Poradnik Pracownika

Czy najtrudniejsze zadanie na początek jest dobrym pomysłem?

Organizacja czasu pracy jest istotnym tematem, nic więc dziwnego, że powstaje o nim mnóstwo artykułów. Zależy nam na tym, by zrobić jak najwięcej, jak najlepiej, a poza tym znaleźć jeszcze czas dla siebie. Próbujemy więc różnych sposobów, by planowanie było skuteczne i abyśmy ze wszystkim zdążyli. Jednak kształtując odpowiednią organizację, nie zapominajmy o tym, że nie wszystko, co pewne, musi się u nas sprawdzić. Wręcz przeciwnie! Dużo mówi się o tym, że najtrudniejsze zadanie na początek dnia to doskonały pomysł. Czy jednak zawsze tak jest? Czy wszyscy muszą połykać żabę?

Połykanie żaby, czyli najtrudniejsze zadanie na początek

Na czym polega połykanie żaby? Każdy z nas mierzy się z trudnymi zadaniami w swojej codziennej pracy. Wymagają one czasu, zaangażowania i im jest poważniejsze, tym bardziej niełatwo jest się nam za nie zabrać. Takie zadania porównywane są do… żaby.

Co oznacza więc połknięcie żaby? Najkrócej: najtrudniejsze zadanie na początek. Połkniesz żabę i po kłopocie. Później będzie ci się już pracowało znacznie lepiej.

Rzeczywiście ten rodzaj organizacji zadań sprawdza się u wielu osób. Rano więc warto wypisać sobie listę rzeczy, które musimy wykonać danego dnia. Następnie ustalamy priorytety – które zadanie będzie wymagało od nas najwięcej czasu i energii. Kiedy już wiemy, co nas najbardziej dręczy, wykonujemy to jako pierwsze. Zabieramy się za nie od samego początku.

Po pierwsze najczęściej robimy to rano lub tuż po przyjściu do pracy, więc jesteśmy wypoczęci, mamy najwięcej energii, nie jesteśmy przemęczeni po godzinach spędzonych za biurkiem czy w innym miejscu. Mamy jasny umysł i wszystko powinno nam pójść sprawniej.

Po drugie trudne zdania i tak ciągle mamy gdzieś z tyłu głowy. Jeśli więc w końcu je wykonamy, pozbędziemy się balastu. Resztę dnia spędzimy na rzeczach, które są dla nas przyjemne, nie sprawiają nam problemu i będziemy mogli się nieco zrelaksować.

To również doskonałe rozwiązanie dla osób pracujących zdalnie. Kiedy przesuną najtrudniejsze zadanie na początek, a później już zajmą się tymi prostszymi, bardzo prawdopodobne, że szybciej skończą swoje zlecenia i będą mogli spędzić więcej godzin na odpoczynku.

Wszystko wydaje się więc idealne. Takie rozwiązanie może znacznie zwiększyć nasz komfort. Jednak czy zawsze tak jest i czy połknięcie żaby zawsze działa? Niekoniecznie.

Czy najtrudniejsze zadanie na początek to zawsze dobry pomysł?

Najtrudniejsze zadanie na początek w teorii wydaje się naprawdę świetnym pomysłem i u wielu osób działa. Jednak wymaga samozaparcia i silnej woli. Weźmy pod uwagę fakt, że wiele osób uczących się organizacji pracy, walczy także np. z prokrastynacją, czyli odkładaniem zadań w czasie.

Co się stanie, kiedy przełożymy w takim przypadku najtrudniejsze zadanie na początek? Niestety najpewniej przesuniemy całą pracę, którą mamy do zrobienia w ciągu dnia.

Wyobraźmy sobie, że naszym problemem jest odkładanie zdań. Dzień postanawiamy jednak rozpocząć od połknięcia żaby, o którym wspominaliśmy powyżej. Co robimy w takiej sytuacji? Wszystko, żeby tylko odsunąć to w czasie. Możemy nagle odczuć silną potrzebę posprzątania całego biurka, dokumentów i uporządkowania skrzynki mailowej. Konieczna będzie przerwa na śniadanie. Zrobienie kolejnej kawy czy herbaty też wchodzi w grę. Następnie trzeba umyć wszystkie kubki. Takich zapychaczy możemy znaleźć znacznie więcej. W jeszcze gorszej sytuacji są pracownicy zdalni – oni z kolei mogą odczuć ogromną potrzebę zrobienia prania, sprzątania całego mieszkania, wyjścia po bułki, na jogging.

Koniec końców okazuje się, że cały dzień spędziliśmy właściwie nic nie robiąc – nie ruszając tych trudnych i tych łatwiejszych zadań. Jesteśmy ze wszystkim do tyłu, narasta frustracja, nie mamy pewności, czy sobie poradzimy.

Jeśli więc mamy świadomość tego, że odkładanie czegoś w czasie jest naszym problemem, musimy zmienić taktykę i uświadomić sobie, że najtrudniejsze zadanie na początek to nie zawsze jest najlepszy pomysł.

Kiedy najtrudniejsze zadanie na początek nie wychodzi

Co zrobić w takim przypadku? Czy nie ma ratunku dla osób, które nie potrafią rozpocząć dnia od tego, co najważniejsze? Co powinni zrobić? Skupiać się na zadaniach mało ważnych, które wykonują szybko i sprawnie?

W takim przypadku bardzo dobrym sposobem jest krótkie wejście w tryb koncentracji i produktywności. Dzięki temu zyskamy skupienie i motywację do pracy. Co więc trzeba zrobić?

  1. Przygotuj sobie listę zadań, które jesteś w stanie wykonać w stu procentach w krótkim czasie (najlepiej maksymalnie 20 minut). Nie musisz mieć ich zapisanych, ważne, żeby mieć świadomość, co możemy zrobić, by zacząć działać i wczuć się w pracę.

  2. Co możesz robić? Może to być wpisanie danych do raportu, uzupełnienie czegoś, co zostało z poprzedniego dnia pracy, przygotowanie i wydruk dokumentów, zebranie podpisów, rozmowa z klientem, cokolwiek, co na pewno zamkniesz w tych 20 minutach.

  3. Po zrobieniu tych krótkich zadań, zabierz się za to najważniejsze, które czeka na ciebie tego dnia. Nie zaczynaj od połknięcia żaby, najpierw wypij coś, co sprawi, że połknięcie nie będzie tak straszne.

Dzięki takiemu krótkiemu treningowi, będziemy gotowi do działania. Będziemy skoncentrowani, zadowoleni z tego, że już możemy odhaczyć coś z naszej listy i zmotywowani, by brnąć w to dalej. Warto wypróbować na sobie ten sposób, być może dzięki niemu organizacja czasu pracy nie będzie już dla nas tak problematyczna.