Wniosek byłego pracownika o wydanie zaświadczenia o zarobkach a obowiązek jego wydania przez byłego pracodawcę

Zaświadczenie o zarobkach może być potrzebne przy załatwianiu różnych spraw urzędowych. Pracownik może starać się o wydanie zaświadczenia o zarobkach w zasadzie w każdym momencie swojego zatrudnienia. Czy dotyczy to samo byłego pracownika, który chce wykazać, jak wysokie było jego wynagrodzenie?

Zaświadczenie o zarobkach

Zaświadczenie, z którego będzie wynikać wysokość osiąganego wynagrodzenia za pracę, jest wystawiane na wniosek zainteresowanego pracownika. W praktyce taki dokument pomaga najczęściej przy załatwianiu spraw sądowych (np. ustalenia prawa do zwolnienia danej osoby od kosztów sądowych w całości lub odpowiedniej części), uzyskaniu wnioskowanej pożyczki lub kredytu, a niekiedy także spraw urzędowych (np. przy ubieganiu się o przyznanie prawa do lokalu socjalnego).

Zaświadczenie o zarobkach jest wystawiane przez pracodawcę osobiście albo przez księgowego, który zajmuje się finansami danej firmy (na polecenie zatrudniającego). Pracodawca sam z siebie nigdy nie wystawia takiego dokumentu, chyba że zostanie o to poproszony przez samego pracownika lub odpowiedni organ państwowy (np. w ramach toczącego się postępowania administracyjnego lub sądowego). Co ciekawe, niektóre firmy wydają tego rodzaju zaświadczenia tylko 1 lub 2 razy w danym roku kalendarzowym, co należałoby uznać za niedozwoloną praktykę i naruszanie prawa pracownika do zasięgania informacji o wysokości jego pensji. Zaświadczenie o zarobkach nie powinno podlegać żadnej opłacie, jednak praktyka pokazuje, że pewna część polskich przedsiębiorstw pobiera niestety od swoich pracowników opłaty od takiego dokumentu (nawet gdy służy on celom postępowania sądowego lub administracyjnego).

Zaświadczenie o zarobkach nie powinno być traktowane jako świadectwo pracy, choć pośrednio wskazuje oczywiście na fakt zatrudnienia danej osoby w konkretnym okresie. Dokument ten powinien zawierać informacje o wysokości miesięcznego wynagrodzenia za pracę lub wynagrodzenia wypłacanego w innym systemie czasowym. Pracodawca powinien także określić kwoty brutto i netto wynagrodzenia danego pracownika, a także ewentualne potrącenia dokonywane z pensji (np. kwoty przekazywane komornikowi w ramach zajęcia części wynagrodzenia za pracę lub kwoty przeznaczane na spłatę firmowej pożyczki z ZFŚS).

Obowiązek wydania zaświadczenia o zarobkach

Kodeks pracy w ogóle nie odnosi się do kwestii wydawania zaświadczeń o zarobkach. Robi to jednak art. 125 ust. 1 pkt 1 Ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, zgodnie z którym pracodawcy obowiązani są do wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Z powyższego wynika więc, że pracodawca nie ma możliwości odmówić pracownikowi wydania zaświadczenia o jego aktualnych zarobkach ani tym bardziej ograniczać mu liczby takich dokumentów np. do 1 lub 2 w ciągu roku kalendarzowego.

Przykład 1.

Czy pracownik może żądać wydania zaświadczenia o zarobkach bez podawania przyczyny swojego żądania? Tak, ponieważ przepisy prawa pracy nie nakładają obowiązku na wnioskodawcę, aby wskazał on, do czego dokładnie jest mu potrzebne zaświadczenie o zarobkach. Teoretycznie taki dokument nie musi być przez pracownika w ogóle wykorzystany i może przechowywać go np. w domu dla własnych bliżej nieokreślonych celów.

Wydanie zaświadczenia o zarobkach dla byłego pracownika

Wiemy już, że wydanie zaświadczenia o zarobkach dla obecnego pracownika jest obowiązkiem każdego zatrudniającego. Dotyczy to oczywiście osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy. W przypadku osób wykonujących obowiązki na podstawie umowy cywilnoprawnej lub kontraktu B2B zatrudniający nie ma takiego obowiązku i nie można go przymusić do wydania zaświadczenia o zarobkach.

Jak jednak kształtuje się obowiązek wydawania omawianych zaświadczeń względem byłych pracowników? W przypadku uzyskania przez te osoby świadectwa pracy w takim dokumencie nie trzeba umieszczać informacji o osiąganych dochodach, gdy mieliśmy jeszcze do czynienia ze stosunkiem pracy. W świadectwach pracy rzadko kiedy spotkamy się z informacjami na temat osiąganej pensji pracowniczej. Zaświadczenie o zarobkach z byłego miejsca pracy może być jednak potrzebne np. do sprawy sądowej, w której dana osoba będzie musiała wykazać, że jej stan majątkowy uległ poprawie lub pogorszeniu. Najczęściej będzie to dotyczyło spraw o charakterze alimentacyjnym – zarówno między obecnymi lub byłymi małżonkami, jak i w relacjach pomiędzy rodzicami i dziećmi.

Tak naprawdę były pracodawca nie ma obowiązku wystawiania zaświadczeń o zarobkach osoby, która aktualnie pracuje już w danej firmie. Nie istnieją bowiem przepisy, które regulowałyby tę kwestię. Były pracownik nie pozostaje jednak bezradny w takiej sytuacji, ponieważ może skierować sprawę do sądu poprzez wniesienie pozwu o wydanie stosownego dokumentu. W piśmie procesowym należy wówczas wykazać okres, za jaki ma zostać wydane zaświadczenie o zarobkach z byłej pracy oraz uzasadnić, do czego jest ono potrzebne powodowi. Konieczne staje się także podanie danych byłego pracodawcy oraz informacji, że odmówił on wydania wnioskowanego zaświadczenia. Na dowód tego, że były pracownik próbował porozumieć się w tej kwestii z poprzednim szefem, można dołączyć wnioski wysłane do zakładu pracy wraz z potwierdzeniem ich nadania lub odbioru, a także powołać się na świadków, którzy byli obecni przy tym, jak były pracownik żądał wydania stosownego zaświadczenia. Od przedmiotowego pozwu należy uiścić opłatę sądową, co nie zawsze jest prostym zadaniem. Opłata ta wynosi bowiem 5% wartości przedmiotu sporu, a więc wartości żądanego zaświadczenia. Dokument ten nie jest wyceniany przez żaden obowiązujący przepis, więc powód powinien z ostrożności uiścić kwotę 30 zł, która stanowi najmniejszą wartość opłaty sądowej za pozew. Jeśli sąd uzna, że ww. kwota jest zbyt niska, wezwie powoda do uiszczenia brakującej wartości w ciągu 7 dni od dnia odebrania stosownego wezwania. Pozew o wydanie dokumentu powinien zostać złożony do sądu rejonowego właściwego miejscowo ze względu na siedzibę byłego pracodawcy.

Przykład 2.

Czy pracodawca ma obowiązek wydać zaświadczenie o zarobkach swojemu pracownikowi, który twierdzi, że taki dokument jest mu potrzebny do uzyskania zwolnienia od kosztów sądowych w ramach sprawy alimentacyjnej? Nie, ponieważ przepisy prawa nie nakładają takiego obowiązku na pracodawcę – może on odmówić wydania takiego dokumentu. Pracownik może jednak zawnioskować do sądu o to, by ten zobowiązał pracodawcę do przesłania informacji o zarobkach danej osoby w określonym terminie. W tym przypadku pracodawca będzie musiał wykonać ten obowiązek, ponieważ wynika on z wezwania sądu i ma związek z toczącym się postępowaniem.

Alternatywnym sposobem na uzyskanie zaświadczenia o zarobkach bez potrzeby zakładania sprawy sądowej jest zawnioskowanie o to do urzędu lub do sądu, przed którymi już toczy się sprawa wymagająca przedłożenia owego zaświadczenia. Innymi słowy, jeśli były pracownik jest zobowiązany do przedłożenia zaświadczenia o zarobkach z poprzedniej firmy i następuje to w ramach toczącej się sprawy administracyjnej (np. przy ubieganiu się o emeryturę, rentę lub podwyższeniu tych świadczeń) lub sądowej (np. sprawy alimentacyjnej wytoczonej przeciwko byłemu pracownikowi), to dana osoba może złożyć wniosek, aby organ lub sąd samodzielnie zdobyli tego typu dokument. Stosowny wniosek może być złożony ustnie do protokołu lub pisemnie w trakcie trwania danego postępowania. Co ważne, nie podlega on odrębnej opłacie sądowej. We wniosku należy jednak uzasadnić, dlaczego dana osoba nie może samodzielnie zdobyć zaświadczenia o zarobkach od byłego pracodawcy (np. ze względu na odmowę wydania dokumentu). Sądy i organy administracyjne mają większą skuteczność w załatwianiu tego rodzaju spraw – wysyłają wówczas do zakładu pracy wezwanie o sporządzenie i doręczenie w zakreślonym terminie zaświadczenia o zarobkach. Praktycznie nie zdarza się, aby były pracodawca odmówił w takim przypadku sporządzenia stosownego dokumentu.

Podsumowanie

Były pracownik może wnioskować o wydanie zaświadczenia o zarobkach od swojego poprzedniego pracodawcy za okres, w którym pracował w danej firmie. Wydanie takiego dokumentu zależy jednak od dobrej woli byłego pracodawcy – nie można go przymusić do sporządzenia stosownego zaświadczenia. W przypadku odmowy były pracownik może zainicjować sprawę sądową, w której będzie musiał przekonać sąd o zasadności swojego żądania w zakresie uzyskania zaświadczenia o zarobkach z poprzedniego miejsca pracy. Jeśli mu się to uda, sąd zobowiąże byłego pracodawcę do wydania zaświadczenia o konkretnej treści.