Kto z nas nie doświadczył multitaskingu? Przychodzimy do pracy, rozpoczynamy jakieś zadanie, nagle dzwoni telefon, przychodzi szef z nowym obowiązkiem, dostajemy ważną wiadomość, a koleżanka przynosi nam stos dokumentów. Wszystko wydaje się być do zrobienia na wczoraj, więc zajmujemy się każdym z zadań, w rezultacie po 8 godzinach mamy wrażenie, że zrobiliśmy dzisiaj niemalże milion rzeczy, jednak okazuje się, że wiele z nich utknęło, bo w nawale innych po prostu o nich zapomnieliśmy. Wielozadaniowość jest dzisiaj wszędzie i dużo się o niej mówi. Niejednokrotnie w ogłoszeniach o pracę można się spotkać z takim właśnie wymaganiem. Czy jednak ten sposób pracy naprawdę może zwiększyć naszą produktywność? Czy naprawdę pracodawcy chcą, by ludzie pracowali w ten sposób? Przeczytaj nasz artykuł, gdzie postaramy się przybliżyć ten problem.

Czym jest wielozadaniowość?

Najprościej rzecz ujmując, wielozadaniowość w założeniu polega na robieniu wielu rzeczy w tym samym czasie i wykonywaniu ich na odpowiednim poziomie. Jest to przeciwieństwo zakończenia jednej pracy i dopiero wówczas zajmowania się drugiej. Dla człowieka, który określa się jako wielozadaniowca, nie ma najmniejszego problemu, aby jednocześnie sporządzać raport, przeglądać pocztę i rozmawiać przez telefon. Czy jednak wszystkie te zadania wykonuje równie dobrze?

Jak oceniać wielozadaniowość?

Jak w wielu innych przypadkach, także jeżeli chodzi o wielozadaniowość zdania są podzielone. Z jednej strony pojawiają się głosy, że w dzisiejszych czasach wielozadaniowość jest wręcz niezbędna, z drugiej coraz częściej da się słyszeć, że rozgrzebywanie kilku zadań jednocześnie jest błędem i tak naprawdę znacząco obniża naszą efektywność? Gdzie leży prawda? Nie ma tutaj jednoznacznej odpowiedzi, ponieważ z całą pewnością wielozadaniowość ma swoje zalety i wady. Jeżeli zastanawiamy się nad tym, czy nie rozpocząć jej praktykowania lub wręcz przeciwnie - nie odrzucić jej - warto poznać zarówno dobre, jak i złe strony i wybrać tę, która jest dla nas najbardziej odpowiednia.

W czym przeszkadza wielozadaniowość?

Zacznijmy od tego, że mimo tego, jak często słyszymy o podzielności uwagi, tak naprawdę trudno nam się w pełni skupić na kilku rzeczach jednocześnie. Już tylko odrywając się od zadania i zaglądając do innego, potrafimy zupełnie stracić koncentrację. Przyjmuje się, że aby ponownie w pełni się skupić, potrzebujemy nawet 15 do 20 minut. W związku z tym jeżeli kilkakrotnie przenosimy naszą uwagę, możemy stracić ponad godzinę dziennie.

Wiele osób, które zabierają się za kilka zadań jednocześnie, często rozgrzebuje wszystko i albo niczego nie kończy, albo kończy dość przeciętnie. Takie wykonywanie pracy może bowiem skutkować tym, że większość rzeczy będziemy robić po łebkach. Dlatego też jeżeli czujemy, że nie dajemy z siebie wszystkiego, a zadania możemy wykonywać lepiej i szybciej, spróbujmy wykonać zadania po kolei, zabierając się za kolejne dopiero wtedy, kiedy pierwsze doprowadzimy do końca.

Mówi się, że jeżeli robi się wiele rzeczy, to tak naprawdę w żadnej nie jest się do końca dobrym. Nie da się ukryć, że w tym twierdzeniu może być dużo prawdy. Jeżeli zajmujemy się wieloma zadaniami to albo któreś zaniedbujemy, albo wszystkie robimy przeciętnie. Jako że niewielu z nas chce pozostać na przeciętnym poziomie, warto zastanowić się, czy wielozadaniowość jest naprawdę nam potrzebna i pożądana. Jeżeli czujemy się w czymś doskonale, warto spróbować osiągnąć w tym poziom mistrzowski, to znaczy skupić się na tym jednym typie zadań i zdobyć jak najwięcej wiedzy oraz umiejętności. Wówczas nie możemy zajmować się jednocześnie stosem innej pracy, bo będzie to nas rozpraszać i zabierać nasz czas. W takim przypadku warto przemyśleć wszystkie zadania, którymi się zajmujemy i te, które nie są naszym priorytetem postarać się oddelegować komuś innemu.

Nie da się też ukryć, że taka wszechstronność i wielozadaniowość może być pretekstem do wykorzystywania nas. Jeżeli ktoś zauważy, że nie jest dla nas problemem dodatkowa sterta dokumentów, kolejny mail i telefon przyklejony do ucha, może nam podkładać kolejne zadania. Nasza lista rzeczy do wykonania będzie się rozszerzała, a trudno nam będzie tak naprawdę doprowadzić do końca to, co najważniejsze.

Zalety wielozadaniowości

Mimo wszystkich powyższych przykładów nie da się powiedzieć, że wielozadaniowość jest z gruntu zła i każdy, kto obrał sobie taki system pracy, powinien jak najszybciej to zmienić. Po pierwsze pracownicy różnią się od siebie i każdy pracuje w inny sposób, ma inne tempo i sposoby na koncentrację. W związku z tym jedni doskonale radzą sobie z wielozadaniowością, inni z kolei wszystko muszą robić po kolei, co jednak nie zmienia faktu, że efekty są takie same.

Niektóre zadania wręcz wymagają ich przerywania. Jeżeli coś jest trudne, wykonuje się to naprawdę długo, praca jest męcząca - warto podzielić ją na etapy i w międzyczasie zajmować się zupełnie czymś innym. Dzięki temu wrócimy do zadania z większą energią i z pewnością pójdzie nam ono sprawniej.

Dodatkowo dzisiaj naprawdę liczymy na szybką reakcję. Przyznajmy się sami przed sobą, jak niecierpliwie czekamy na odpowiedź na maila. Wszyscy chcą otrzymywać istotne informacje jak najszybciej. Wielozadaniowość może nam pomóc. Odbiorca nie musi czekać, aż skończymy jedno z naszych zadań, po prostu zajmujemy się tym od razu.

Wielozadaniowość może być co prawda męcząca, jednak z drugiej strony może zwiększać naszą motywację. Daje ona bowiem poczucie, że robimy bardzo dużo, jesteśmy produktywni, nie nudzimy się i rozwijamy. Czasami jest to wrażenie nadmuchane, ale nie zmienia to faktu, że czujemy się w pełni sił i bardziej angażujemy się w nasze zadania.

Nie warto spoglądać na wielozadaniowość jednoznacznie: jest dobra albo jest zła. Można z niej czerpać korzyści i się w niej zatracić, dlatego też należy odnaleźć złoty środek, dzięki któremu będziemy mogli ją wykorzystać tylko do dobrych celów.

Zapraszamy do przeczytania - Jednolity plik kontrolny