Program kadrowo płacowy

Obsługa kadrowa i płacowa (inaczej HR) w nowoczesnej firmie wymaga obecnie ciągłego śledzenia zmian w obowiązujących przepisach. Należy na bieżąco sprawdzać informacje dotyczące prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i aktualne wiadomości z ZUS-u. Wygodnym rozwiązaniem jest wprowadzenie w firmie oprogramowania, które ma za zadanie ułatwić prowadzenie rozliczeń kadrowych, płacowych i ubezpieczeń. Na rynku dostępnych jest wiele programów kadrowo-płacowych. Jak więc wybrać ten najlepszy i na co zwrócić uwagę?

Program kadrowo płacowy online - czy warto je wprowadzić?

Współczesne programy kadrowo płacowe umożliwiają wsparcie pracowników działu kadr i płac poprzez udostępnianie potrzebnych danych i proste wyszukiwanie oraz filtrowanie potrzebnych informacji. Korzystając z odpowiednio dostosowanych programów, można zaoszczędzić zarówno czas pracowników, jak i pieniądze np. wydawane na drukowanie deklaracji, papierowych list obecności lub prowadzenie obszernych archiwów. Elektroniczne systemy pozwalają na eliminację błędów ludzkich, które są nieraz trudne do uniknięcia, przy prowadzeniu bardzo dużych firm, zatrudniających wielu pracowników. Istotne jest stałe aktualizowanie stosowanych programów kadrowo płacowych, ponieważ regularne sprawdzanie obowiązującego prawa pozwala na prawidłowe prowadzenie firmy.

Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii programy takie gwarantują wysoki poziom bezpieczeństwa danych, co znacząco wpływa na stabilność firmy. 

Jaki program wybrać do swojej firmy?

Z programów kadrowo płacowych może skorzystać zarówno mała firma zatrudniająca kilka osób, jak też duże korporacje, bez względu na stosowane rodzaje wynagrodzeń czy też czas pracy. Wybór najlepiej ograniczyć do programów, które są zintegrowane z PUE oraz e-ZUS. Platforma ERP - wfirma.pl udostępnia aplikację kadry, płace i ubezpieczenia, która jest uznana przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, co oznacza, że może ona w pełni zastąpić oprogramowanie Płatnik. Na stronie https://wfirma.pl/kadry-i-place-online znajdują się szczegółowe informacje dotyczące tego programu. Warto podkreślić, że wprowadzenie tej aplikacji w swojej firmie umożliwia wysyłanie deklaracji i dokumentów do ZUS, MF oraz ułatwia prowadzenie akt osobowych pracowników.

Funkcje programu kadrowo płacowego

Wśród najważniejszych funkcji elektronicznego systemu kadrowo płacowego można wymienić m.in. łatwe generowanie umów. Dzięki zastosowaniu nowoczesnego generatora program daje możliwość stworzenia różnego rodzaju umów np. umowy o pracę, zlecenie i o dzieło. Konfigurację i poszczególne elementy można dowolnie dostosowywać do potrzeb, z uwzględnieniem własnych szablonów. System posiada również wygodną funkcję rozliczania wynagrodzeń, co znacząco upraszcza sporządzanie listy płac, biorąc pod uwagę wykorzystany urlop oraz nieobecność pracownika związaną z chorobą. Zastosowanie aplikacji Wfirma.pl pozwala na całkowitą eliminację systemu Płatnik, ponieważ wszystkie potrzebne rozliczenia ZUS można bezpośrednio wykonać z programu kadrowo płacowego i jednocześnie wygenerować elektroniczne raporty. Więcej na temat rozliczeń z ZUS można znaleźć na stronie: https://pomoc.wfirma.pl/kokpit-firmy/rozliczenia-z-zus. 

Choroba pracownika i dostęp do zwolnień lekarskich z systemu ZUS PUE

Rewolucja w wystawianiu zwolnień lekarskich rozpoczęła się w Polsce od 1 stycznia 2016 roku. Wtedy lekarze mogli już wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie (nazywane inaczej e-ZLA), ale zwolnienia na papierowym formularzu istniały do końca listopada 2018 roku. Natomiast od 1 grudnia 2018 roku lekarze mogą wystawiać tylko i wyłącznie zwolnienia elektroniczne. W systemie wFirma.pl można skorzystać z funkcji importu zwolnień lekarskich, które zostały wystawione pracownikom w systemie ZUS PUE. Należy pamiętać, że pracodawca musi mieć utworzone konto na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. System kadrowo płacowy pozwala na przesyłanie drogą elektroniczną różnych pism i wniosków do ZUS.

Elektroniczne prowadzenie akt osobowych 

Zmiany w przepisach prawnych wprowadzone od 1 stycznia 2019 roku pozwalają pracodawcom zadecydować, czy chcą prowadzić akta pracowników tak jak dawniej, czyli w formie papierowej, czy też w formie elektronicznej. Program kadrowo płacowy wFirma.pl daje możliwość prowadzenia w pełni elektronicznych akt osobowych, które są zgodne z obowiązującą ustawą, a pobieranie różnego rodzaju zaświadczeń pracowniczych i dokumentów potrzebnych do zatrudnienia nowego pracownika jest o wiele prostsze. Wartym podkreślenia jest fakt, że tylko dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną są zgodne z przepisami. W systemie wFirma.pl dokumenty można podpisać używając tradycyjnych podpisów elektronicznych (KIR, Eurocert) oraz mobilnych podpisów elektronicznych (SimplySign). 

Komunikacja w firmie

Zaburzony przepływ informacji to często występujący problem w dużych firmach. Pracownik, który ma u swojego pracodawcy założony profil w specjalnie przygotowanym systemie kadrowym, ma możliwość elektronicznie składać m.in. wnioski urlopowe. Dzięki takim programom komunikacja między pracownikiem a przełożonym, a także między pracownikiem a działem kadr, jest znacznie ulepszona, co znacząco poprawia komfort pracy. Panel ePracownik pozwala pracodawcy udostępnić pracownikowi grafik pracy do akceptacji, dzięki czemu zaplanowanie pracy dla całego zespołu w danym okresie czasu można znacząco skrócić, a obie strony w prosty sposób są na bieżąco informowane o statusie danej sprawy.