Czy zapewnienie sprzętu do wykonywania pracy zdalnej to obowiązek pracodawcy?

Globalne wyzwania ostatnich 3 lat wymusiły na firmach podjęcie wielu nowych działań, które w dotychczasowej praktyce związanej z zatrudnianiem były zbędne lub miały co najwyżej incydentalny charakter. Z pewnością organizacja pracy w formie zdalnej stanowiła nowe doświadczenie dla wielu przedsiębiorców. Przepisy antykryzysowe wprowadziły pewne rozwiązania prawne w tym zakresie, ale czy są one wystarczające? Jedno z pytań, jakie się pojawia w tym kontekście, brzmi: „Czy w obowiązku pracodawcy leży zapewnienie sprzętu do wykonywania pracy zdalnej pracownikowi ?”.

Praca zdalna – informacje ogólne

Wyjaśnienie, co należy rozumieć przez pojęcie „praca zdalna”, zawarto w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 roku.

Cechami konstytuującymi pojęcie pracy zdalnej są zatem następujące czynniki:

• możliwość polecenia takiej pracy w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii (ogłoszonego z powodu COVID-19) oraz w okresie 3 miesięcy po odwołaniu 1 z tych stanów,
• wykonywanie pracy zdalnej odbywa się w wyznaczonych ramach czasowych,
• przedmiotem pracy zdalnej jest rodzaj pracy określony w umowie o pracę,
• praca zdalna jest świadczona poza miejscem jej stałego wykonywania.

Kolejny ważny element, jaki powinien być uwzględniony przy poleceniu pracy zdalnej, to możliwości techniczne i lokalowe do wykonywania takiej pracy oraz umiejętności pracownika do świadczenia pracy w tym trybie. 

Praca zdalna może w zasadzie obejmować dowolne czynności, jednak przytoczony zapis wskazuje na prace wykonywane przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (systemy teleinformatyczne, telefonia komórkowa). Wspomniano ponadto o wykonywaniu części wytwórczych oraz świadczeniu usług materialnych.

Należy pamiętać, że polecenie pracy zdalnej może być przez pracodawcę cofnięte w każdym czasie.

Narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy zdalnej – obowiązki pracodawcy

Czy zapewnienie narzędzi oraz materiałów niezbędnych do realizacji czynności służbowych w formie zdalnej jest obowiązkiem pracodawcy – odpowiedź na to pytanie została zawarta w art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 2 marca 2020 roku.

W przytoczonym przepisie jest jeszcze mowa o obsłudze logistycznej, przez co należy rozumieć usługi o charakterze transportowym, a także zapewnienie prac serwisowych w razie awarii sprzętu lub konieczności konserwacji.

Przykład 1.

Pracodawca polecił pracownikowi pracę zdalną w miejscu zamieszkania zatrudnionego. Praca ma polegać na przygotowywaniu określonej liczby przesyłek pocztowych i paczek. Do tego celu jest potrzebna specjalna maszyna oraz materiały do wykonania przesyłek. Obowiązkiem pracodawcy w tym przypadku jest dostarczenie pracownikowi wymienionych przedmiotów, instalacja urządzeń oraz regularne przeglądy techniczne (konserwacja). Powierzenie takiej pracy jest możliwe, gdyż pracownik dysponuje odpowiednimi warunkami lokalowymi. 

Możliwość wykorzystania przy pracy zdalnej narzędzi lub materiałów nieudostępnionych przez pracodawcę

Przepisy ustawy z dnia 2 marca 2020 roku umożliwiają także wykorzystanie przy pracy zdalnej narzędzi oraz materiałów, które nie zostały udostępnione pracownikowi przez pracodawcę. Muszą być jednak ku temu spełnione określone warunki. 

Przykład 2.

Pracodawca polecił pracownikowi pracę zdalną na okres kilku miesięcy. Zajęcia zlecone zatrudnionemu mają polegać na prowadzeniu obsługi klientów firmy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Pracodawca i pracownik postanowili, że w tym celu pracownik będzie korzystał z własnego sprzętu komputerowego oraz oprogramowania, ponieważ zapewniają one wystarczającą ochronę informacji poufnych i informacji istotnych z punktu widzenia ważnych interesów pracodawcy. 

W tym kontekście pozostaje jeszcze kwestia ustalenia należności ewentualnie przyznanych pracownikowi z tytułu zużycia sprzętu oraz wyższych opłat w związku ze zwiększonym poborem energii elektrycznej. Przepisy ustawy z dnia 2 marca 2020 roku nie zawierają wskazówek w tym zakresie. Uzgodnienia w tym przedmiocie należą do pracodawcy i pracownika – wydaje się zasadnym określenie np. comiesięcznego ryczałtu rekompensującego pracownikowi zwiększone koszty eksploatacji.

Czy zapewnienie sprzętu do wykonywania pracy zdalnej to obowiązek pracodawcy? Podsumowanie

Kwestie organizacji pracy w formie zdalnej regulują przepisy ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych i trzeba stwierdzić, że unormowania te, z założenia tymczasowe, są dość lakoniczne. Mimo to wspomniany akt prawny zawiera ważny zapis, zgodnie z którym narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną zapewnia pracodawca. Pod pewnymi warunkami pracownik może także używać narzędzi własnych.