Zdjęcie w stopce e-mail a zgoda pracownika na udostępnienie wizerunku

W dzisiejszych czasach głównym kanałem komunikacji jest internet. To za pośrednictwem internetu i wirtualnej przestrzeni kontaktujemy się z otoczeniem. Dokładnie tak samo jest w strefie biznesu. Społeczeństwo, które najlepiej koncentruje uwagę na obrazach, a nie treści łatwiej zapamięta zdjęcie niż nazwisko przedstawiciela handlowego. W związku z tym firmy coraz częściej do budowania swojego wizerunku oraz zbliżenia się do kontrahentów wykorzystują zdjęcia swoich pracowników, czy to na stronie internetowej, czy w stopce maila. Tym samym treści nie są już anonimowe, a kontakty bardziej spersonalizowane. Nie każdy jednak musi chcieć wyrazić zgodę na udostępnienie wizerunku. Czy pracodawca musi pytać o zgodę pracownika na udostępnienie jego zdjęcia? Odpowiedź znajduje się w poniższym artykule.

GIODO o pozwoleniu na udostępnienie wizerunku pracownika

Zdjęcie pracownika, czyli jego wizerunek, zaliczane jest do danych osobowych. Natomiast Kodeks pracy w art. 221  § 1 szczegółowo określa, których danych osobowych pracodawca może wymagać od pracownika i są to:

• imię i nazwisko,
• imiona rodziców,
• data urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia,

     oraz:

• inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia jego dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• numer PESEL pracownika nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

W związku z powyższym na udostępnienie innych danych osobowych, w tym na udostępnienie wizerunku, pracownik musi wyrazić pisemną zgodę. Wykorzystanie zdjęcia pracownika bez jego wyraźnej zgody będzie nielegalne.

Kiedy zgoda pracownika nie jest wymagana?

Wyjątkiem od powyższych przepisów są sytuacje, kiedy zdjęcie pracownika jest niezbędne z punktu widzenia wykonywanego przez niego zawodu. Można tutaj zaliczyć wszystkie zawody wymagające licencji czy zawody mundurowe. Zdjęcie jest wymagane w celu wyrobienia legitymacji, odznaki, przepustki czy identyfikatora. Dzięki temu łatwo można zidentyfikować daną osobę. W takiej sytuacji zgoda pracownika nie jest wymagana, ponieważ udostępnienie wizerunku podyktowane jest szczególnym charakterem pracy.

Wady i zalety udostępniania swojego wizerunku

Zgoda pracownika nie powinna być domniemana, tzn. oświadczenie woli pracownika powinno wyraźnie wskazywać zgodę na udostępnienie wizerunku w konkretnym celu, np. umieszczenia go w stopce maila. Pracownik ma pełne prawo odmówić wyrażenia zgody na upublicznianie swojego wizerunku, bez ponoszenia jakichkolwiek negatywnych konsekwencji.

Jak to wygląda w praktyce? Oczywiście żaden pracodawca nie zwolni pracownika, podając jako przyczynę brak zgody na przetwarzanie danych osobowych. Warto jednak mieć świadomość, że odmówienie nie będzie odczytywane zbyt pozytywnie. Udostępnianie wizerunku pracowników może być przemyślaną strategią marketingową firmy. Dlatego też w sytuacji odmowy, przyczyną zwolnienia może być działanie wbrew zasadom i strategii firmy.

Warto jednak zastanowić się nad daną sytuacją z drugiej strony. Najczęściej zdjęcie pracownika umieszczane jest w stopce maila wraz z podpisem i stanowiskiem, jakie zajmuje. W ten sposób pracownik buduje reputację i wizerunek specjalisty w swojej dziedzinie. Fakt, że firma publikuje wizerunki swoich pracowników, oznacza również, że identyfikuje się z nimi. Często, możliwość publikowania swojego zdjęcia wiąże się z awansem lub przekroczeniem kolejnego szczebla w rozwoju. Jest to nic innego jak budowanie personal-brandingu, bardzo istotnego z puntu widzenia budowania swojej ścieżki kariery.