Poradnik Pracownika

Oprogramowanie dla biur rachunkowych - jakie wybrać?

Nie ulega wątpliwości, że Polacy to bardzo przedsiębiorczy naród. Potwierdzają to dane Centralnego Ośrodka Informacji Gospodarczej, z których wynika, że każdego dnia powstaje około 1000 firm. Nie mogą działać w próżni, muszą pozyskiwać klientów, walczyć z konkurencją, oferując atrakcyjniejsze produkty, lecz równie ważne jest to, by w ich działaniach, zwłaszcza finansowych, wszystko funkcjonowało, jak należy. Odpowiadają za to biura rachunkowe, które jednak od kilku lat borykają się z wieloma problemami. Poznajmy je i sprawdźmy, jak można im zaradzić.

Rachunki się zgadzają

Własna firma to szereg zadań, które krok po kroku mają przybliżać do coraz lepszej pozycji rynkowej. Stale więc musimy trzymać rękę na pulsie, główkować jak radzić sobie z konkurencją, by zdobyć więcej klientów. Nie jest to łatwe, ale jak chcemy przetrwać na rynku i zdobyć zaufanie konsumentów, musimy działać ze zdwojoną mocą, żeby być zawsze kilka długości przed innymi firmami. 

Dobra kondycja naszej organizacji to jednak nie tylko stali, wierni klienci, jak i nowi trafiający do nas, czy to za sprawą działań marketingowych, czy dzięki rekomendacjom, to również działania, jakich nie widać, lecz nierzadko zależy od nich bardzo wiele. Mowa tu o obsłudze księgowej, na którą składa się szereg zadań, jak prowadzenie różnych ksiąg (rachunkowych, przychodów i rozchodów), ewidencji (środków trwałych, wyposażenia, VAT), sporządzanie deklaracji, sprawozdań finansowych, składania JPK itd. Obowiązków tego rodzaju jest od groma, choć wiele zależy od wielkości firmy i tego, czym się dany podmiot zajmuje. 

Abstrahując od tego, każdy powinien zgodzić się z tym, że mając własną działalność gospodarczą, nie sposób prawidłowo nią zarządzać bez tego wsparcia. Biura rachunkowe wychodzą naprzeciw tym zagadnieniom, starając się nadążyć za zmieniającą się rzeczywistością. Podobnie bowiem jak w każdej innej dziedzinie, także i tu muszą stawić czoła licznym problemem. Jakim?

Biura rachunkowe i zmieniające się realia rynkowe

Mówią o tym przeprowadzone badania, których wyniki znajdziemy między innymi w raporcie “Księgowość mikro i małych firm w Polsce”. Wymienione są tu liczne przykłady na to, jak zmiany generacyjne zmuszają biura rachunkowe do stworzenia nowej taktyki biznesowej. Wynika to głównie z młodego wielu osób zakładających własne firmy, poszukujących i akceptujących nowoczesne technologie. Pokolenie młodych przedsiębiorców dorastało w czasach szybko rozwijających się e-usług, nie dziwi więc, że w sferze działalności gospodarczej oczekują właśnie takich ułatwień. Internet to zapewnia, dając dostęp do różnych serwisów i aplikacji pomagających w prowadzeniu księgowości online. Zmienia się jednocześnie specyfika zawodu księgowego, który staje się niejako “dodatkiem” do tego, co oferują systemy informatyczne. Występuje raczej w roli konsultanta lub doradcy służącego wsparciem, gdy zajdzie taka potrzeba. 

Właściciele firm korzystają z narzędzi internetowych, ponieważ wiele biur rachunkowych nie reaguje adekwatnie do zastanej rzeczywistości, będąc jedną nogą w poprzedniej epoce. Respondenci wymieniają wiele przykładów, które to potwierdzają. Za takie mankamenty uznaje się konieczność dowozu dokumentów do biura rachunkowego, słabe doradztwo w zakresie optymalizacji kosztów, utrudniony dostęp do danych (najczęściej w godzinach pracy biura), brak ważnych, stale aktualizowanych, informacji czy brak odpowiedzi na zadawane pytania. Korzystanie z usług takiego biura rachunkowego mija się z celem. 

Jeśli jesteśmy właścicielami biura chcącego nadążyć za tymi zmianami, spełniając wymagania klientów, powinniśmy zainwestować nowoczesne oprogramowanie MojeBiuro24 znajdujące się pod adresem https://mb24.pl/. Dzięki tej ofercie nie tylko ułatwimy sobie pracę, ale i nadążymy za wymaganiami klientów. 

MojeBiuro24 - co dzięki niemu zyskujemy?

MojeBiuro24 zapewnia dostęp do najważniejszych narzędzi księgowości: księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów dla ryczałtu, rejestrów VAT i MOSS. Za sprawą oprogramowania nie ma problemu z generowaniem i wysyłką e-deklaracji oraz raportów JPK. Panuje tu pełna integracja z najistotniejszym instytucjami jak Ministerstwo Finansów i e-ZUS. Program jest bogaty w liczne ułatwienia dla księgowych, takie jak automaty księgowe, sprawdzanie poprawności zapisów czy publikowanie wyliczeń dla klienta. 

Znajdziemy tu również:

● Narzędzia sprzedażowe (wystawiania faktur, zarządzanie kontaktami w CRM, rozbudowany magazyn dla klientów);

● Kadry i płace, czyli zagadnienia związane ze sporządzeniem i rozliczaniem różnych umów (o pracę, zleceń, o dzieło), ewidencja czasu pracy, lista płac itp.;

● Ewidencje środków trwałych: WNiP i wyposażenia, automatyczne odpisy amortyzacyjne;

● Proste wprowadzanie oraz rozliczanie pojazdów z pełnym i częściowym odliczeniem VAT (tzw. kilometrówka);

● Różnice kursowe - przy pomocy tej funkcji mamy dostęp do automatycznego procesu wyliczania i księgowania różnic kursowych;

● Kasa / Bank (odbieranie i eksportowanie przelewów, zarządzanie kasą, integracja online z bankami).

Bezpieczeństwo zawsze na pierwszym miejscu

Bogactwo funkcji nie powinno jednak przysłonić tego, co najważniejsze, czyli bezpieczeństwa. Każde biuro rachunkowe musi zadbać o to, by dane osobowe klientów były odpowiednio chronione. Tak samo strzeżone muszą być wszelkie inne informacje, jak ceny transakcji, stan finansowy, kondycja firmy, jak i jej plany rozwoju. Takie praktyki nakazuje Kodeks cywilny, a od pewnego czasu również unijne rozporządzenie RODO. Teraz jeszcze bardziej niż kiedykolwiek wcześniej, trzeba o tym pamiętać, dbając o to, by wybrany program dla biur rachunkowych był właściwie zabezpieczony.

Wybierając MojeBiuro24, mamy pewność, że dane przechowywane są w profesjonalnych serwerowniach, posiadających najwyższe certyfikaty bezpieczeństwa. Zyskujemy dostęp do pomocnych raportów, które skupiają się na rozwiązaniu ewentualnych problemów związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Mamy zawsze pewność bezpłatnej aktualizacji systemu, co gwarantuje zgodność z aktualnym stanem prawnym. Nie musimy się więc obawiać, że przeoczymy jakiekolwiek zmiany w przepisach. 

Podsumowując, widzimy, że biura rachunkowe, jeśli chcą być atrakcyjne dla klientów, powinny dostosować swoją ofertę do realiów rynkowych. Znacząco pomagają w tym nowoczesne programy księgowe, które przyspieszają i usprawniają codzienną obsługę firm. Dzięki temu możemy nadążyć nie tylko za zmianami w prawie, ale i wymaganiami klientów.

Strzałka