Poradnik Pracownika

Lista obecności w zakładzie pracy - obowiązki pracowników i pracodawcy

Przedsiębiorcy zatrudniający u siebie pracowników muszą liczyć się z szeregiem obowiązków i formalności, jakie muszą na co dzień realizować. Jedne wymusza na nich polski ustawodawca, inne z kolei są konieczne po to, aby biznes dobrze funkcjonował. Do tych drugich można zaliczyć m.in. sporządzanie listy obecności pracowników, której głównym celem jest zapewnienie jak najwyższego poziomu organizacji pracy w danej firmie. O czym dokładnie mowa? Czym jest lista obecności? Podpowiadamy!

Lista obecności w zakładzie pracy

Do wszelkiego rodzaju list obecności jesteśmy przyzwyczajeni od najmłodszych, szkolnych lat. Jak się okazuje, nie inaczej jest wówczas, gdy podejmie się pracę zawodową i trzeba dostosować się do zasad obowiązującym w przedsiębiorstwie. Wiele osób zastanawia się z pewnością, jaka jest dokładnie rola listy obecności w pracy, czy jest ona obligatoryjna i kto jest odpowiedzialny za zarządzanie nią?

Lista obecności a polskie prawo 

Poprzez listy obecności należy rozumieć dokumenty, w których określone zostają godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy przez osoby zatrudnione w danej firmie na podstawie umowy o pracę. Jak się okazuje, jest to uprawnienie, a nie obowiązek pracodawcy. Żaden z polskich aktów prawnych, w tym przede wszystkim Kodeks pracy, nie narzuca takiej formy potwierdzania obecności pracowników na stanowisku pracy. Kwestie te powinny zostać ujęte w obowiązującym w firmie regulaminie pracy, którego treść jest wiążąca dla pracowników oraz samego pracodawcy.

Jak prowadzić listę obecności?

Na przestrzeni ostatnich lat w wielu zakładach pracy wykształcił się jednak zwyczaj prowadzenia listy obecności w formie papierowej lub elektronicznej. W pierwszym przypadku pracownicy składają podpis na dokumencie, w drugim moment przybycia do pracy, jak i opuszczenia siedziby przedsiębiorstwa jest potwierdzony np. za pomocą kart magnetycznych odbijanych przy drzwiach. Coraz częściej także, szczególnie jeśli chodzi o pracowników biurowych, służy do tego zalogowanie się do systemu teleinformatycznego. Wiele firm karty magnetyczne zastępuje już nowocześniejszymi systemami identyfikującymi pracownika po odcisku palca, rozpoznającymi jego twarz czy zczytującymi indywidualny kod QR. 

Kto prowadzi listę obecności? 

Lista obecności jest stosowana przede wszystkim w dużych firmach, choć nie tylko. W mniejszych i średnich przedsiębiorstwach służy ona bowiem nie tyle jako dowód na to, że pracownik rzetelnie podchodzi do czasu pracy, ale także pozwala na szybkie i łatwe obliczanie nadgodzin czy przysługujących dni wolnych. W większych przedsiębiorstwach za prowadzenie listy obecności odpowiada dział kadr, a na niższych szczeblach kierownicy poszczególnych działów czy zespołów. W mniejszych firmach zadanie to należy najczęściej do samego właściciela lub osoby odpowiedzialnej za prawidłowe funkcjonowanie pracy zespołu.  

Co może zawierać lista obecności?

Na liście obecności powinny znaleźć się zaledwie podstawowe informacje dotyczące pracownika oraz przepracowanego przez niego czasu. Mowa tutaj przede wszystkim o imieniu oraz nazwisku takiej osoby czy nazwie stanowiska. Ponadto, warto umieścić tam dane bezpośredniego przełożonego lub osoby, która potwierdza, czy zadeklarowany przez zatrudnionego czas pracy jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Niezwykle istotne jest również ujęcie ram czasowych, a więc dokładne oznaczenie dnia, miesiąca i roku, a pod koniec miesiąca określenie łącznej liczby przepracowanych godzin. Nie można zapomnieć o miejscu na podpis pracownika oraz jego przełożonego. Na liście obecności należy zaznaczyć nieobecność pracownika w danym dniu, ale bez podania przyczyny, ponieważ w przeciwnym razie naruszone zostałyby przepisy RODO.      

Lista obecności - ile i gdzie przechowywać?

Jak więc widzimy, na liście obecności nie znajdziemy szczegółowych danych osobowych, ale mimo to, dokument ten powinien być przechowywany w miejscu, do którego nie mają dostępu osoby trzecie. Listy zazwyczaj przechowywane są w sekretariatach zakładów pracy, a po zakończeniu miesiąca przekazywane do działu kadr i dołączane do akt pracownika razem z innymi dokumentami. Mimo iż pracodawca nie ma obowiązku sporządzania list obecności, rozsądnym rozwiązaniem jest archiwizowanie ich przez okres minimum 3 lat. Zgodnie bowiem z Kodeksem pracy, to właśnie po tym okresie przedawniają się wszelkie roszczenia wynikające ze stosunku pracy.  

Listy obecności a ewidencja czasu pracy - wszystko co trzeba wiedzieć

Od listy obecności należy odróżnić ewidencję czasu pracy, której prowadzenie jest jednym z najważniejszych obowiązków zatrudniającego. W myśl art. 149 KP: “Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”. W zestawieniu tym umieszcza się o wiele więcej szczegółowych informacji, w tym m.in. wszelkie wnioski pracownika, zwolnienia lekarskie, dane dotyczące liczby umownych godzin pracy, nadgodzin, urlopów i wiele innych. Pracodawcy, którzy nie prowadzą ewidencji czasu pracy muszą liczyć się z karą grzywny w wysokości od 1000 do nawet 30 000 złotych.