Zwrot kosztów za delegację - rodzaje kosztów
Na co dzień pracuje w jednym miejscu - w siedzibie firmy. W zeszłym tygodniu pracodawca przekazał mi informację, że ze względu na okres urlopowy, przez tydzień będę musiał pracować w filii naszej firmy w innej miejscowości. Będę zmuszony jeździć codziennie do pracy zamiast 14 km jakieś 55. Czy mogę liczyć na zwrot kosztów za delegację?
Stefan, Elbląg
Pracownik, który zatrudniony jest na umowę o pracę i jako miejsce wykonywania pracy ma wyraźnie wskazaną jedną lokalizację, jako delegację traktuje każdy wyjazd służbowy, który wykonuje na wyraźne polecenie przełożonego. Jeśli pracodawca nie zapewni pracownikowi transportu w podróży służbowej, pracownik ma prawo zwrócić się do pracodawcy o zwrot kosztów za delegację. Ponadto w niektórych przypadkach może liczyć również na dietę, a także inne koszty związane z podróżą.
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Zwrot kosztów za delegacje - podróż
To pracodawca określa, jakim środkiem transportu ma przemieszczać się pracownik. W zależności od odległości może to być pociąg, autobus czy nawet samolot. Za wszystkie te środki transportu należy się pracownikowi zwrot kosztów za delegację, w tym kosztów biletów. W sytuacji, kiedy pracownik zostaje wysłany w podróż służbową autem służbowym, wtedy nie należy się mu zwrot kosztów przejazdu, chyba że w trakcie tej podróży tankował on auto z prywatnych środków. Często jednak zdarza się tak, że pracodawca pozwala pracownikowi odbyć podróż służbową autem prywatnym. W takiej sytuacji pracownikowi oblicza się należny zwrot kosztów według przepisów dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W takim przypadku ustala się stawkę kwotową za 1 kilometr przebiegu. Wypłacana kwota jest wynikiem iloczynu faktycznie przejechanych kilometrów oraz obowiązującej w tym czasie stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Stawki te wynoszą odpowiednio:
- dla samochodów osobowych o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł
- dla samochodów osobowych o pojemności ponad 900 cm3 – 0,8358 zł;
- dla motocykli – 0,2302 zł;
- dla motorowerów – 0,1382 zł.
Dieta jako zwrot kosztów za delegację
W związku z tym, że podróż służbowa wiąże się dla pracownika z większymi kosztami wyżywienia, pracownikowi za ten czas przysługuje zwrot kosztów za delegację, w tym tak zwana dieta.
Czas podróży ustala się od wyjazdu do powrotu z delegacji. Przy ustaleniu wysokości należnej diety należy wziąć pod uwagę:
dla podróży trwającej nie dłużej niż dobę:
- od 8 do 12 godzin - połowa diety;
- powyżej 12 godzin - dieta w pełnej wysokości;
oraz dla podróży dłuższej niż doba:
- za każdą pełną dobę - dieta w pełnej wysokości;
- za dobę rozpoczętą i trwającą ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości;
- za dobę rozpoczętą, trwającą do 8 godzin - połowa diety.
Nocleg
Przepisy regulujące podróże służbowe przewidują dla pracownika możliwość zwrotu kosztów za delegację, w tym noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym takie usługi. Wysokość poniesionych kosztów pracownik powinien udokumentować pracodawcy rachunkiem lub fakturą. Maksymalny koszt noclegu nie powinien przekroczyć kwoty dwudziestokrotności stawki diety, a więc 900 zł za dobę hotelową. Jeśli pracownik nie przedłoży tego typu dokumentów, wówczas otrzymuje tzw. ryczałt za nocleg. Wynosi on 150% wartości diety, czyli 67,50 zł. Pracownik ma prawo do ryczałtu za nocleg, gdy nocleg ten trwał minimum 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00 rano. Ryczałt należny jest pracownikowi w sytuacji, gdy:
- pracodawca nie zapewnia noclegów w czasie trwania podróży,
- pracownik nie posiada rachunków ani faktur stwierdzających wysokość poniesionych na noclegi kosztów.