Rozliczenie PIT pracownika – jak robić to prawidłowo?

Aktualnie w gąszczu przepisów podatkowych, nowych „ładów”, wyłączeń od wyłączeń podatkowych i innych instytucji, które na papierze mają ulżyć klasie pracującej, bardzo łatwo się pogubić. Mimo opodatkowania osób pozostających w stosunku pracy jednym systemem podatkowym – skalą podatkową 12% i 32% – stwierdzenie, ile podatku dochodowego będą musieli zapłacić, jest prawdziwym wyzwaniem. Kwota, jaką pracodawca przeznacza na pracownika, nie jest kwotą brutto, jaką otrzymuje pracownik. Z kolei kwota brutto wynagrodzenia nie jest tym, co otrzymuje on „do kieszeni”. Nic dziwnego, że część zatrudnionych osób nawet nie wie, że płaci podatki od swojej aktywności zawodowej. Na szczęście dla nich wszelkie obowiązki związane z rozliczaniem podatku dochodowego w ciągu roku spoczywają na pracodawcy. W jaki sposób należy rozliczać PIT pracownika? O tym poniżej.

Rozliczenie PIT pracownika – urząd skarbowy musi wiedzieć wszystko

Wszelkie rozliczenia podatku dochodowego osób zatrudnionych w ciągu roku (tj. wpłacanie zaliczek) spoczywa na barkach pracodawcy. Obowiązkiem pracownika jest jedynie złożenie zeznania podatkowego PIT-37 za zeszły rok. Z tego powodu przedsiębiorca z chwilą zatrudnienia podwładnego staje się płatnikiem podatku.

Zanim jednak będzie on mógł rozpocząć uiszczanie zaliczek na podatek dochodowy za pracownika, musi zgłosić do organu skarbowego dane osoby, która będzie odpowiedzialna w jego firmie za rozliczanie wynagrodzeń. Przedsiębiorca może dokonywać obliczenia, poboru i wpłaty do urzędu zaliczek na podatek samodzielnie lub też może wyznaczyć do tego któregoś z zatrudnionych.

Dane, jakie należy zgłosić, to:

• imię lub imiona;
• nazwisko;
• adres korespondencyjny.

Osobę odpowiedzialną za rozliczanie pracowników zgłasza się do organu skarbowego w terminie do 20. dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym dokonano pierwszej wypłaty wynagrodzenia na rzecz pracownika. Jeżeli przedsiębiorca zmieni osobę zajmującą się kadrami, powinien zgłosić to w urzędzie w ciągu 14 dni.

PIT pracownika a przychód ze stosunku pracy

Ustaliliśmy już, że w momencie zatrudnienia pracownika pracodawca staje się płatnikiem zaliczek na podatek dochodowy. Aby jednak móc prawidłowo je wyliczyć, musi ustalić kwotę przychodów ze stosunku pracy. Do przychodów tych zalicza się wszelkie wypłaty pieniężne oraz nieodpłatne świadczenia w naturze lub też ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. Przychód powstaje w miesiącu, w którym pracodawca faktycznie wypłacił wynagrodzenie. Nie ma tutaj znaczenia umowny termin, w jakim przedsiębiorca zobowiązał się dokonywać przelewów.

Jak wskazałem, przychód pracowniczy może mieć wiele źródeł. Wśród nich możemy wskazać między innymi:

• wynagrodzenia zasadnicze;
• wynagrodzenia za nadgodziny;
• ekwiwalent za niewykorzystany urlop;
• dodatki, nagrody i premie;
• świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika;
• wartość innych nieodpłatnych świadczeń.

Mimo że często kwestia ta jest traktowana po macoszemu, to pracodawca powinien pamiętać o wszystkich świadczeniach nieodpłatnych, z jakich skorzystał pracownik. Są to te świadczenia w naturze, z jakich osoba zatrudniona skorzystała dobrowolnie, lub które zostały spełnione w jego interesie i które przyniosły mu korzyść. Wartość takich świadczeń należy ustalać, biorąc pod uwagę ceny rynkowe.

Auto służbowe to również przychód ze stosunku służbowego

Wyjątek od powyższego stanowi rozliczenie użytkowanego przez pracownika samochodu służbowego. Tutaj ustawodawca rozwiązał to inaczej niż wyliczenie ceny rynkowej. Jeżeli pracownik używa samochodu wyłącznie do celów służbowych, świadczenia tego nie wlicza się do przychodu ze stosunku pracy (nie ma w tym interesu pracownika).

Jeżeli jednak auto udostępnione jest również do celów prywatnych, pracownik osiąga z tego tytułu przychód. W takim wypadku ustala się go w sposób zryczałtowany w następujący sposób:

• 250 zł miesięcznie – dla samochodów z silnikiem spalinowym o mocy nieprzekraczającej 60 KW (około 81 KM) oraz dla samochodów elektrycznych i napędzanych wodorem;
• 400 zł miesięcznie – dla pozostałych pojazdów.

PIT pracownika a koszty uzyskania przychodów

Pracodawca, jako płatnik, ma obowiązek co miesiąc odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy swoich pracowników. W pierwszej kolejności należy ustalić kwotę dochodu. Robi się to, odejmując od przychodu koszty uzyskania przychodów.

Koszty uzyskania przychodów przy umowie o pracę są zryczałtowane. Oznacza to, że niezależnie od wysokości wynagrodzenia są takie same. Koszty te wyglądają następująco:

• 250 zł miesięcznie, jeżeli pracownik nie dojeżdża do pracy z innej miejscowości, oraz
• 300 zł miesięcznie, jeżeli dojeżdża z innej miejscowości.

Następnie od przychodów trzeba odjąć również składki na ubezpieczenia. Tak wyliczona kwota stanowi podstawę opodatkowania, od której ustalana jest zaliczka na podatek dochodowy.

PIT pracownika a zaliczka na podatek dochodowy

PIT pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę wylicza się według skali podatkowej. Aktualnie podatek dochodowy od osób fizycznych wynosi:

• 12% w miesiącach, w których łączny dochód pracownika nie przekroczył 120 tys. zł;
• 32% od miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie limitu 120 tys. zł. Wyższa stawka dotyczy wyłącznie wynagrodzenia ponad wskazany limit.

Tak wyliczoną zaliczkę wpłaca się na rachunek urzędu skarbowego. Zaliczka może być jednak dodatkowo pomniejszona, o czym trzeba pamiętać przed wykonaniem przelewu. Więcej o tym poniżej.

PIT pracownika a kwota zmniejszająca podatek

Dzięki wprowadzeniu wyższej kwoty wolnej od podatku zaliczkę można dodatkowo pomniejszyć. Dzieje się tak jednak tylko w przypadku, gdy dochody pracownika nie przekroczą 120 tys. zł rocznie oraz zatrudniony złożył w trakcie roku podatkowego właściwe oświadczenie na formularzu PIT-2. Taki formularz może zostać złożony w dowolnym dniu w trakcie roku. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w kilku zakładach, może je złożyć jedynie w jednym miejscu. Kwotę zmniejszającą podatek zaczyna się odliczać, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracodawcy zostało przekazane oświadczenie PIT-2.

Jeśli powyższe warunki zostały spełnione, zaliczkę pomniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 300 zł. Powyższe wynika z kwoty wolnej od podatku. Wynosi ona 30 tys. zł. Stawka 12% od tej kwoty to 3600 zł. Dzieląc ją na 12, otrzymujemy wskazane wyżej 300 zł.

W przypadku gdy pracownik nie zdecyduje się złożyć oświadczenia PIT-2, wówczas pracodawca nie pomniejsza zaliczek na podatek w trakcie roku. Pracownik dokonuje tego samodzielnie w PIT-37 w zeznaniu rocznym.

Ulgi podatkowe a zaliczka na podatek

Prawodawca, oprócz kwoty wolnej od podatku, przewidział również inne ulgi skierowane dla wybranych grup pracowników. Jeżeli zatem pracownik złoży oświadczenie (PIT-2) w przedmiocie którejś z nich, wówczas pracodawca nie pobiera zaliczki do kwoty 85 528 zł. Zwolnienia te powstają z tytułu:

• uzyskiwania przychodów przez pracowników po osiągnięciu przez nich wieku emerytalnego i niepobierania emerytury;
• sprawowania władzy rodzicielskiej lub pełnienia funkcji opiekuna prawnego w stosunku do co najmniej 4 dzieci;
• przeniesienia na terytorium Polski swojego miejsca zamieszkania.

W przypadku ulgi dla młodych, tj. dla pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, w oparciu o odbywaną praktykę absolwencką oraz staż uczniowski, pracownik nie musi składać oświadczenia. PIT-2 jest wymagany jedynie wówczas, gdy pracownik chce, aby pracodawca pobierał zaliczki PIT bez uwzględniania ulgi.

PIT pracownika a termin zapłaty zaliczki

Jak wskazano na wstępie, zaliczkę PIT pracownika uiszcza się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracodawca faktycznie wypłacił wynagrodzenie.

Zaliczki na PIT pracownika wpłaca się na mikrorachunek pracodawcy (nie pracownika, jeśli taki posiada).

Obowiązki pracodawcy na koniec roku podatkowego

Oprócz comiesięcznego uiszczania zaliczek na podatek dochodowy pracodawca ma także dodatkowe obowiązki, które powstają wraz końcem roku podatkowego. Wtedy to musi on sporządzić imienne informacje o wysokości dochodów pracowników, tj. PIT-11 i PIT-R, oraz zbiorcze deklaracje o pobranym podatku, czyli PIT-4R oraz PIT-8AR.

W formularzu PIT-11 wykazuje się dochody ze stosunku pracy oraz dochody inne, np. z tytułu umowy zlecenia czy umowy o dzieło. Formularz ten pracodawca wysyła pracownikowi oraz do urzędu skarbowego. Pozostałe formularze trzeba przesłać wyłącznie do organu.