Konieczność wydania świadectwa pracy powstaje na skutek rozwiązania umowy o pracę bądź wygaśnięcia stosunku pracy. Pracodawca ma bezwzględny obowiązek wydać świadectwo pracy. Wykonanie powyższego obowiązku musi nastąpić niezwłocznie i nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Podstawa prawna

Zasady wystawiania świadectwa pracy są regulowane przepisami Kodeksu pracy oraz rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania.

Co zawiera świadectwo pracy?

Świadectwo pracy zawiera niezbędne informacje, które dotyczyły stosunku pracy. We wzorze, który jest załącznikiem do wyżej wymienionego rozporządzenia, wskazane są elementy, które powinny bezwzględnie być wymienione w świadectwie pracy. Zalicza się do nich wskazanie:

  • okresu wykonywanej pracy,

  • rodzaju wykonywanej pracy,

  • zajmowanych stanowisk,

  • sposobu ustania stosunku pracy,

  • ilości wykorzystanego w danym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego, urlopu na żądanie, wykorzystanych dni opieki nad dzieckiem zgodnie z art. 188 Kodeksu pracy. Informacje te podaje się zawsze w dniach i godzinach,

  • inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego w tym między innymi wymienienie okresów przebywania na zwolnieniu lekarskim i otrzymaniu z tego tytułu wynagrodzenia chorobowego,

  • okresów nieskładkowych, czyli takich, za które nie były odprowadzane składki społeczne,

  • informacji o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym.

Dodatkowe informacje, które może, ale nie musi zawierać świadectwo pracy

Ponadto, tylko na żądanie pracownika, w świadectwie pracy należy podać informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Kopię tego dokumentu przechowuje się w aktach osobowych pracownika. Nie może ono zawierać elementów oceniających go.

Świadectwo pracy a śmierć pracownika

W razie śmierci pracownika z wnioskiem o wydanie przez pracodawcę świadectwa pracy może wystąpić członek rodziny zmarłego pracownika, a także inna osoba będąca jego spadkobiercą.

Odpowiedzialność pracodawcy za niedopełnienie obowiązku wydania świadectwa pracy i roszczenia pracownika z tym związane

Jeżeli pracodawca zaniechał obowiązku wydania świadectwa pracy, pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie, o którym mowa wyżej, przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Pracownik będzie mógł skutecznie dochodzić powyższego odszkodowania pod warunkiem, że niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku wydania świadectwa pracy było przyczyną nieuzyskania przez pracownika innego zatrudnienia.

Pracownik może również starać się o odszkodowanie z tytułu naprawienia innych - niż utrata zarobków - wynikłych z niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy szkód. Pracownik może dochodzić swych praw na gruncie przepisów prawa cywilnego. Odpowiedzialność odszkodowawcza pracodawcy w tym zakresie oparta jest na zasadzie winy, a jej przesłankami są obiektywna bezprawność działania lub zaniechania dłużnika (czyli pracodawcy), polegające na niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu zobowiązania (wydania świadectwa pracy), wina sprawcy oraz pozostająca w związku z opisanym zachowaniem strony szkoda wierzyciela (tutaj pracownika) - Wyrok Sądu Najwyższego z 12 maja 2011 r., sygn. akt I PK 203/10.