Czy możliwe jest odrzucenie wniosku o pracę zdalną?

Na gruncie unormowań Kodeksu pracy (kp) dotyczących pracy zdalnej można stwierdzić, że zasadniczym i najbardziej pożądanym sposobem wdrażania tej formy świadczenia pracy w konkretnych przypadkach są uzgodnienia między stronami stosunku pracy. Inicjatorami tych uzgodnień mogą być zarówno pracodawca, jak i pracownik. Do wniosku pracownika o zgodę na zastosowanie wobec niego formy pracy zdalnej pracodawca może z reguły odnieść się według swojego uznania. Istnieją jednak przypadki, w których wniosek pracownika musi zostać załatwiony pozytywnie. Czy możliwe jest odrzucenie wniosku o pracę zdalną? Wyjaśniamy. 

Praca zdalna

Zgodnie z art. 6718 kp praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jak wynika z powyższego, praca może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo jedynie częściowo jako praca zdalna (w niektóre dni pracownik świadczy pracę w siedzibie pracodawcy, a w inne – w innym miejscu, np. w miejscu zamieszkania pracownika). Miejscem wykonywania pracy zdalnej jest miejsce wskazane przez pracownika i uzgodnione z pracodawcą.

Do 7 kwietnia 2023 roku – czyli do dnia wprowadzenia do Kodeksu pracy przepisów o pracy zdalnej (Dział drugi, Rozdział IIc – art. 67¹⁸–67³⁴) – praca zdalna była formą wykonywania pracy o charakterze nadzwyczajnym, wprowadzoną na czas oznaczony, aby realizować określony cel o charakterze publicznym, jakim było przeciwdziałanie COVID-19. Świadczono ją wyłącznie na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy i tylko wtedy, gdy pracownik miał umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy, a jej rodzaj na to pozwalał.

Uzgodnienia w sprawie wykonywania pracy zdalnej

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie zatrudnienia.

Gdy do uzgodnienia dochodzi w trakcie zatrudnienia, może być ono dokonane:

• z inicjatywy pracodawcy albo
• na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67¹⁹ § 1 i 2 kp).

W praktyce zakres uzgodnienia powinien obejmować przede wszystkim sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa, czy całkowita, oraz wskazanie miejsca jej świadczenia.

Przepisy przewidują także możliwość wykonywania pracy zdalnej na polecenie pracodawcy (bez konieczności uzgadniania tego z pracownikiem):

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

– jednak tylko wtedy, gdy pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej 2-dniowym uprzedzeniem (art. 67¹⁹ § 3 i 4 kp).

Obowiązek uwzględnienia wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej

W myśl art. 67¹⁹ § 6 kp pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, złożony przez:

1) pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 Ustawy z dnia 4 listopada 2016 roku o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, tj. zaświadczenie wydane przez lekarza ubezpieczenia zdrowotnego posiadającego specjalizację II stopnia lub tytuł specjalisty w dziedzinie położnictwa i ginekologii, perinatologii, neonatologii, neurologii dziecięcej, kardiologii dziecięcej lub chirurgii dziecięcej, stwierdzającego ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;

2) pracownika – rodzica:

1. dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz

2. dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 roku – Prawo oświatowe;

3) pracownicy w ciąży;

4) pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także

5) pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Obowiązek pozytywnego załatwienia wniosku pracownika, o którym mowa wyżej w pkt 1 i 2, dotyczy również czasu po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia (art. 67¹⁹ § 7 kp).

Należy zaznaczyć, że obowiązek pracodawcy określony w art. 67¹⁹ § 6 i 7 kp dotyczy wyłącznie pracy zdalnej, której zasady wykonywania u danego pracodawcy ustalono w trybie art. 67²⁰ kp, czyli w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – w regulaminie uprzednio skonsultowanym z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Wspomniany obowiązek nie dotyczy natomiast okazjonalnej pracy zdalnej unormowanej w art. 67³³ § 1 kp, który stanowi, że praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (art. 6733 § 2 kp). Okazjonalna praca zdalna ma charakter incydentalny i jest wykonywana w okolicznościach  szczególnych, uzasadnionych wyłącznie interesem pracownika.

Odrzucenie wniosku o pracę zdalną

W treści wspomnianego już art. 67¹⁹ § 6 kp ustanawiającego obowiązek uwzględnienia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej, złożonego przez pracownika zaliczającego się do jednej z grup wymienionych w tym przepisie, zawarto dwie przesłanki, których wystąpienie (łączne lub każdej z osobna) zwalnia pracodawcę z tego obowiązku – pracodawca musi mianowicie wykazać, że w danym przypadku wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na:

• organizację pracy lub
• rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Przykład 1.

Pracownica zatrudniona w firmie na stanowisku recepcji, będąca matką dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności, złożyła wniosek o wykonywanie pracy zdalnej. Pracodawca odmówił uwzględnienia wniosku, uzasadniając to rodzajem pracy wykonywanej przez pracownicę – stanowisko recepcji jest zlokalizowane w siedzibie pracodawcy i wymaga bezpośredniego kontaktu z interesantami.

Natomiast w przypadku wniosku pracownika o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej, pracodawca ma w zasadzie pełną swobodę decyzji. Jeżeli rozpatrzy ten wniosek odmownie, nie musi go uzasadniać. Co więcej, pracodawca – ze ściśle formalnoprawnego punktu widzenia – nie musi w ogóle reagować na wniosek pracownika, gdyż milczenie pracodawcy nie oznacza w tym wypadku jego zgody na wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej. Oczywiście wskazane jest, dla dobrej komunikacji między stronami stosunku pracy i budowania relacji efektywnej współpracy, aby pracodawca każdorazowo informował pracownika, jak odnosi się do jego wniosku. 

Jak wynika z powyższego, pracodawca ma swobodę w zakresie rozpatrywania wniosków pracowników o wykonywanie pracy zdalnej. Obowiązek pozytywnego załatwienia takiego wniosku dotyczy tylko pewnych grup pracowników i nawet w tych przypadkach wspomniany obowiązek nie jest bezwzględny – pracodawca może się od niego uwolnić, powołując się na obiektywne okoliczności uniemożliwiające świadczenie pracy w tej formie.