Czy możliwe jest zmuszenie pracownika do pracy zdalnej?

Praca zdalna, choć doczekała się już uregulowania w Kodeksie pracy, nadal wzbudza wątpliwości. Wielu pracowników chwali sobie tę formę świadczenia pracy, ale są i tacy, którzy wolą tradycyjnie wykonywać swoje obowiązki pracownicze w zakładzie pracy. Pojawiają się jednak wątpliwości co do tego, czy możliwe jest zmuszenie pracownika do pracy zdalnej, a ten artykuł stanowić ma odpowiedź na to zagadnienie. 

Praca zdalna – ogólne informacje o jej dopuszczalności

Praca zdalna jest niedopuszczalna w przypadku następujących rodzajów prac:

• szczególnie niebezpiecznych; 
• w których wyniku następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodujących intensywne brudzenie.

Praca zdalna może zostać wprowadzona:

• z inicjatywy pracownika lub
• z inicjatywy pracodawcy.

Wprowadzenie pracy zdalnej na mocy polecenia pracodawcy

1. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
2. w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Stan epidemii, stan nadzwyczajny, siła wyższa – definicje

Stan epidemii definiuje się jako sytuację prawną wprowadzoną na danym obszarze w związku z wystąpieniem epidemii w celu podjęcia określonych w ustawie działań przeciwepidemicznych i zapobiegawczych dla zminimalizowania skutków epidemii.

Stan zagrożenia epidemicznego definiuje się jako sytuację prawną wprowadzoną na danym obszarze w związku z ryzykiem wystąpienia epidemii w celu podjęcia określonych w ustawie działań zapobiegawczych.

Siła wyższa nie została zdefiniowana, na ogół przyjmuje się, że jest to zdarzenie zewnętrzne o nadzwyczajnym charakterze, któremu nie można zapobiec. Najczęściej jako zdarzenia kwalifikowane jako działanie siły wyższej wymienia się zjawiska przyrody, w tym m.in. powódź, trzęsienie ziemi, huragan.

Stany nadzwyczajne określone zostały w Konstytucji RP. Mogą zostać wprowadzone w sytuacjach szczególnych zagrożeń, jeżeli zwykłe środki konstytucyjne są niewystarczające.

Cofnięcie polecenia pracy zdalnej

Polecenie wykonywania pracy zdalnej może być przez pracodawcę w każdym czasie cofnięte z co najmniej 2-dniowym uprzedzeniem. Ponadto pracownik w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiających wykonywanie pracy zdalnej informuje o tym niezwłocznie pracodawcę, a ten niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Przykład 1. 

Czy pani Magdalena prowadząca kancelarię prawną, będąca pracodawcą, może wydać swoim pracownikom polecenie wykonywania pracy zdalnej, w sytuacji gdy doszło do powodzi i w siedzibie jej firmy nie ma możliwości świadczenia pracy, w zalanych pomieszczeniach nadal znajduje się bowiem woda i nie jest możliwe zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy?

Wydanie polecenia wykonywania pracy zdalnej w tych okolicznościach mieści się w przesłance siły wyższej uzasadniającej takie działanie. 

Czy dopuszczalna jest odmowa wykonywania pracy zdalnej na podstawie polecenia pracodawcy?

Wątpliwość może budzić to, czy pracownik może odmówić wykonania polecenia pracy zdalnej. Do podstawowych obowiązków pracowniczych zalicza się wykonywanie poleceń pracodawcy, o ile nie naruszają one przepisów prawa lub nie są sprzeczne z zapisami umowy o pracę. Zatem polecenie pracodawcy dotyczące pracy zdalnej jest również dla pracownika wiążące jako zaliczane do podstawowych obowiązków pracownika. Pracownik ma obowiązek wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń pracodawcy dotyczących pracy niebędących sprzecznymi z przepisami prawa lub umową o pracę. Odmowa wykonania przez pracownika polecenia pracodawcy zgodnego z przepisami i z zapisami umowy o pracę, skutkuje odpowiedzialnością porządkową. 

Przykład 2. 

Czy pani Małgorzata będąca pracownicą pana Artura prowadzącego biuro tłumaczeń może odmówić pracodawcy wykonania polecenia dotyczącego świadczenia pracy w formie zdalnej, w sytuacji gdy ogłoszono stan klęski żywiołowej, ale wcześniej złożyła oświadczenia w postaci papierowej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej? 

W tym przypadku pani Małgorzata nie będzie miała podstaw do odmowy wykonania polecenia dotyczącego pracy zdalnej. 

Przykład 3. 

Czy pani Grażyna może odmówić pracodawcy wykonania polecenia dotyczącego świadczenia pracy w formie zdalnej, w sytuacji gdy złożyła oświadczenia w postaci papierowej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, ale nie nastąpiło wprowadzenie określonego stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii, stanu zagrożenia epidemiologicznego czy działanie siły wyższej?

W tym przypadku pani Grażyna będzie miała podstawy do odmowy wykonania polecenia dotyczącego pracy zdalnej, nie zostały bowiem spełnione kodeksowe przesłanki do wydania takiego polecenia pracownicy.

Przykład 4. 

Czy pani Monika prowadząca biuro architektoniczne, będąca pracodawcą, może wydać swoim pracownikom polecenie wykonywania pracy zdalnej, w sytuacji gdy ogłoszono stan klęski żywiołowej, ale żaden z pracowników nie złożył oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej?

W tym przypadku wydanie polecenia wykonywania pracy zdalnej nie będzie mogło być wiążące.

Jak należy uregulować zasady pracy zdalnej?

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa porozumienie regulujące zasady pracy zdalnej zawierane przez pracodawcę i zakładową organizacją związkową. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, stronami porozumienia jest pracodawca i wszystkie te organizacje. Przy braku możliwości uzgodnienia treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi pracodawca uzgadnia ją z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. 

Porozumienie regulujące zasady pracy zdalnej powinno zostać zawarte w terminie 30 dni od dnia przedstawienia jego projektu. 

Gdy do zawarcia porozumienia nie dojdzie we wskazany wyżej sposób we wskazanym terminie, wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, zawierając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Jeśli u danego pracodawcy uchwalono wskazane akty prawa wewnątrzzakładowego, to mają one zastosowanie do polecenia pracodawcy wykonywania pracy zdalnej. 

Przy braku porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej konieczne jest określenie zasad pracy zdalnej w poleceniu z uwzględnieniem tych samych elementów, które wymaga porozumienie dotyczące pracy zdalnej lub regulamin pracy zdalnej, tj.:

1. oznaczenie grup lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
2. określenie zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia innych kosztów niż wskazane bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, których zwrot został określony;
3. określenie zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej niezapewnionych przez pracodawcę lub ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej wypłacanego w miejsce obowiązku pokrycia kosztów związanych z obowiązkiem zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej albo wypłaty ekwiwalentu;
4. określenie zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
5. określenie zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6. określenie zasad kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7. określenie zasad kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
8. określenie zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Zmuszenie pracownika do pracy zdalnej - podsumowanie

Pracodawca nie jest w stanie zmusić pracownika do pracy zdalnej, jeżeli ten nie złoży oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do jej wykonywania. Dodatkowo muszą być spełnione inne przesłanki, takie jak wystąpienie siły wyższej czy stanów nadzwyczajnych, aby takie polecenie było dla pracownika wiążące.