Zaległy urlop należy wykorzystać do 30 września

Pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni w roku, w zależności od stażu pracy. Urlop należy wykorzystać w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeżeli pracownik nie wykorzystał urlopu w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo, ma on obowiązek wykorzystać zaległy urlop najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Sprawdź, jak wykorzystać zaległy urlop!

Zaległy urlop wypoczynkowy po zwolnieniu z pracy

Rozwiązanie umowy o pracę nie zwalnia pracownika z obowiązku wykorzystania zaległego urlopu. Jeśli nie wykorzystał on całego urlopu przed rozwiązaniem umowy o pracę, pracodawca ma 2 wyjścia:

• może udzielić pracownikowi urlopu do czasu ustania stosunku pracy, 

• może wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. 

W praktyce pracodawcy najczęściej wybierają opcję udzielenia pracownikowi urlopu do czasu ustania stosunku pracy. Jest to korzystne dla pracownika, ponieważ może on wykorzystać swój urlop przed odejściem z pracy.

Jeśli pracownik zostanie wysłany na zaległy urlop w trakcie okresu wypowiedzenia, ale nie wykorzysta go w całości, pracodawca musi mu wypłacić wynagrodzenie za pozostałą liczbę dni urlopu. Jest to związane z tym, że pracownik nie miał możliwości wykorzystania całego urlopu przed rozwiązaniem umowy o pracę.

Przykład 1.

Pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. W 2022 roku miał prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym. 31 stycznia 2023 roku otrzymał wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. W trakcie okresu wypowiedzenia miał on do wykorzystania 5 dni zaległego urlopu oraz 5 dni za bieżący rok. Wykorzystał on jednak 8 dni urlopu wypoczynkowego, dlatego pracodawca zobowiązany był wypłacić mu ekwiwalent za 2 dni urlopu wypoczynkowego.

Czy pracownik może podjąć decyzję o wykorzystaniu zaległego urlopu bez zgody pracodawcy?

Istnieją sytuację, w których pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu do 30 września następnego roku kalendarzowego. W takiej sytuacji pracodawca jest uprawniony do wykorzystania środków porządkowych przewidzianych w kp, np. kary upomnienia lub nagany. Takie zachowanie pracownika należy poczytywać wówczas jako naruszenie ustalonej organizacji i porządku pracy.

Zdarza się również, że pracownik samowolnie decyduje o terminie wykorzystania urlopu, nie informując o tym pracodawcy. Pracodawca nie może się wtedy zgodzić na takie zachowanie pracownika, ponieważ fakt posiadania przez pracownika dni zaległego urlopu do wykorzystania, nie zwalnia go z obowiązku wnioskowania do pracodawcy o udzielenie tego urlopu. Pracownik nie może sam sobie udzielić urlopu, a samowolne wykorzystanie nawet zaległego urlopu wypoczynkowego może być zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i może uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Konsekwencje nieudzielenia urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika, a pracodawca jest zobowiązany do jego udzielenia. Trzeba pamiętać, że nieudzielenie urlopu zaległego do 30 września może skutkować karami dla pracodawcy. Zgodnie z art. 282 § 1 kp nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie wymiaru urlopu, może skutkować nałożeniem na pracodawcę kary grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Aby uniknąć konsekwencji nieudzielenia urlopu wypoczynkowego, pracodawca powinien udzielić go pracownikowi w terminie, czyli zapewnić mu możliwość wykorzystania tego urlopu w naturze, lub w przypadku niemożności udzielenia go w terminie uzgodnić z pracownikiem nowy termin.

Przedawnienie urlopu zaległego

Roszczenie o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego może ulec przedawnieniu. Zgodnie z art. 291 § 1 kp roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. W przypadku roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego staje się ono wymagalne z dniem, w którym pracownik nabył prawo do urlopu.

Roszczenie pracownika o udzielenie urlopu po 3 latach się przedawnia. Nie oznacza to jednak, że prawo do urlopu przestaje istnieć. Przedawnienie roszczenia oznacza tylko tyle, że pracodawca jako strona zobowiązana do udzielenia urlopu może odmówić pracownikowi spełnienia tego świadczenia.

Przykład 2.

Pracownik nabył prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego w 2022 roku. Nie wykorzystał całego urlopu w tym roku, a pozostałe 5 dni wygasło 30 września 2023 roku. Jeśli pracownik nie wykorzystał urlopu w terminie do 30 września 2023 roku, to zaległy urlop ulegnie przedawnieniu 1 października 2026 roku.

Podsumowując, pracownik ma prawo do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze. Jest to prawo wynikające z kp i przysługuje wszystkim pracownikom, bez względu na wymiar etatu czy rodzaj umowy o pracę. Urlop wypoczynkowy jest przeznaczony dla pracownika, aby mógł on odpocząć od pracy i zregenerować siły. Dlatego też zasadą jest, że powinien być on wykorzystany w postaci dni wolnych od pracy. Jednak w przypadku gdy pracownik nie wykorzysta całego urlopu w czasie trwania stosunku pracy, pracodawca może wypłacić mu ekwiwalent pieniężny. Ekwiwalent ten może zostać wypłacony tylko w przypadku rozwiązania umowy o pracę. Wynika to z faktu, że celem urlopu wypoczynkowego jest zapewnienie pracownikowi możliwości odpoczynku od pracy. Jeśli stosunek pracy ulega rozwiązaniu, pracownik nie ma już możliwości wykorzystania urlopu w naturze.