Wniosek o okazjonalną pracę zdalną - jakie dane wpisać?

7 kwietnia 2023 roku zaczęła obowiązywać nowelizacja Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw z 1 grudnia 2022 roku, która wprowadziła okazjonalną pracę zdalną. Jak z tego skorzystać? Jak wygląda wniosek o okazjonalną pracę zdalną? Przeczytaj poniższy artykuł i sprawdź szczegóły dotyczące korzystania z okazjonalnej pracy zdalnej.

Okazjonalna praca zdalna

W szczególnych przypadkach pracownik może złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną, której wymiar nie może przekraczać 24 dni w roku kalendarzowym.

Przepisy określają, że taki typ pracy winien być incydentalny i realizowany w szczególnych przypadkach. Ustawodawca w uzasadnieniu do projektu wskazał przykłady, kiedy możliwe jest skorzystanie z okazjonalnej pracy zdalnej:

• opieka nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny;
• potrzeba wyjazdu do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych (pracownik będzie mógł wykonywać pracę zdalną).

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną

Przykład 1.

Pan Adam w związku z wystawą modeli lotniczych, w której uczestniczy i która odbędzie się kilkaset kilometrów od jego miejsca zamieszkania we wtorek, wystąpił do pracodawcy o pracę zdalną w poniedziałek (we wtorek ma zaakceptowany urlop). Czy może tu być zastosowana okazjonalna praca zdalna?

Tak, z wnioskiem wystąpił pracownik i jest ona stosowana tylko ze względu na potrzebę pracownika.

Przykład 2.

Syn pani Karoliny jest przeziębiony i uznała ona, że nie powinien w takim stanie iść danego dnia do szkoły, ale nie wymaga wizyty u lekarza. Pani Karolina zdecydowała, że sytuacja wymaga, żeby pozostała w domu, ale pozwala to na wykonywanie pracy. Dlatego złożyła wniosek o okazjonalną pracę zdalną. Czy może mieć tu zastosowanie?

Tak, z wnioskiem wystąpił pracownik i okazjonalna praca zdalna jest stosowana tylko ze względu na jego potrzebę.

Kodeks pracy określa jedynie limit dni pracy zdalnej w danym roku, ale nie ogranicza możliwości wnioskowania jedynie o pojedyncze dni takiej pracy – pracownik może także złożyć wniosek o pracę zdalną przez kilka czy kilkanaście dni.

Ponadto przepisy nie przewidują proporcjonalnego przeliczania limitu okazjonalnej pracy zdalnej w zależności od wymiaru czasu pracy pracownika.

W sytuacji gdy pracownik nie wykorzysta 24 dni home office w danym roku kalendarzowym, wymiar okazjonalnej pracy zdalnej nie zwiększy się w roku kolejnym. Niewykorzystane dni nie staną się zaległymi jak w przypadku urlopu wypoczynkowego.

Jakie dane powinno wpisać się na wniosku?

Ustawodawca nie wprowadził wzoru wniosku o okazjonalną pracę zdalną. Każdy pracodawca albo pracownik może przygotować swój własny wzór, na którym powinny znaleźć się takie dane jak:

• dane pracodawcy i pracownika;
• data/okres, w jakich będzie wykonywana okazjonalna praca zdalna;
• miejsce wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej;
• oświadczenie pracownika o:
• zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego, zasadami BHP przy wykonywaniu pracy zdalnej, procedurami ochrony danych osobowych i przestrzeganiu ich,
• uzgodnieniu zasady kontroli pracy zdalnej.

Przepisy nie określają, czy we wniosku należy podawać uzasadnienie do wykonywania pracy zdalnej. Jednak podanie przyczyny z pewnością wpłynie na decyzję pracodawcy o wyrażeniu zgody na taki typ pracy.

Wniosek pracownika może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Nie jest tu wymagany podpis elektroniczny.

Czy pracodawca może nie zgodzić się na wykonywanie pracy zdalnej?

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca może odmówić pozytywnego rozpatrzenia wniosku.

Obecnie przedmiotem sporu interpretacyjnego między prawnikami jest to, czy pracodawca powinien podać przyczynę odmowy, czy też jedynie musi to zrobić wtedy, gdy są to np. prace niebezpieczne albo związane z przekroczeniem dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych.

Czy miejsce wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej powinno być uzgodnione z pracodawcą?

We wniosku należy podać miejsce wykonywania pracy zdalnej. Jest to konieczne, ponieważ pracodawca może się na nie nie zgodzić.

Czy otrzymasz zwrot za pracę zdalną?

W przypadku pracy zdalnej nie stosuje się art. 67²⁴ kp, czyli pracodawca nie pokrywa żadnych kosztów z nią związanych. Oczywiście pracodawca może uzgodnić z pracownikiem zwrot takich kosztów.

Przykład 3.

Pan Jan złożył wniosek o 10 dni okazjonalnej pracy zdalnej, po zakończeniu wystąpił z żądaniem zwrotu kosztów zużycia energii elektrycznej. Czy otrzyma zwrot?

W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca nie ma obowiązku pokrycia kosztów energii elektrycznej. Jeżeli zwrot takich kosztów nie został wcześniej uzgodniony, to pracownik go nie otrzyma.

Natomiast przy okazjonalnej pracy zdalnej nie został wyłączony art. 67²⁵ kp i jeżeli pracodawca ustali z pracownikiem, że będzie pokrywać koszty pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie, wówczas rozliczenia te będą korzystać z tego zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania. 

Czy można wykorzystać więcej niż 24 dni?

Wyczerpanie limitu pracy okazjonalnej nie pozwala na dalsze kwalifikowanie pracy zdalnej jako okazjonalnej. Praca taka (od 25. dnia) wymagałaby m.in. określenia w porozumieniu zawartym z pracownikiem zasad pracy zdalnej.

Przykład 4.

Pan Kamil w danym roku kalendarzowym intensywnie wnioskuje o pracę zdalną okazjonalną. Pracodawca akceptuje wnioski i dosyć szybko zostaje wyczerpany jej limit (24 dni w roku kalendarzowym). Czy pan Kamil może złożyć wniosek o 25. czy 26. dzień pracy zdalnej okazjonalnej?

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną w tym przypadku powinien być odrzucony. Pan Kamil mógłby złożyć taki dokument i mógłby on zostać zaakceptowany, gdyby był to wniosek o „zwykłą” pracę zdalną świadczoną naprzemiennie z pracą w dotychczasowym miejscu.

Na czym polega kontrola okazjonalnej pracy zdalnej?

Według art. 67³³ § 3 kp pracodawca będzie ustalał z pracownikiem zasady:

• kontroli wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej;
• kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym procedur ochrony danych osobowych).

W tych ustaleniach powinny znaleźć się informacje o zakresie kontroli i sposobie jej realizacji.

Okazjonalna praca zdalna to zdecydowana nowość i pracodawcy oraz pracownicy muszą nauczyć się z niej korzystać. Co ważne, nie ma wielu regulacji z nią związanych, dlatego stosunkowo łatwo będzie można ją stosować.