Ewidencja czasu pracy - wszystko co warto wiedzieć

Przepisy dotyczące czasu pracy są jednym z bardziej skomplikowanych obszarów prawa pracy. Pracodawcy często dopuszczają się w jego zakresie szeregu naruszeń. Przepisy te wprowadzają pojęcie ewidencji czasu pracy. Czy prowadzi ją pracownik? A może jest to obowiązek pracodawcy? Czym w ogóle jest ewidencja czasu pracy? Odpowiadamy!

Przez kogo tworzona jest ewidencja czasu pracy?

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy spoczywa na pracodawcach, niezależnie od ilości zatrudnianych pracowników. Pracodawcy prowadzą ewidencję dla wszystkich osób posiadających stosunek pracy, czyli dla osób świadczących pracę na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania czy wyboru.

Ewidencja czasu pracy – elementy

Podstawowym elementem ewidencji czasu pracy jest liczba godzin pracy, którą pracownik przepracował. Zgodnie z rozporządzeniem przedsiębiorca ma obowiązek ewidencji każdego przepracowanego przez pracownika czasu, w tym:

• pracy w niedzielę i święta,
• w porze nocnej,
• w godzinach nadliczbowych,
• w dni wolne od pracy wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy.

• dyżury,
• urlopy,
• zwolnienia od pracy,
• inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Natomiast w stosunku do pracowników młodocianych w ewidencji należy uwzględniać czas prac, które są wzbronione młodocianym, ale ich wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Dokumenty związane z ewidencją czasu pracy

Obecnie pracodawca powinien prowadzić kartę ewidencji oraz gromadzić i przechowywać mi.n. takie dokumenty jak:
- wnioski pracownika dotyczące:

• udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
• korzystania z opieki na dziecko w wieku do 14 lat,
• ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• stosowania indywidualnego systemu czasu pracy,

- dokumenty związane:

• ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy,
• z ustaleniem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
• z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

- zgody:

• pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia
• pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy

Wszystkie wymienione dokumenty stanowią całą dokumentację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy.

Jaki okres obejmuje ewidencja czasu pracy?

W przepisach prawa pracy nie został określony okres, na jaki powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy. Decyduje o tym pracodawca. Należy jednak pamiętać, że głównym celem prowadzenia ewidencji jest ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. W związku z tym powszechnie uznaje się, że praktycznie jest prowadzić miesięczną ewidencję czasu pracy. Dzięki temu można ustalić przysługujące wynagrodzenie za pracę.

Pracownik ma prawo do wglądu do ewidencji

Na żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek udostępnić mu ewidencję. Oczywiście oryginał dokumentu jest własnością pracodawcy. Pracownik ma jednak prawo zażądać do niej wglądu oraz wydania ksero lub odpisu z oryginału.

Nierzetelne prowadzenie lub brak ewidencji czasu pracy

Zgodnie z kodeksem pracy naruszanie przepisów o czasie pracy, lub nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem uderzającym w prawa pracownika. Dlatego
inspektor pracy, w zależności od wykrytych nieprawidłowości, może:

• wystąpić z wnioskiem o prawidłowe prowadzenie ewidencji,
• w ramach postępowania mandatowego, nałożyć karę grzywny (do 2000 zł),
• w charakterze oskarżyciela publicznego wystąpić przed sądem grodzkim o nałożenie kary grzywny (do 30 000 zł).

Gdy jednak ewidencja została sfałszowana, wówczas inspektor pracy może wystąpić do prokuratora z wnioskiem o podejrzenie popełniania przestępstwa. W drodze postępowania fałszowanie ewidencji czasu pracy może zostać uznane za przestępstwo:

• fałszerstwa (kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5),
• poświadczenia nieprawdy (kara pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5, lub w wypadku mniejszej wagi może zostać nałożona kara grzywnie albo kara ograniczenia wolności).

Zgodnie z przepisami to pracodawca jest odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika. Służy ona przede wszystkim do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracownik ma do niej wgląd jedynie na wniosek. W ten sposób może on zweryfikować czy wypłacono mu prawidłowe wynagrodzenie.