Poradnik Pracownika

Zarządzanie czasem w pracy - jak robić to dobrze?

Pracujemy coraz więcej i coraz częściej spędzamy nad zadaniami więcej niż 8 godzin dziennie. Może się więc wydawać, że ten przeciętny dzień pracy jest za krótki i nie mamy możliwości się w nim zmieścić. Jednak warto zdać sobie sprawę, że długi czas pracy nie oznacza większej efektywności. Zarządzanie czasem w pracy jest niezwykle istotne, by dobrze go wykorzystać i stać się bardziej produktywnym. W jaki sposób to robić? Postaramy się pomóc w rozwiązaniu tego problemu!

Zarządzanie czasem w pracy

8 godzin to za mało? Wydaje ci się, że musisz wykonać tyle zadań i pracować tak dużo, że nadgodziny są niemal oczywistością? Mimo wszystko praca nie idzie tak efektywnie, jak byś tego oczekiwał? Niestety, długość czasu nie jest wprost proporcjonalna do poziomu efektywności. Co więcej, im dłużej pracujemy, tym bardziej jesteśmy zmęczeni, zadania idą nam gorzej, a ze skupieniem coraz trudniej.

Nierzadko pracujemy wiele godzin i poświęcamy na nasze obowiązki dużo czasu, ponieważ zarządzanie czasem w pracy nie jest naszą mocną stroną. Popełniamy błędy, od których zależy nasza efektywność. Co więc warto robić, aby zmieścić się w 8 godzinach i być produktywnym?

  1. Najtrudniejsze na początku
    Warto rozpocząć dzień od tak zwanego połknięcia żaby, czyli wykonania najgorszych, przerażających, stresujących nas, czasochłonnych zadań. Bardzo często staramy się odsunąć to, co jest najtrudniejsze. Zaczynamy od tego, co nie sprawia nam problemu, co robimy szybko, a niełatwe czynności czekają na swoją kolej.

    Pamiętajmy jednak, że im dłużej pracujemy, tym bardziej zmęczeni jesteśmy, tym samym trudniej nam się skoncentrować i być skutecznym. Dlatego to, co nas najbardziej stresuje, co wymaga dużo pracy, zróbmy zaraz po rozpoczęciu pracy. Dzięki temu w pełni sił i koncentracji rozprawimy się z tym szybciej, a w konsekwencji resztę dnia poświęcimy na zadania mniej wymagające i bez problemu zmieścimy się w wyznaczonym czasie pracy, bez konieczności robienia nadgodzin.

  2. Zaplanuj swoją pracę
    Niemal w każdym poradniku, która ma na celu przybliżyć zarządzanie czasem w pracy, mowa jest o zaplanowaniu swojego dnia. Wielu z nas jednak pomija ten punkt. Po pierwsze liczymy na to, że wszystko zapamiętamy, po drugie próby naszego planowania są nieskuteczne, bo ciągle nam coś wypada, po trzecie uważamy, że najlepsze są działania spontaniczne. Jednak w pracy warto zarządzać czasem i nie liczyć na spontaniczność.

    Możemy mieć wrażenie, że zapamiętamy wszystko, co mamy do zrobienia danego dnia, jednak nierzadko dostajemy również maile, prośby od przełożonych i lista zadań rośnie, a my - zajęci innymi obowiązkami - nie jesteśmy w stanie zapamiętać wszystkiego. W związku z tym może się nam wydawać, że wszystkie zadania danego dnia mamy już za sobą, a nagle pod koniec czasu pracy przypominamy sobie o czymś niezwykle ważnym, przez co nie możemy wrócić do domu.

    Poza tym zapisując swoje zadania, możemy od razu zaznaczyć jak ważne są i w jakiej kolejności musimy je wykonać. Dzięki temu przekonamy się, czego potrzebujemy, uporządkujemy dzień pracy i przygotujemy materiały.

    Zarządzanie czasem w pracy przez planowanie pomaga również w oszacowaniu czasu, jakiego potrzebujemy na wykonanie naszych obowiązków. Dlatego warto też pamiętać o marginesie błędu.

  3. Pamiętaj o marginesie błędu
    Tak jak wspominaliśmy powyżej, oszacowanie czasu pracy jest ważne, będzie jednak zupełnie nieskuteczne, jeśli wszystko zaplanujemy co do minuty i nie weźmiemy pod uwagę, że coś może pójść nie tak.

    Łatwo się zniechęcić do zaplanowania dnia pracy, jeśli kolejny raz nie jesteśmy w stanie wykreślić wszystkich zadań z porannej listy. Znowu niespodziewanie przyszedł klient, szef zaprosił na spotkanie, przełożony przyniósł ważny raport do uzupełnienia na wczoraj - czasu coraz mniej, a zadań coraz więcej. Co za tym idzie również frustracji.

    Pamiętajmy, żeby zaplanować również czas na to, co niezaplanowane. Pozwólmy sobie na margines błędu. Nie stresujmy się również, jeśli coś nie wypali - lista jest ogólnym planem, nie musimy trzymać się go co do sekundy. Ma nam pomóc, a nie sprawić, że będziemy zdenerwowani.

  4. Deleguj zadania
    Zdarza się również tak, że choć mamy świadomość, że możemy kogoś poprosić o wykonanie jakiegoś zadania, na które my nie mamy już czasu, nie robimy tego. Wolimy wykonać coś samodzielnie, żeby mieć pewność, że wszystko będzie poprawne.

    Pamiętajmy jednak, że nie tylko my jesteśmy kompetentni i jeśli mamy taką możliwość, warto delegować zadania. Nie możemy brać wszystkiego na siebie, szczególnie jeśli wiemy, że trudno nam będzie sobie z tym poradzić i zmieścić się w wyznaczonym czasie. Poproszenie o pomoc nie jest niczym złym i świadczącym o naszej niekompetencji - wręcz przeciwnie.

Pamiętaj, żeby znaleźć złoty środek - każdy z nas po pewnym czasie ciągłej pracy czuje się zmęczony, wie, że jeśli nie zrobi sobie długiej przerwy, nie zregeneruje się, to nic z tego nie wyjdzie, zadania nie będą wykonywane efektywnie. Nie warto więc na siłę pracować całymi dniami, jeśli mamy świadomość, że nie da nam to nic prócz wyczerpania. Postarajmy się jak najlepiej zaplanować swój dzień, by koncentracja i skuteczność były na jak najwyższym poziomie.