Lista obecności pracowników - w jakim celu się ją prowadzi?

Jak powszechnie wiadomo, prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników to obowiązek, z którego pracodawca musi się wywiązywać bez względu na branżę i specyfikę działalności. Czy jednak lista obecności pracowników jest wymagana czy może być stosowana wymiennie z ewidencją czasu pracy?

Czym jest lista obecności pracowników?

Lista obecności pracowników to dokument administracyjny, który może służyć do weryfikacji godzin rozpoczęcia oraz zakończenia pracy kadry pracowniczej. Warto podkreślić już na samym początku, że lista obecności dobrze znana każdemu ze szkoły nie jest jednoznaczna z faktem prowadzenia obowiązkowej ewidencji czasu pracy. 

Dlaczego więc ktokolwiek miałby wprowadzać dodatkowy dokument w postaci listy obecności pracowników? To dobrowolna decyzja kierownictwa firmy, która może być stosowana w celu potwierdzenia stawienia się pracownika w zakładzie pracy o danej godzinie. Sposób prowadzenia listy obecności jest względnie dowolny ze względu na brak jasnych wytycznych. Dlatego w zależności od preferencji, lista taka może być w postaci papierowej lub elektronicznej. 

Czy można zamienić ewidencję czasu pracy listą obecności pracowników?

Już wcześniej zwrócono uwagę na to, że lista obecności pracowników nie może być utożsamiana z obowiązkową ewidencją czasu pracy. Dlaczego? Ze względu na różnice w zakresie danych, jakie powinny znaleźć się na obu dokumentów.

Lista obecności pracowników ogranicza się do podania informacji o danych osobowych pracownika, zakresie czasowym listy (data dnia roboczego) oraz godzinach przybycia oraz opuszczenia zakładu pracy. Ewidencja czasu pracy natomiast rozszerza te informacje o liczbę przepracowanych godzin ustalonych w zgodzie z czasem pracy, liczbie nadgodzin, liczbie godzin przepracowanych nocą, a także informacje o nieobecnościach usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych. 

Ewidencja czasu pracy dodatkowo zawiera szereg innych, niezbędnych informacji o czasie pracy włączając w to między innymi czas przeznaczony na wyjścia prywatne. Dlaczego na liście obecności pracowników takie dane nie mogą się znaleźć? Ze względu na RODO i ograniczenia w przetwarzaniu danych osobowych, w tym danych o stanie zdrowia pracownika. Reasumując, jeśli pracodawca decyduje się na stosowanie listy obecności, nie może jednocześnie zrezygnować z prowadzenia oficjalnej ewidencji pracy. 

Czy lista obecności musi być prowadzona w każdej firmie?

Czy lista obecności jest obowiązkowa w każdym zakładzie pracy? Absolutnie nie ma takiej konieczności. Jak wcześniej wspomniano, inicjatywa wprowadzenia dodatkowego dokumentu wewnętrznego, jakim jest lista obecności, musi wyjść od kierownictwa i jest to dokument wewnętrzny, niepoddawany żadnej kontroli zewnętrznej. 

Inaczej jednak wygląda sytuacja związana z ewidencją czasu pracy. Prowadzenie jej stanowi obowiązek każdego pracodawcy i w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy to właśnie oficjalna ewidencja czasu pracy będzie stanowiła przedmiot ich zainteresowania. W przeszłości zdarzały się przypadki, w których pracodawca tłumaczył brak prowadzenia ewidencji obecnością list obecności pracowników, jednak jest to powód do nałożenia grzywny na pracodawcę. O jakich kwotach mowa? Zgodnie z Kodeksem pracy brak prowadzenia ewidencji czasu pracy lub nieścisłości w tym dokumencie są karane grzywną od 1 do 30 tysięcy złotych. 

Lista obecności w formie papierowej vs elektronicznej - co wybrać?

Przedsiębiorstwo, które decyduje się na wprowadzenie dodatkowej ewidencji w postaci listy obecności pracowników, z reguły staje przed dylematem, jaką formę listy obecności wybrać - papierową czy elektroniczną. Wiele firm wciąż decyduje się na tradycyjny obieg dokumentów, czego potwierdzeniem jest popularność zakupów całych arkuszy list obecności. To wygodne rozwiązanie, szczególnie dla firm, które nie mają rozwiniętych systemów informatycznych w swoim przedsiębiorstwie.

Należy jednak zwrócić uwagę na postęp technologiczny i wiążące się z tym perspektywy usprawnień w procesach biznesowych. To powód, dla którego obecnie mimo wszystko większość firm decyduje się na wprowadzenie elektronicznych list obecności pracownika. Do dyspozycji mamy wiele narzędzi, które znacznie ułatwiają ewidencje przyjścia i opuszczenia miejsca pracy. Co więcej, oprogramowanie służące ewidencji czasu pracy niejednokrotnie posiada w sobie darmowy moduł listy obecności. Zakup takiego oprogramowania nie wymusza na firmie generowania kolejnych kosztów związanych z dodatkowym zakupem programu będącego substytutem tradycyjnej listy obecności. 

Jak prowadzić listę obecności pracownika i jak długo ją przechowywać?

Sposób prowadzenia listy obecności pracowników uzależniony jest od rodzaju technologii stosowanej w tym celu. Jeśli firma zdecyduje się na tradycyjną formę, arkusz papieru z danymi pracownika, godziną przybycia oraz godziną opuszczenia stanowiska pracy, a także miejscem na jego podpis wystarczy. 

Bardziej zaawansowane rozwiązania polegają na wdrożeniu systemu automatycznej listy obecności. Każdy pracownik otrzymuje dedykowaną imienną kartę, którą odbija przy wejściu oraz wyjściu z biura. Informacje o przykładaniu karty transferowane są do systemu oraz są importowane w postaci raportów. 

Ostatnia kwestia, którą warto poruszyć to kwestia związana z okresem przechowywania list obecności pracowników. Po jakim czasie możemy pozbyć się tych dokumentów? Zgodnie przepisami prawa, po 10 latach wszelka dokumentacja związana z ewidencją czasu pracy ulega przedawnieniu. Można więc założyć, że to właśnie po okresie 10 lat listę obecności pracownika można zutylizować w zgodzie istniejącymi standardami.