Wysokość świadczeń z ZFŚS dla emerytów i rencistów – czy można różnicować wartość?

Pracodawcy tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) prowadzą działalność socjalną nie tylko na rzecz pracowników oraz ich rodzin, lecz także emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny. Usługi świadczone przez pracodawców mogą przybierać różnorodne formy – począwszy od działalności kulturalno-oświatowej, na pomocy materialnej kończąc. W praktyce najbardziej popularne działania w tym zakresie sprowadzają się do przekazywania osobom uprawnionym bonów lub talonów o określonej wartości, przeznaczonych na zakup konkretnych usług lub towarów. W tym miejscu pojawia się pytanie, czy świadczenia takie należne emerytom i rencistom – byłym pracownikom danego zakładu pracy – przysługują w jednakowej wysokości dla wszystkich, czy też powinny być zróżnicowane? Powyższe kwestie omówiono w niniejszym artykule. 

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – podstawy prawne funkcjonowania

Zgodnie z art. 16 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy pracodawca, stosownie do możliwości i warunków, zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników. Przytoczony zapis kodeksowy stanowi swego rodzaju zobowiązanie dla pracodawcy, nie ma on jednak kategorycznego charakteru. 

W odniesieniu do postępowania dotyczącego tworzenia ZFŚS obowiązującymi są odrębne przepisy rangi ustawowej.

ZFŚS tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, przy czym istnieje możliwość modyfikacji odnośnie do obowiązku tworzenia funduszu oraz zakresu jego funkcjonowania – kwestie te unormowano w art. 3 i 4 ustawy o ZFŚS.

Fundusz jest tworzony z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Istnieją również odpisy szczególne na pracowników młodocianych, pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, pracowników niepełnosprawnych (o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności) oraz emerytów i rencistów – byłych pracowników firmy.

Działalność socjalna oraz osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS

Przepisy ustawy o ZFŚS określają, co należy rozumieć przez pojęcie „działalność socjalna”. Działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

W art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS wymieniono z kolei osoby mające prawo korzystać z funduszu. Oznacza to zatem, że osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są:

• pracownicy i ich rodziny;
• emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny;
• inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie określającym zasady i warunki funkcjonowania funduszu, prawo do korzystania z usług i świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS. 

Zasada przyznawania usług i świadczeń z ZFŚS oraz regulamin funduszu

Odpowiedź na pytanie, czy pracodawca powinien różnicować wartość świadczeń i usług z ZFŚS, jest zdecydowanie twierdząca. Przesądza o tym art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS.

W celu weryfikacji sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracodawca ma prawo żądać od uprawnionego udostępnienia danych osobowych, co następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może ponadto żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.

Wartość świadczeń dla emerytów i rencistów – czy różnicować świadczenia i usługi?

Sytuacja emerytów i rencistów – byłych pracowników pracodawcy, nie różni się od statusu pracowników w zakresie prawa do usług i świadczeń z ZFŚS.

Przykład 1.

Pracodawca przekazał emerytom i rencistom – byłym pracownikom – bony świąteczne podlegające wymianie na towary w określonych placówkach handlowych. Ze względu na terminy oraz chęć uproszczenia procedur postanowił on, że wszystkie bony będą miały jednakową wartość – 500 zł. Czy takie działanie pracodawcy można uznać za prawidłowe?

W świetle przytoczonego już wcześniej art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS postępowanie pracodawcy przedstawione w przykładzie należy uznać za nieprawidłowe. Nie można uznać, że wszyscy emeryci lub renciści znajdują się w identycznej lub bardzo podobnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Pracodawca powinien – zanim przekaże bony – dokonać weryfikacji warunków egzystencji każdego emeryta i rencisty – byłego pracownika firmy. Działanie takie jest czasochłonne i niekiedy uciążliwe, jednak tylko wtedy będą spełnione warunki ustawowe oraz kryteria, które należy określić w regulaminie gospodarowania środkami ZFŚS. 

Przykład 2.

Pracodawca ustalił w regulaminie ZFŚS, że emeryci i renciści – byli pracownicy zakładu pracy – będą otrzymywali dwa razy w roku bony przeznaczone na dopłatę do wypoczynku. Przysługują one w zróżnicowanej wysokości, przy czym za kryterium ich przyznawania przyjęto dochód na osobę w gospodarstwie domowym emeryta lub rencisty. Im dochód, o którym mowa, niższy, tym wartość bonu wyższa. Po przekroczeniu określonej kwoty dochodu na osobę w rodzinie prawo do bonu na dofinansowanie wypoczynku nie przysługuje.

Ustalenia podjęte przez pracodawcę wskazane w powyższym przykładzie należy uznać za zgodne z obowiązującym prawem. Wartość bonów na dofinansowanie wypoczynku została zróżnicowana na podstawie kryterium dochodu na osobę w gospodarstwie domowym, co można uznać za najbardziej obiektywny element oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (w przeciwieństwie np. do informacji tylko o wysokości świadczenia z ZUS-u). Pominięcie osób o zdecydowanie wyższych dochodach na osobę w rodzinie przy udostępnianiu bonów również należy ocenić jako zgodne z ustawą o ZFŚS.

Konieczność zróżnicowania świadczeń i usług z ZFŚS potwierdził także Sąd Najwyższy (SN) w wyroku z 16 września 2009 roku (I UK 121/0, OSNP 2011/9-10/133).

W konsekwencji ZUS i urzędy skarbowe mają prawo żądać zaliczek podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne od takich świadczeń. Warto w tym miejscu przypomnieć, że świadczenia z ZFŚS korzystają, do określonej wysokości, ze zwolnienia z PIT i z oskładkowania ZUS. 

Wysokość świadczeń z ZFŚS dla emerytów i rencistów – czy można różnicować wartość? Podsumowanie

Ustawa o ZFŚS jednoznacznie stanowi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. W celu weryfikacji tej sytuacji pracodawca ma prawo wymagać od uprawnionych odpowiednich informacji. Przekazanie osobom uprawnionym np. bonów w równej wysokości jest sprzeczne z postanowieniami ustawy o ZFŚS. Takie działanie jest dla pracodawcy oczywiście łatwiejsze, jednak pominięcie kryterium poziomu egzystencji osób uprawnionych jako elementu decydującego o przyznaniu konkretnego świadczenia i jego wysokości nie spełnia wymogów ustawowych. W takim przypadku pojawiają się dalsze konsekwencje w postaci uznania danego świadczenia jako „zwykłego” przychodu pracownika lub emeryta i rencisty, co z kolei rodzi obowiązek podatkowy i składkowy.