Poradnik Pracownika

Nadmiar obowiązków – jak sobie z nim radzić?

Pewnie każdemu z nas to się zdarzyło – nagle spadł na nas nadmiar obowiązków, że nie do końca wiedzieliśmy, jak sobie z nimi poradzić. Czasami musieliśmy robić wszystko na raz i siedzieć nad nimi całymi dniami, czasami rozgrzebaliśmy te, które nie były zbyt ważne i tak się na nich skupiliśmy, że zapomnieliśmy o tym, ile jeszcze nas czeka. Nie zawsze jest to wina naszych problemów z organizacją czasu, niejednokrotnie zadań jest po prostu zbyt wiele. Nadmiar obowiązków może być frustrujący, przytłaczający i może sprawić, że zupełnie stracimy motywację do pracy. Jak sobie z tym radzić? Podpowiadamy w artykule!

Nadmiar obowiązków – jak z nim walczyć?

Wracamy z urlopu, po zwolnieniu lub po prostu w firmie zaczyna się gorący okres i co chwilę otrzymujemy nowe zadanie do wykonania. Zaczynamy robić wszystko jednocześnie, nie wiemy, w co ręce włożyć i czujemy, że sytuacja nas przerasta. Jak już wspominaliśmy, nadmiar obowiązków może prowadzić nie tylko do przemęczenia i frustracji, lecz także znacznie zmniejszyć naszą motywację. Jak z nim walczyć?

Rozwiązaniem może być rozmowa

Przede wszystkim musimy się zastanowić, czy nadmiar obowiązków, jaki na nas spadł wynika z tego, że nie do końca potrafimy zapanować nad organizacją naszej pracy, czy może po prostu otrzymaliśmy zdecydowanie więcej zadań od przełożonego, niż możemy realnie wykonać. Jeśli okaże się, że mimo starań i tak nie jesteś w stanie wszystkiego wykonać w terminie, nawet jeśli robisz nadgodziny, możliwe, że otrzymałeś nadmiar obowiązków. W takim przypadku zdecydowanie warto porozmawiać z przełożonym – nie zawsze musi być to zrobione z premedytacją, wręcz przeciwnie, przełożony mógł po prostu zapomnieć, co zlecił ci wcześniej i dlatego dokłada ci kolejne wymagające zadania, które przeistaczają się w nadmiar obowiązków. Nie bój się zgłosić swoich wątpliwości.

Zastosuj matrycę Eisenhowera

Jeśli jednak nadmiar obowiązków wynika z twojego sposobu zarządzania czasem, musisz popracować nad swoją organizacją. Z pewnością proces może być długotrwały i wymagający, jednak z czasem nabierzesz pewnych nawyków, które pomogą ci w walce z nadmiarem obowiązków. Pomocne może okazać się wykorzystanie matrycy Eisenhowera. Na czym polega? Na rozłożeniu swoich zadań na IV ćwiartki

I. zadania ważne i pilne – takie, które mają ściśle określony termin oddania i są istotne w danej chwili, na przykład mogą zastopować dalsze działania, wynikają z kryzysu itp.

II. zadania mało pilne i ważne – te zadania nie mają określonego terminu, jednak zdecydowanie są istotne dla naszej pracy czy naszego życia prywatnego, może to być na przykład rozwijanie hobby, uprawianie sportu czy budowanie relacji

III. zadania mało ważne i pilne – są to takie zadania, które nie do końca wychodzą z naszej inicjatywy, nie mamy na nie wpływu, nie do końca łączą się z naszym rozwojem czy wykonywaną pracą, jednak musimy je wykonać

IV. zadania mało ważne i mało pilne – czyli wszystko to, co nie wpływa na nasz rozwój i pracę, nie przynosi żadnych zmian, zazwyczaj zajmuje nasz czas i sprawia, że go marnujemy.

Warto mieć świadomość, że na żadną z ćwiartek nie powinno poświęcać się zbyt wiele czasu, jeśli skupimy się tylko na pierwszej, będziemy odczuwać duży stres, stracimy energię, będziemy przemęczeni, a tym samym często czas wolny poświęcimy w pełni na IV ćwiartkę. Pamiętajmy także o ćwiartce II – sam fakt, że nie ma narzuconego terminu może sprawiać, że będziemy odkładać zadania w niej zawarte przez długi czas, a są one dla nas bardzo ważne. Ćwiartka III to często takie zadania, które wykonujemy za kogoś, im więcej jest ich w naszym harmonogramie, tym bardziej mamy wrażenie, że nie robimy niczego wartościowego, co wpływa na nasz rozwój. Może to wpływać na poziom motywacji i znacznie go obniżać. Nie dajmy się również zatracić ćwiartce IV – to miejsce pełne rozpraszaczy, spędzania czasu na czymś, co w gruncie rzeczy nie daje nam satysfakcji. Oczywiście takie zadania czasami są potrzebne, ponieważ pomagają oderwać się od codzienności, jednak w nadmiarze więcej z nich szkody nich pożytku.

Podzielmy więc swoje zadania, pamiętając, żeby nie zatracić się w żadnej z ćwiartek. Zadania z pierwszej z nich są pilne i ważne, musimy je wykonać, jednak wyznaczmy sobie zakres do zrobienia, a pozostały czas wykorzystajmy na wypełnianie zadań z ćwiartki II. Warto również starać się, aby w naszej codziennej pracy nie było zbyt wielu zdań z ćwiartki III, oczywiście bywa niezbędna, jednak przez nadmiar obowiązków tego typu, nie mamy już czasu na nasze zadania.

Odetnij się od rozpraszaczy

Zmorą naszych czasów są wszechobecne rozpraszacze – wszędzie mamy powiadomienia, niemal ciągle jesteśmy online, robimy jedną rzecz, ale zaraz skupiamy się na drugiej. To z pewnością nie pomaga nam uporać się z nadmiarem obowiązków. Dlatego przed przystąpieniem do pracy warto w miarę możliwości wyłączyć telefon, a przynajmniej powiadomienia, wyciszyć wszystkie niepotrzebne dźwięki, a jeśli nie pracujemy online, wyłączyć również internet. Uporanie się z rozpraszaczami bywa naprawdę trudne, ale bez nich nasza praca będzie znacznie bardziej efektywna.

Planuj

Odpowiedzią na nadmiar obowiązków jest, tak znienawidzone przez wielu, planowanie. Mówi się o nim bardzo dużo, w związku z tym ludzie podchodzą do tego sposobu sceptycznie, jednak nie da się ukryć, że rozplanowanie obowiązków może być kluczowe. Przede wszystkim będziemy mieli jasny ogląd na to, ile zadań jeszcze przed nami i o niczym nie zapomnimy. Odhaczanie kolejnych działań działa również motywująco!

Wyznaczaj priorytety

Głównym problemem w planowaniu zadań jest to, że nie wyznaczamy sobie zadań priorytetowych, a w związku z tym spędzamy dużo czasu na obowiązkach, które nie są pilne i ważne, a te najtrudniejsze czy najistotniejsze zostawiamy nietknięte. Dlatego jeśli już znamy listę swoich zadań, musimy wyznaczyć te, które są naszym priorytetem i na nich skupić się w pierwszej kolejności. Jeśli natomiast wszystkie zadania są tak samo istotne, pogrupujmy je według trudności i postarajmy się zacząć właśnie od tych, które wymagają najwięcej pracy.