzędzi, urządzeń lub innych przedmiotów.

Podstawą do dokonania rozliczeń z pracodawcą są:

  • paragony;
  • wystawione faktury;
  • wyciągi z kart płatniczych.

Dieta zagraniczna w podróży służbowej

Nie licząc obowiązku, jakim jest zwrócenie pracownikowi poniesionych kosztów na poczet realizacji podróży służbowej, pracodawca zobligowany jest również do pokrycia wydatków pracownika za jego wyżywienie oraz innych, które miały miejsce w delegacji zagranicznej. Dieta zagraniczna to właśnie kwota, jaką pracodawca przekazuje pracownikowi za poniesione wydatki dodatkowe. Jej wysokość ustala minister pracy i polityki społecznej, a następnie ujmuje się ją w stosownym rozporządzeniu.

Pracodawca ma prawo wypłacić pracownikowi dietę zagraniczną w kwocie wyższej niż w tej określonej przepisami prawa, jednak nie może być ona niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Dieta zagraniczna – zasady naliczania

Dieta zagraniczna nie jest określana w kwocie stałej. Jej wysokość różni się w zależności od kraju, do którego dany pracownik zostaje wysłany w podróż zagraniczną. To od kwoty diety dobowej wylicza się wysokość przysługującej diety zagranicznej.

Naliczanie diety zagranicznej

za każdą pełną dobę delegacji

100% diety

za niepełny dzień podróży

1/3 diety – do 8 godzin delegacji

1/2 diety – za 8 do 12 godzin

100% diety – ponad 12 godzin podróży

Obowiązujące stawki diet zagranicznych znajdziesz w artykule: Diety zagraniczne – ryczałty przysługujące z tytułu podróży zagranicznej.

Wyżywienie a diety zagraniczne

Nawet jeżeli pracodawca zapewnia swojemu pracownikowi pełne wyżywienie w trakcie podróży służbowej, to i tak zobowiązany jest on do wypłaty 25% diety dobowej.

W przypadku gdy pracodawca gwarantuje wyżywienie tylko częściowe, pracownikowi należy się odpowiednio:

  • 15% diety na śniadania;
  • 30% diety na obiady;
  • 30% diety na kolacje.

Ile wynosi dieta zagraniczna dla pracownika? Nie ma stałej określonej kwoty. Jej wysokość uzależniona jest od kilku czynników: miejsca, do którego pracownik się wybiera, czasu trwania podróży, sposobu komunikacji, kosztów poniesionych na podróż oraz faktu, czy wyżywienie finansowane jest przez pracodawcę.