Czy księgowy i kadrowy musi być dostępny dla pracownika - najważniejsze informacje
Prowadzenie przedsiębiorstwa zatrudniającego nawet niewielką liczbę osób wiąże się najczęściej z koniecznością posiadania księgowego, a nierzadko też i kadrowego. Co jednak, jeśli takie osoby nie są zatrudnione na cały etat i rzadko kiedy pojawiają się w firmie? Czy księgowy i kadrowy musi być dostępny dla pracownika w zakładzie pracy?
W jakim wymiarze zatrudnić księgowego i kadrowego?
Żaden pracodawca nie ma obowiązku zatrudniania ani księgowego, ani osoby odpowiedzialnej za dział kadrowy. W przypadku średnich i dużych przedsiębiorstw jest to jednak konieczne, ponieważ duża liczba pracowników wymaga nadzoru ze strony odpowiednich specjalistów, chociażby w zakresie ustalania wynagrodzeń lub urlopów wypoczynkowych. Właściciel firmy, który zdecyduje się na zatrudnienie księgowego i kadrowego, może to zrobić na podstawie różnych rodzajów umów – umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej lub kontraktu B2B. Ustawodawca nie wprowadza bowiem obowiązku zatrudnienia takich osób wyłącznie w ramach stosunku pracy. Pamiętajmy jednak, że w przypadku kontraktu B2B lub umowy cywilnoprawnej księgowy i kadrowy nie może pozostawać w zależności czasowej i miejscowej względem zatrudniającego. Innymi słowy, umowa zlecenie, umowa o dzieło lub kontrakt B2B nie mogą prowadzić do obejścia umowy o pracę i nie mogą tworzyć faktycznego stosunku pracy.
Wymiar czasu pracy księgowego lub kadrowego uzależniony jest tak naprawdę od treści umowy zawartej z zatrudniającym. Dotyczy to także miejsca wykonywania zadań przez takie osoby. Możliwe jest zatem, że księgowy lub kadrowy będzie zatrudniony na cały etat lub na jego niewielką część, przy czym obowiązki pracownicze może wykonywać zarówno zdalnie, jak i w siedzibie pracodawcy lub innym wskazanym przez niego miejscu. Ustalenie wymiaru czasu pracy księgowego lub kadrowego zależy od poczynionych ustaleń, pozostali pracownicy nie mają prawa wpływać na tę kwestię, choć oczywiście mogą wnioskować do pracodawcy o zwiększenie liczby godzin specjalistów i ich większą dostępność w zakładzie pracy.
Miejsce pracy księgowego i kadrowego
Księgowy i kadrowy nie muszą wykonywać swoich obowiązków w siedzibie zatrudniającego. Taka sytuacja jest często spotykana, gdy specjaliści pracują w różnych zakładach pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy. W przypadku księgowych pracodawca może zamówić odpowiednie usługi w wyspecjalizowanych biurach rachunkowych, które świadczą swoją pomoc w formie zdalnej, tj. bez konieczności wysyłania księgowego do firmy zleceniodawcy, chyba że jest to niezbędne w danej sytuacji.
Miejsce pracy księgowego powinno wynikać z treści zawartej umowy, przy czym w umowach cywilnoprawnych i kontraktach B2B nie jest to element obowiązkowy. Pracując w ramach stosunku cywilnoprawnego, a nie stosunku pracy, księgowy i kadrowy nie muszą pozostawać do dyspozycji zatrudniającego ani w określonym miejscu, ani czasie. Jeśli umowy tego rodzaju przewidują, że specjaliści mają pracować w wyznaczonych godzinach i miejscu, zatrudniający naraża się na to, iż jego umowa zostanie uznana za zwykłą umowę o pracę.
W umowie o pracę strony mogą w zasadzie swobodnie kształtować miejsce pracy księgowego i kadrowego. Ze względów praktycznych lepiej jednak, aby tacy pracownicy pojawiali się w firmie regularnie chociażby przez kilka dni w tygodniu i byli dostępni dla reszty załogi. Problemy księgowe i kadrowe pojawiają się tym częściej, im większe są przedsiębiorstwa. Czasami są one bardzo poważne i wymagają pilnego rozwiązania. Księgowy lub kadrowy powinien być dostępny dla pracowników, jednak zgodnie z treścią wiążącej go umowy. Innymi słowy, jeśli specjalista ma zapisane w swojej umowie, że musi pojawiać się w firmie tylko 1 dzień w tygodniu, to reszta zatrudnionych nie może od niego wymagać obecności od poniedziałku do piątku. Oczywiście istnieje możliwość zmiany warunków pracy i modyfikacji miejsca, a także czasu pracy księgowego i kadrowego, jednak wymaga to sporządzenia aneksu do obowiązującej umowy albo zawarcia nowego kontraktu.
Co jednak, jeśli w umowie nie wskazano miejsca pracy księgowego i kadrowego? W przypadku umowy o pracę jest to sytuacja niedopuszczalna, co wynika wprost z art. 29 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Księgowy lub kadrowy zatrudniony w ramach stosunku pracy obowiązkowo musi mieć ustalone miejsce wykonywania swoich obowiązków. Inaczej jest w przypadku umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B – tutaj oznaczenie miejsca wykonywania obowiązków nie jest niezbędne. W tym przypadku może to rodzić jednak problemy względem innych pracowników. Jeśli księgowy lub kadrowy nie wie, skąd ma pracować, to może to robić w zasadzie z dowolnego miejsca na świecie. Ponadto, jeśli nie zostanie określona jego dostępność dla innych pracowników, to w razie pilnych potrzeb specjalista nie pomoże innym zatrudnionym. W takim przypadku warto doprecyzować zapisy umowy cywilnoprawnej, aby uniknąć problemów i przestoju w firmie (np. w zakresie wypłaty wynagrodzeń).
Przykład 1.
W firmie X przedsiębiorca zatrudnił księgowego w wymiarze 1/2 etatu w ramach umowy o pracę. Pracownik ma pojawiać się w zakładzie od poniedziałku do piątku w godzinach od 9.00 do 13.00. W związku z tym, że księgowy wykonuje pracę w ramach umowy zlecenia także w innych miejscach, nie zawsze jest w stanie pojawiać się w firmie X w wyznaczonych dniach i godzinach. Doszedł do ustnego porozumienia z pracodawcą X, że w razie potrzeby będzie odrabiał zaległości z domu albo po zamknięciu biura dla innych pracowników. Osoby zatrudnione w firmie X w zasadzie od początku mają problem z kontaktowaniem się z księgowym – nie odbiera on telefonów, a na maile odpisuje bardzo rzadko, w pracy pojawia się wybiórczo i nikt nigdy nie wie, kiedy dokładnie ma przyjść do firmy. Czy pracownicy mogą żądać, aby księgowy pojawiał się w firmie X zgodnie z obowiązującą go umową o pracę?
Tak, ponieważ umowa podpisana przez księgowego przewiduje konkretny czas i miejsce pracy. Księgowy nie może argumentować swojej nieobecności tym, że wykonuje zadania dla innych firm i że nadrabia zaległości z domu.
Przykład 2.
W firmie X przedsiębiorca zatrudnił kadrowego na podstawie kontraktu B2B. W umowie wpisano, że jego tygodniowy czas pracy wynosi 10 godzin, nie określono jednak dokładnych dni i godzin pracy ani też miejsca wykonywania obowiązków. Kadrowy rzadko kiedy pojawia się w pracy, tłumacząc się dużą liczbą obowiązków w firmie Y, w której jest zatrudniony na cały etat. Pracownicy nie potrafią porozumieć się z kadrowym, który zalega z realizacją licznych obowiązków. Czy pracownicy firmy X mogą zażądać, aby kadrowy był dla nich dostępny w określonych dniach i godzinach?
Nie, ponieważ umowa kadrowego nie przewiduje dokładnego miejsca i czasu pracy. Pracownicy mogą oczywiście wystąpić z wnioskiem do właściciela firmy X, aby określił on, kiedy kadrowy ma być dostępny dla wszystkich zatrudnionych, jednak pracodawca nie jest związany takim wnioskiem.
Co zrobić, gdy księgowy lub kadrowy nie pojawia się w pracy?
Księgowy i kadrowy powinien być dostępny dla każdego pracownika, przy czym nie może to naruszać postanowień zawartej przez niego umowy. Całkowite ignorowanie innych pracowników nie jest jednak dopuszczalne w żadnym wypadku. Można bowiem uznać, że księgowy lub kadrowy nie wypełniają swoich obowiązków umownych, a to może oznaczać zwolnienie z pracy. Jeśli pracodawca nie wie, że specjaliści nie wykonują swoich obowiązków, konieczne jest powiadomienie go o zaistniałej sytuacji. Co jednak, jeśli pracodawca pozwala na takie praktyki, a reszta zatrudnionych ma regularny problem z wynagrodzeniem lub innymi sprawami kadrowymi? Sprawa może zostać zgłoszona do Państwowej Inspekcji Pracy.
Brak porozumienia z pracodawcą w pełni uzasadnia możliwość wystąpienia z wnioskiem do PIP o podjęcie próby kontroli wykonywania obowiązków przez księgowego lub kadrowego w firmie. Dotyczy to w szczególności placówek o charakterze publicznym (szkoły, przedszkola, uczelnie wyższe, urzędy, publiczne zakłady zdrowotne). W tych miejscach pracy obecność księgowego i kadrowego jest szczególnie potrzebna i musi on pozostawać do dyspozycji reszty pracowników przynajmniej przez jeden dzień w tygodniu. Nie oznacza to oczywiście konieczności przychodzenia do danej firmy, jednak księgowy lub kadrowy musi być dostępny w danym wymiarze czasowym dla pracowników, aby mogli się oni z nim swobodnie kontaktować.
Dostępność księgowego lub kadrowego dotyczy wszystkich pracowników. Specjalista nie może wybierać sobie osób, którym będzie pomagał i osób, z którymi nie będzie utrzymywał kontaktu. Osobiste relacje pomiędzy zatrudnionymi nie mają tutaj znaczenia. Jeśli księgowy lub kadrowy odmawia załatwienia sprawy zawodowej innego pracownika (np. z braku czasu), naraża się wówczas na odpowiedzialność względem pracodawcy.
Zawiadomienie do PIP może być złożone przez większą liczbę pracowników. Pamiętajmy, aby było ono podpisane, ponieważ anonimowe zgłoszenie nie zostanie przyjęte do rozpatrzenia. Pismo nie podlega żadnej opłacie skarbowej, a w swej treści powinno zawierać dokładny opis problemu i wniosek o wszczęcie postępowania wyjaśniającego. Jeśli PIP uzna sprawę za wartą uwagi, skontaktuje się z pracodawcą celem wyjaśnienia wszelkich niejasności. W przypadku, gdy inspektor pracy ustali, że księgowy i kadrowy rzeczywiście nie pojawiają się w pracy i nie wykonują swoich obowiązków, może zobowiązać pracodawcę do zmiany tej sytuacji. Specjalista zostanie wtedy zobowiązany do pojawiania się w pracy i większej dostępności dla innych zatrudnionych. Jeśli sytuacja będzie się dalej powtarzać, przełożony może zastosować karę porządkową wobec księgowego lub kadrowego, a nawet zwolnić go z pracy (także w trybie dyscyplinarnym).
Czy księgowy i kadrowy musi być dostępny dla pracownika -podsumowanie
Księgowy i kadrowy powinien być dostępny dla każdego pracownika w wybranym miejscu i czasie, jeśli jest zatrudniony w ramach stosunku pracy. Gdy specjalista jest zatrudniony na podstawie umowy cywilnoprawnej, może co do zasady w dowolny sposób wykonywać swoje obowiązki, chyba że postanowienia kontraktu stanowią w tej materii co innego. Jeśli księgowy lub kadrowy odmawia pomocy innym pracownikom lub wbrew umowie nie pojawia się w pracy, należy uznać, że narusza swoim zachowaniem podstawowe obowiązki pracownicze. Jeśli pracodawca nie reaguje na takie zdarzenia, pozostali pracownicy mogą złożyć wniosek do PIP o wszczęcie kontroli w ich firmie.
