Wyjazd socjalny a nieobecność pracownika

Nieobecność pracownika może być wywołana różnymi zdarzeniami. Czy w takiej sytuacji zatrudniony traci prawo do jakichkolwiek świadczeń socjalnych? A może ma to związek z powodem nieobecności w pracy lub rodzajem wsparcia socjalnego? Czy pracodawca, który organizuje wyjazd socjalny może żądać od pracownika zwrot kosztów wyjazdu? Sprawdź to!

Świadczenia socjalne

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nie jest obowiązkowy w każdym zakładzie pracy. Wszystko zależy tak naprawdę od liczby zatrudnionych pracowników. Zgodnie bowiem z obowiązującymi przepisami ZFŚS muszą utworzyć pracodawcy, którzy zatrudniają:

• co najmniej 50 pracowników,
• co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, o ile z wnioskiem o utworzenie Funduszu wystąpi zakładowa organizacja związkowa.

W ramach ZFŚS pracodawca może udzielać zatrudnionym różnego rodzaju wsparcia na zaspokojenie ich potrzeb, które nie są związane z wykonywaniem codziennych obowiązków zawodowych. Do najpopularniejszych świadczeń socjalnych należą wczasy pod gruszą, korzystne pożyczki firmowe, prezenty świąteczne oraz wyjazdy zakładowe.

Rodzaj świadczeń oferowanych w danej firmie, ich wysokość oraz dokładne zasady przyznawania powinny być unormowane w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Bardzo często pracodawca rozdziela świadczenia według kryterium dochodowego pracownika oraz faktu złożenia wniosku o przyznanie konkretnego wsparcia. Możliwe jest oczywiście stosowanie ogólnej zasady, zgodnie z którą prawo do świadczeń jest takie samo dla wszystkich zatrudnionych i powstaje bez konieczności dopełnienia z ich strony jakichkolwiek formalności.

Obowiązek korzystania ze świadczeń socjalnych

Żaden pracownik nie ma tak naprawdę obowiązku korzystania z jakiegokolwiek wsparcia socjalnego ze strony pracodawcy. Ze względu jednak na charakter takich świadczeń zatrudnieni z reguły chcą otrzymywać je w możliwie jak największej wysokości. Jeśli w danym zakładzie pracy przełożony nie jest zobligowany tworzyć ZFŚS, to pracownicy, rzecz jasna, nie mogą go do tego zmusić w żaden sposób – np. powołując się na fakt funkcjonowania Funduszu w innych przedsiębiorstwach podobnego typu albo swoją złą sytuacją materialną lub rodzinną.

Odmowa udzielenia świadczenia socjalnego nigdy nie może być arbitralną decyzją pracodawcy. Może on tego dokonać wyłącznie wtedy, gdy dany pracownik nie spełni wymogów do uzyskania wsparcia. Warunki przyznawania świadczeń socjalnych powinny być określone we właściwym regulaminie w jak najbardziej precyzyjny sposób. Taka regulacja oznacza możliwość uzyskania prawa do świadczeń socjalnych nawet przez nieobecnych pracowników, np. przebywających aktualnie na urlopach bezpłatnych, wychowawczych, rodzicielskich, wypoczynkowych lub zdrowotnych. Oczywiście działa to także w drugą stronę – jeśli regulamin ZFŚS przewiduje, że nieobecny pracownik nie ma prawa do żadnego świadczenia lub do świadczeń określonego rodzaju, to wówczas będzie to zapis wiążący dla każdego zatrudnionego.

Przykład 1.

Czy pracownik ma prawo do świadczenia socjalnego pod postacią pożyczki firmowej, jeśli złożył wniosek o jej przyznanie na tydzień przed udaniem się na urlop wychowawczy?

Tak, pod warunkiem, że regulamin ZFŚS nie przewiduje zakazu przyznawania takich pożyczek osobom przebywającym na urlopach związanych z rodzicielstwem. Gdyby regulamin zawierał w sobie taki zakaz, to możliwe jest przyznanie wnioskowanej pożyczki po powrocie pracownika do firmy z urlopu.

Przykład 2.

Pracownik złożył wniosek o przyznanie świadczenia socjalnego (zapomogi finansowej) na dwa dni przed tym, jak udał się na zwolnienie lekarskie. Regulamin ZFŚS przewiduje, że nie wolno udzielać żadnych świadczeń socjalnych pracownikom, którzy przebywają na jakimkolwiek urlopie lub zwolnieniu. Czy w takim przypadku pracownik utracił bezpowrotnie prawo do żądanej zapomogi?

Nie, ponieważ wniosek o przyznanie świadczenia został złożony w dniu, w którym pracownik przebywał w pracy, świadczenie powinno być przyznane, jednak można je wypłacić dopiero po powrocie zatrudnionego ze zwolnienia lekarskiego.

Wyjazd socjalny a nieobecność pracownika

Przebywanie na urlopie lub zwolnieniu lekarskim nie pozbawia pracownika statusu osoby zatrudnionej. Zgodnie z treścią art. 2 pkt 5 Ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych do osób uprawnionych do korzystania z Funduszu zaliczymy pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie ZFŚS, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu. Powyższe oznacza więc, że nieobecność pracownika nie pozbawia go prawa do wyjazdu socjalnego, jeśli tylko nie jest to zakazane w regulaminie ZFŚS. Regulamin może jednak zawierać postanowienia, zgodnie z którymi nieobecność w pracy spowodowana konkretnymi okolicznościami pozbawi daną osobę prawa do takiego świadczenia.

Przykład 3.

W regulaminie ZFŚS widnieje zapis, zgodnie z którym osoby nieobecne w pracy z powodu choroby nie mają prawa do wyjazdów socjalnych. W przedsiębiorstwie X ustalono, że 12 czerwca pracownicy będą mogli wyjechać na wyjazd w ramach ZFŚS – zapisali się na niego wszyscy zatrudnieni. Pan Jan zachorował 2 dni przed zaplanowanym wyjazdem i już 10 czerwca nie pojawił się w pracy. Czy w takiej sytuacji może on żądać zapłaty ekwiwalentu za wyjazd socjalny, który mu przepadł?

Nie, ponieważ świadczenia socjalne nie powinny być wymieniane. Dodatkowo pan Jan utracił prawo do wyjazdu socjalnego, ponieważ w czasie, gdy był on realizowany, przebywał na zwolnieniu lekarskim.

W większości przypadków pracodawcy nie pozwalają nieobecnym pracownikom na wyjazdy socjalne. Wyjątkiem jest przebywanie na urlopach związanych z rodzicielstwem. W sytuacji gdy pracownik jest na zwolnieniu lekarskim, przyznanie prawa do takiego świadczenia może być źle odebrane nie tylko przez innych zatrudnionych, ale także i przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. ZUS stoi bowiem na stanowisku, że celem zwolnienia chorobowego jest regeneracja pracownika i umożliwienie mu jak najszybszego powrotu do pracy. Jeśli w czasie zwolnienia będzie on uczestniczył w wycieczce socjalnej, istnieje możliwość, że Zakład zakwestionuje zasadność i legalność udzielonego zwolnienia. Z drugiej strony, jeśli choroba pracownika nie jest poważna, zaś wyjazd socjalny wiąże się z regeneracją zdrowia (np. wycieczka do sanatorium), teoretycznie istnieje możliwość, aby pracownik przebywający na L4 skorzystał z takiej opcji.

Przykład 4.

Pani Malwina przebywa na zwolnieniu lekarskim z powodu nawracającej alergii. W czasie jej nieobecności w pracy będzie realizowana wycieczka do pobliskiej groty solnej – pracownica zapisała się na nią w czasie, gdy była jeszcze zdrowa i przychodziła do firmy. Regulamin ZFŚS nie przewiduje żadnych ograniczeń w zakresie przyznawania świadczeń socjalnych nieobecnym pracownikom. Czy w tym przypadku kobieta może skorzystać z wyjazdu socjalnego?

Tak, ponieważ rodzaj jej choroby nie koliduje z charakterem wyjazdu pracowniczego, a nawet byłby dla niej wskazany. W przypadku ewentualnej kontroli ZUS-u zatrudniona będzie mogła argumentować swoją nieobecność w domu tym, że korzystała z wyjazdu socjalnego dla poratowania swojego zdrowia.

Przykład 5.

Pan Kamil przebywa na zwolnieniu lekarskim z powodu zapalenia płuc – lekarz wystawił mu miesięczne zwolnienie. Po upływie 3 tygodni pracownik dowiedział się, że firma organizuje wyjazd socjalny dla wszystkich zatrudnionych osób. Pan Kamil postanowił wziąć w nim udział, ponieważ czuł się dobrze, choć wyniki jego badań zdaniem lekarza nie sugerowały jednoznacznie, czy taki wyjazd nie pogorszy stanu zdrowia pacjenta. Czy w takim przypadku pan Kamil może skorzystać z wyjazdu socjalnego?

W opisywanej sytuacji pracownik nie powinien być dopuszczony do wyjazdu firmowego, ponieważ zagraża to jego zdrowiu oraz może być potraktowane przez ZUS jako naruszenie zwolnienia lekarskiego, które powinno trwać jeszcze kolejny tydzień. Pracodawca może nie dopuścić pracownika do wyjazdu.

Podsumowanie

Prawo do świadczeń socjalnych może przysługiwać także pracownikom, którzy są nieobecni w firmie np. z powodu choroby lub przebywania na urlopie. Jeśli jednak regulamin ZFŚS wprowadza zakaz przyznawania świadczeń pracownikom nieobecnym, to wówczas nie mogą oni z nich skorzystać. W przypadku wyjazdów socjalnych istotne znaczenie ma także powód absencji pracownika – gdy jest ona wywołana chorobą, to co do zasady nie powinien on uczestniczyć w wyjeździe firmowym. Zatrudniony naraża się wówczas na odpowiedzialność względem ZUS-u za niewłaściwe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego.