Poradnik Pracownika

Jak uzyskać dofinansowanie do wypoczynku z ZFŚS - czyli wczasy pod gruszą

Mało kto zdaje sobie sprawę, że może otrzymać od swojego pracodawcy pieniądze na weekendową wycieczkę, wczasy za granicą, wyjazd pod namiot, a nawet kolonie dla dzieci. Aby uzyskać takie świadczenie pracownik musi spełnić kilka warunków oraz złożyć pracodawcy odpowiedni wniosek. Zakładowy funduszu świadczeń socjalnych  (ZFŚS) zakłada finansowanie nie tylko wyjazdów, lecz również wielu innych typów działalności socjalnej, w tym również opiekę nad dziećmi. Nie wszyscy pracownicy zakwalifikują się do otrzymania dofinansowania, a także nie każdy pracodawca finansuje tego typu atrakcje. Jak zatem sprawdzić, jakie formy świadczeń oferuje pracodawca i czy się do nich kwalifikujesz?

Jakie formy działalności socjalnej finansuje ZFŚS oraz jak sprawdzić jakie oferuje twój pracodawca?

Pracodawcy zobowiązani do tworzenia ZFŚS powinni gospodarować uzyskanymi środkami ZFŚS w sposób przewidziany w ustawie z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, która oprócz zasad tworzenia określa również zasady gospodarowania tymi środkami ZFŚS.

Środki ZFŚS przeznacza się między innymi na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na różnych tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Ponadto ZFŚS finansuje:

  • usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku;

  • działalność kulturalno-oświatową i sportowo-rekreacyjną;

  • opiekę nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowaną przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego;

  • udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej;

  • udzielanie pomocy zwrotnej lub bezzwrotnej na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. Może on wybrać dowolne rodzaje działalności socjalnej wymienione powyżej.

Jakie formy wypoczynku obejmuje Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Jednym z dopuszczalnych rodzajów działalności socjalnej są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku. Wypoczynek może być:

  • krajowy;

  • zagraniczny (nie ma znaczenia państwo ani kontynent);

  • indywidualny (czyli tzw. we własnym zakresie);

  • zorganizowany (np. przez pracodawcę lub biuro podróży).

Najbardziej popularne formy wypoczynku to:

  • wycieczki,

  • wczasy,

  • agroturystyka

  • tzw. wczasy pod gruszą,

  • wypoczynek weekendowy,

  • wypoczynek w spa,

  • wypoczynek letni i zimowy,

  • obozy, wczasy, kolonie, zimowiska, zielone szkoły dla dzieci.

„Wczasy pod gruszą” – co to takiego?

Pracodawca może również dofinansować wypoczynek zorganizowany we własnym zakresie, nazywany często „wczasami pod gruszą”. Czasami jest to wypoczynek pod namiotem, u rodziny lub znajomych, którzy nie są w stanie wystawić faktury ani innego dokumentu. Często „wczasy pod gruszą” są mylone ze świadczeniem urlopowym, o którym mowa w art. 3 ustawy o ZFŚS, wypłacanym przez pracodawcę (który nie tworzy ZFŚS, a zdecydował się na wypłatę świadczenia urlopowego). Świadczenie urlopowe jest wypłacane raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych i musi zostać wypłacone przed rozpoczęciem wypoczynku. Wysokość świadczenia urlopowego jest zależna od etatu. Nie mówimy tutaj o świadczeniach urlopowych dla nauczycieli, o których mowa w Karcie Nauczyciela, a które jest wypłacane na jeszcze innych zasadach.

Wczasy pod gruszą” nie mogą być wypłacane w równych wysokościach wszystkim pracownikom i powinny być zależne od kryterium socjalnego. Warunek 14-dniowego nieprzerwanego wypoczynku wymagany jest przy świadczeniu urlopowym, a „wczasów pod gruszą” pracodawca nie musi warunkować urlopem.

Czy musisz mieć fakturę, by pracodawca zwrócił ci pieniądze za wyjazd?

Formy wypoczynku zależą od pracodawcy, który ujmuje je w regulaminie ZFŚS, podobnie jak zasady dokumentowania wypoczynku i termin wypłaty dofinansowania. Dopłaty do wypoczynku mogą następować np. na podstawie przedłożonych faktur lub innych dokumentów oraz mogą być wypłacane dopiero po odbyciu wypoczynku.

Przykład 1.

Julia pracuje w firmie X. Otrzymała od pracodawcy dofinansowanie do wypoczynku zagranicznego w formie wczasów do Grecji. Pieniądze wpłynęły na jej konto bankowe tydzień przed wyjazdem. Pracodawca nie wymaga od niej faktur a jedynie oświadczenia o wypoczynku w Grecji.

Przykład 2.

Karolina pracuje w firmie Y i również wybiera się na wczasy do Grecji. Pracodawca zwróci jej część kosztów pod warunkiem, że przedstawi fakturę za wczasy.

Obie panie jadą razem na te same wczasy. Jedna z nich musi przedstawić fakturę, a druga nie. Czy takie postępowanie jest prawidłowe?

Tak, jest to prawidłowe, ponieważ wszystko zależy od zapisów w regulaminie ZFŚS. Każdy pracodawca może dokonywać takich regulacji, jakie uzna za stosowne, jeśli tylko są zgodne z prawem. W tym przypadku każdy pracodawca może uregulować kwestię dokumentowania wypoczynku w dowolny sposób. Pracodawca Julii (firma X) zawarł w regulaminie taki zapis, który pozwala jej otrzymać środki zanim wyjedzie na wczasy, a ponadto nie musi udokumentować pobytu w Grecji. Natomiast pracodawca Karoliny (firma Y) zawarł w regulaminie ZFŚS zupełnie inny zapis. Zwraca on częściowe koszty poniesione na wypoczynek pod warunkiem, że pracownik przedstawi fakturę lub inny dokument potwierdzający fakt wypoczynku.

Czy od dofinansowania do wypoczynku trzeba zapłacić podatek?

Pomoc w formie dofinansowania do wypoczynku wypłacona z ZFŚS (wraz z wypłatami od związków zawodowych) podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych dla emeryta i rencisty do kwoty 3000 zł rocznie (art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), a dla pracowników do kwoty 1000 zł rocznie (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Kto może otrzymać takie dofinansowanie?

Pracodawca ustala w regulaminie rodzaj oraz wysokość świadczeń, termin oraz częstotliwość wypłat (np. raz na rok) i warunkuje je kryterium socjalnym. Oznacza to, że nie każdemu przysługiwać będzie takie świadczenie, ponieważ jego wysokość zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej lub materialnej. W związku z powyższym kwoty wypłacane poszczególnym pracownikom mogą się od siebie różnić.

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 19 października 2016 r. (sygn.akt III AUa 673/16)
Swoboda regulacji w regulaminie zasad przyznawania indywidualnych świadczeń jest ograniczona ustanowioną przez ustawodawcę w art. 8 ust. 1 cyt. ustawy ogólną zasadą, że przyznawanie tych świadczeń ma być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu tzw. kryterium socjalne.

Co musisz zrobić, by otrzymać dofinansowanie do wyjazdu?

Aby otrzymać dofinansowanie do wypoczynku osoba uprawniona wypełnia wniosek oraz przedstawia w oświadczeniu swoją sytuację życiową rodzinną i materialną. Pracodawca udziela pomocy zgodnie z regulaminem ZFŚS.

Warto przypomnieć, że osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są:

  • pracownicy i ich rodziny,

  • emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny,

  • inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie ZFŚS prawo korzystania ze świadczeń socjalnych.