Poradnik Pracownika

Jak nauczyć się pisać profesjonalne e-maile?

Oficjalne e-maile bywają stresujące - szczególnie jeśli chcemy budować wizerunek eksperta. Dlaczego? Jeśli zdajemy sobie sprawę z tego, że także one składają się odbiorcy na nasz obraz i te nieodpowiednio przygotowane będą źle o nas świadczyć - zastanawiamy się, czy forma wiadomości jest prawidłowa. O profesjonalne e-maile warto dbać. Jak nas widzą, tak nas piszą - i chociaż chodzi tutaj głównie o wygląd, prezentacja naszej korespondencji również ma znaczenie w biznesie. Jak pisać profesjonalne e-maile? O czym warto pamiętać, a czego zdecydowanie powinniśmy unikać, pisząc z klientem, pracodawcą czy współpracownikiem? Podpowiadamy w niniejszym artykule!

Jak tworzyć profesjonalne e-maile?

Profesjonalne e-maile wymagają poświęcenia im nieco więcej czasu, jednak z pewnością nie są to chwile stracone. Budujemy w ten sposób swój wizerunek, a nasz odbiorca widzi, że ma do czynienia z profesjonalistą. Dlatego, choć w ciągu dnia wiadomości bywa mnóstwo, warto pisać maile z uwagą, stosując  się do pewnych wytycznych.

Profesjonalny adres mailowy

Warto zacząć od początku, czyli od adresu mailowego. On także świadczy o naszym profesjonalizmie i powinniśmy się zatrzymać, zanim napiszemy do rekrutera maila z adresu milusiamadziusia@stokrotki.com.pl. Warto założyć oficjalną skrzynkę, której nazwa będzie po prostu naszym imieniem i nazwiskiem. Sami nie bylibyśmy pewni, czy ktoś sobie z nas nie żartuje, kiedy pisze do nas z niepoważnego maila. Taka wiadomość może automatycznie zostać uznana za rodzaj spamu i nieprzeczytana/usunięta. Choć dla wielu jest to oczywistość, skrzynki o nieprofesjonalnych nazwach nadal istnieją i dobrze się mają - w biznesie nie powinno być na nie miejsca.

Szacunek do odbiorcy

Zdarza się, że piszemy do nieznanej nam osoby, ale wiemy, że jest młoda, w związku z czym od razu przechodzimy na ty. Bywa, że chcemy zmniejszyć dystans i od razu zwracają się do kogoś zdrobniale, po imieniu, np. Pani Iwonko. To błąd. Jeśli chcemy pisać profesjonalne e-maile, musimy mieć maksymalny szacunek do odbiorcy. Zwracajmy się więc do niego per “Pani/Pan”. Oczywiście to może się zmienić w trakcie kontaktu, jednak jeśli nie mamy pewności, co do relacji, musimy zwracać się do odbiorcy służbowo.

Przywitanie i zakończenie

Choć już od dawna w niemal każdym miejscu powtarza się, że “Witam” nie jest dobrym przywitaniem w e-mailu, nadal jest używane. Przyjmuje się, że “Witam” używa gospodarz, kiedy wita swoich gości - tym samym osoba używająca tego zwrotu w mailu niejako od razu stawia się na wyższej pozycji niż odbiorca. Dlatego warto go unikać, a zamiast tego przywitać się słowami “Dzień dobry/Dobry wieczór” lub “Szanowna Pani/Szanowny Panie/Szanowni Państwo”. W pierwszym przypadku można mieć wątpliwości - skąd bowiem wiadomo, kiedy odbiorca odczyta mail? Jednak pamiętajmy, że widoczna jest godzina wysłania wiadomości, warto dopasować wówczas przywitanie właśnie do niej.

Jeśli chodzi natomiast o zakończenie maila, najlepiej skorzystać z 3 zwrotów: “Pozdrawiam”, “Z wyrazami szacunku” lub “Z poważaniem”, po których powinniśmy umieścić nasze imię i nazwisko.

Bezbłędność

Jeśli zależy nam na tym, by nasze maile były profesjonalne, musimy także dbać o nasz język. Nikt nie będzie nas traktował poważnie, jeśli tekst będzie najeżony błędami czy literówkami. Jeżeli nie jesteśmy czegoś pewni, korzystajmy ze słownika. Możemy także - w miarę możliwości - poprosić kogoś, aby naszego maila przeczytał. Zwracajmy uwagę na czerwone podkreślenia w tekście. Profesjonalne e-maile to takie wiadomości, które pokazują, że dobrze władamy naszym ojczystym językiem.

Załączniki

Zdarza się często, że do maila musimy dołączyć także załączniki. Nie zawsze są to lekkie pliki. Musimy pamiętać o tym, że takimi e-mailami możemy zapchać komuś skrzynkę. Postarajmy się więc, by załączniki były jak najmniejsze. Jeśli to nie jest możliwe, wgrajmy pliki na zewnętrzny serwer, a do odbiorcy wyślijmy tylko link.

Emotikony

W dzisiejszych czasach emotikony to codzienność. Możemy nimi wyrazić właściwie wszystko. Posługujemy się nimi tak często, że czasami automatycznie wstawiamy je także do wiadomości służbowych. Niestety, takie zachowanie nie jest profesjonalne i z całą pewnością warto pomijać takie znaki w tego rodzaju korespondencji. Z pewnością możemy wyrazić emocje w inny, bardziej profesjonalny sposób.

Pośpieszanie odbiorcy

Czasami bardzo zależy nam na tym, żeby szybko uzyskać odpowiedź. Nie powinniśmy jednak pośpieszać odbiorcy - dzwonić od razu po wysłaniu maila, powtarzać go kilkakrotnie w kolejnych kilku godzinach, dopytywać, czy na pewno został odczytany i dotarł. Odbiorca ma czas, nie musi być stale online i zajmować się tylko odpisywaniem. Musimy to uszanować.

Odpowiadanie na maile służbowe

Wspominaliśmy powyżej, że odbiorcy nie można pośpieszać. Warto w tym miejscu wspomnieć, że istnieje niepisana zasada, wedle której ma on 24 godziny na odpisanie na wiadomość, którą otrzymał. Jeśli wiemy, że nie uda nam się odpowiedzieć na maila w ciągu doby, warto napisać krótką wiadomość do nadawcy, w której zaznaczymy, że w danym momencie jeszcze nie mamy wystarczającej wiedzy czy potrzebnego czasu, aby wyczerpująco odnieść się do e-maila, w związku z tym zrobimy to w najbliższym czasie. Dzięki temu będzie on wiedział, że wiadomość została odczytana i nie będzie martwił się, że gdzieś przepadła lub o niej zapomniano.

Profesjonalne e-maile to nic trudnego! Wystarczy tylko przestrzegać pewnych zasad. Dzięki temu odbiorcy będą widzieć w nas profesjonalistów, a to bardzo ważne w kontaktach biznesowych!