Wydaje ci się, że przepracowałeś cały dzień, a koniec końców okazuje się, że tak naprawdę niewiele zadań zostało ukończonych? Jesteś przemęczony, czujesz, że choć się starasz, tracisz czas pracy i nie wykorzystujesz go w pełni? Być może twoją pracą zawładnęły rozpraszacze. Przychodzisz do pracy, robisz kawę i rozpoczynasz dzień od przejrzenia portali społecznościowych i poczty? Prawdopodobnie tracisz najbardziej produktywny czas. Tak rozpoczęty dzień wcale nie musi dodać nam energii na dalsze zadania. Najważniejsze jest więc rozpoznanie najbardziej szkodliwych dla nas rozpraszaczy i walka z nimi. Z pewnością sobie poradzisz! Jak działać efektywnie?

Prokrastynacja a czas pracy

Z prokrastynacją zdecydowanie warto walczyć. Czy to możliwe? Oczywiście! Nie jest to zjawisko, którego nie możemy wyeliminować ze swojego życia. Starajmy się nauczyć, żeby zadanie do wykonania w najbliższym czasie nie leżało nieruszane do czasu, aż poczujemy oddech deadline’u na karku. Wmawiamy sobie często, że jutro będzie zdecydowanie lepszy dzień na pracę, że wyśpimy się, będziemy mieć więcej energii… Być może tak, być może nie. Nie możemy założyć z góry, że jutro stanie się lepsze i produktywniejsze tylko dlatego, że jest jutrem. Poza tym jeżeli podchodzimy do czegoś z niechęcią, trudno żeby kolejny dzień wyzwolił w nas jakieś ogromne pokłady entuzjazmu. W związku z tym warto zabrać się za trudne czy nielubiane przez nas zadania jak najszybciej. Zrzucimy z siebie balast, który z pewnością by nam ciążył. Dzięki temu czas pracy poświęcony na myślenie o tym, że musimy się w końcu za coś zabrać, zamienimy w czas produktywny.

Czas pracy warto zaplanować

Choć wiele osób nie lubi planować, taką część życia jaką jest czas pracy naprawdę warto rozpisać. Poświęćmy kilka minut o poranku na to, aby spisać wszystkie zadania, które musimy wykonać. Oczywiście, kiedy planujemy swój dzień, musimy podejść do niego racjonalnie. Skoro nasz czas pracy do 8 godzin, starajmy się tak rozłożyć zadania, aby się w nim zmieścić, co więcej ustalmy również margines błędu - każdego dnia może nam wyskoczyć niezapowiedziane spotkanie, możemy się po prostu kiepsko czuć, z racji czego będziemy pracować wolniej… Niektórych sytuacji nie da się przewidzieć, w związku z czym dodatkowa niezagospodarowana godzina zawsze się przyda. Jeżeli wypełnimy swoje zadania, pozostały czas możemy poświęcić na zaległości lub rozplanowanie kolejnego dnia. Dzięki temu płynnie będziemy przechodzili z zadania do zadania. Poza tym kolejne skreślone zadanie może zwiększyć naszą motywację, w końcu może okazać się, że tak niewiele zostało nam, by wypełnić wszystkie swoje obowiązki danego dnia.

Kiedy planujemy czas pracy, powinniśmy zwrócić również uwagę na hierarchię zadań i wyróżniać te najważniejsze. Dzięki temu będziemy mieć pełną świadomość tego, co potrzebujemy absolutnie na już, a co możemy ewentualnie odłożyć. Dzięki temu nie będziemy się również zabierać za kilka zadań jednocześnie i efektywniej wykorzystamy dzień w pracy.

Prześledź swój czas pracy

Wspominaliśmy powyżej o ustalaniu hierarchii zadań. Te najważniejsze, najpilniejsze i najtrudniejsze najlepiej wykonywać w czasie, w którym jesteśmy najbardziej produktywni. Jak to sprawdzić? Śledźmy swój czas pracy. Skorzystajmy z programów, które rejestrują naszą aktywność w internecie. Możemy również zapisywać każde zadanie i czas, jaki na nie poświęciliśmy. Dzięki temu nie tylko zobaczymy, kiedy robimy najwięcej, a praca idzie nam najłatwiej, lecz także sprawdzimy, jak wiele czasu przepływa nam przez palce, bo rozproszyliśmy się i straciliśmy koncentrację.

Taka obserwacja może nam pomóc w usprawnieniu naszej pracy i wykorzystaniu czasu pracy w jak najlepszy sposób. Pamiętajmy jednak, że jeżeli chcemy i potrzebujemy realnych wyników, nie możemy oszukiwać. Jeżeli właśnie spędziliśmy 30 minut na przeglądaniu Facebooka - zapiszmy to.

Koncentracja a efektywny czas pracy

W dzisiejszych czasach wielozadaniowość uznawana jest niemal za zaletę i powód do dumy. Warto jednak zdawać sobie sprawę, że człowiek nie potrafi być do końca wielozadaniowy. Jeżeli nie skupiasz uwagi na jednej czynności, tylko przeskakujesz między nimi, tak naprawdę najprawdopodobniej w ogóle nie skoncentrujesz się na pracy i wszystko będziesz robić na pół gwizdka.

Jeżeli się rozproszymy, na przykład w czasie pisania raportu postanowimy sprawdzić pocztę czy wyjść po herbatę, powrót do pełni koncentracji zajmie nam ok. 10 do 20 minut. To bardzo dużo czasu, biorąc pod uwagę, że najczęściej mamy na wykonanie naszych obowiązków 8 godzin. Dlatego też kluczem do sukcesu jest koncentracja nad jednym zadaniem. Dopiero kiedy je skończymy, zabierzmy się za kolejne.

Co robić, by czas pracy nie poszedł na marne?

Co jeszcze możemy zrobić, aby jak najefektywniej wykorzystać czas pracy? Jeżeli zajmujemy stanowisko menedżerskie, musimy pamiętać o delegowaniu zadań. Wielu osobom wydaje się, że jeżeli czegoś od początku do końca nie zrobią, zadanie z pewnością zostanie wykonane źle. W większości przypadków jednak tak nie jest i spokojnie możemy powierzyć coś innym pracownikom.

Poza tym zawsze pamiętajmy o zapisywaniu wyników pracy i robieniu kopii zapasowych plików. Jeżeli coś nam zaginie, nie będzie chciało się otworzyć lub zepsuje się nasz komputer, będziemy musieli poświęcić na odzyskiwanie tego, co zrobiliśmy, dużo czasu, który moglibyśmy poświęcić kolejnym zadaniom.

Pamiętaj też jak ważne jest pozytywne nastawienie. Wydaje się to bardzo banalne i wiele osób reaguje na takie słowa wręcz alergicznie, ale faktem jest, że o wiele lepiej i efektywniej pracuje się z osobami, które dostrzegają w swojej pracy więcej plusów niż minusów. Wieczne marudzenie się udziela i nikomu nie pomaga. Warto o tym pamiętać!

Efektywnie wykorzystany czas pracy nie jest konkursem na to, kto jest bardziej zmęczony i robi więcej. Nie chodzi o to, żeby dobre zarządzanie sobą w czasie sprawiało, że ciągle jesteś w pracy - wręcz przeciwnie. Ciągłe zajmowanie się zadaniami nie pozwala na odpoczynek, który w organizacji jest kluczowy. Nie pracuje najlepiej ten, kto spędza nad nimi więcej czasu, ale ten, kto czas potrafi wykorzystać jak najefektywniej. Nie wolno więc zapominać o relaksie i o oddzielaniu życia prywatnego od zawodowego. Jesteśmy najbardziej produktywni wtedy, kiedy potrafimy odpoczywać i znajdujemy na to czas. Im lepiej się czujemy, fizycznie i psychicznie, tym lepiej pracujemy. Dlatego też nie warto się zatracać, brać na siebie zbyt wiele obowiązków, ponieważ ostatecznie nie przyniesie to nam niczego dobrego. Grunt to odnalezienie złotego środka między pracą a wolnym czasem i poświęcanie równej uwagi obu sferom swojego życia.