Klauzula poufności - jak powinna wyglądać?
W obecnych czasach jedną z największych wartości jest informacja. Z tego powodu wielu pracodawców stara się zabezpieczać firmę przed wyciekiem danych. W celu ochrony przedsiębiorstwa pomiędzy stronami umowy często podpisywana jest klauzula poufności. O czym powinien pamiętać pracownik, podpisując taki dokument? Odpowiedź poniżej!
Definicja tajemnicy przedsiębiorstwa
Pojęcie tajemnicy przedsiębiorstwa zostało zdefiniowane w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W myśl tego przepisu tajemnicę przedsiębiorstwa stanowią informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które nie zostały ujawnione publicznie, a co do których przedsiębiorca podjął szczególne działania dotyczące zachowania ich wyłącznie w obrębie firmy.
Z powyższego wynika, że o tajemnicy przedsiębiorstwa można mówić, gdy zostały spełnione następujące warunki:
- informacja ma charakter techniczny, technologiczny, organizacyjny przedsiębiorstwa lub posiada wartość gospodarczą;
- informacje nie jest dostępna do wiadomości publicznej;
- podjęto szczególne kroki w celu ochrony tej informacji.
Założenia te potwierdza również wyrok Sądu Najwyższego z 3 października 2000 roku, I CKN 304/00.
Klauzula poufności zabezpieczeniem tajemnicy przedsiębiorstwa
Klauzula poufności to dokument, którego celem jest ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa. Umowa taka jest zawierana między stronami decydującymi się na podjęcie współpracy, gwarantując im przy tym, że nie dojdzie do wycieku informacji firmowych. To w niej powinny zostać uregulowane kwestie zabezpieczenia interesu firmy. Co ważne, klauzula poufności nie może zawierać niedozwolonych postanowień umownych. Zawarte w niej zapisy powinny zabezpieczać interes firmy, chroniąc jej tajemnicę. Przy czym należy także pamiętać, że aby nazwać dane informacje tajnymi, muszą być spełnione łącznie trzy wspomniane wcześniej warunki. Jeżeli którykolwiek z nich nie zostanie zachowany, wówczas danej informacji nie można nazwać tajemnicą.
Jakie elementy powinna zawierać klauzula poufności?
Aby klauzula poufności była poprawna, powinna zawierać odpowiednie zapisy. Wśród najważniejszych muszą znaleźć się:
- Zakres poufności – czyli określenie, jakie dane stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i udostępnianie ich jest zabronione. Informacja ta powinna zostać dokładnie sprecyzowana w dokumencie. Staranne określenie informacji stanowiących tajemnicę pozwala swobodnie dysponować pracownikowi danymi, a pracodawcy gwarantuje większe bezpieczeństwo.
- Doprecyzowanie, kiedy można posługiwać się poufnymi danymi – zdarzają się bowiem sytuacje, w których posługiwanie się tymi informacjami jest konieczne. Ważne jest tu również wskazanie odbiorców tych informacji.
- Okres, w którym klauzula będzie obowiązywała – strony umowy mogą dowolnie określić czas obowiązywania poufności. Jeśli jednak tego nie zrobią, roszczenia z tego tytułu ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat. Bieg przedawnienia rozpoczyna się oddzielnie co do każdego naruszenia.
- Odpowiedzialność za naruszenie klauzuli – w dokumencie konieczne jest określenie, jakie kary i sankcje grożą za naruszenie umowy. Jeżeli pracownik ujawni tajemnicę przedsiębiorstwa, wtedy pracodawcy należne będzie zadośćuczynienie w kwocie wskazanej w klauzuli.
Przykład 1.
Pan Marek podpisał z pracodawcą klauzulę poufności. Wskazano w niej, że jedną z informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa jest cały proces tworzenia oprogramowania dla dużej firmy logistycznej. Upoważnionymi do pozyskania danych są wszyscy pracownicy firmy. Pan Marek przekazał informacje na temat projektu agencji marketingowej współpracującej z firmą. W tej sytuacji naruszył tajemnicę przedsiębiorstwa i podlega karze wskazanej w umowie.
Kiedy wygasa klauzula poufności
Jak już wcześniej wspomniano, jeżeli strony nie określą terminu wygaśnięcia klauzuli, wówczas roszczenia z tego tytułu przedawniają się po upływie trzech lat od dnia rozwiązania stosunku pracy czy stosunku prawnego. Wynika to z art. 20 ust. 1 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Przykład 2.
Pani Jolanta zawarła ze swoim pracodawcą umowę o zachowaniu poufności. W dokumencie znajduje się zapis zobowiązujący pracownika do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w ciągu 5 lat liczonych od dnia zakończenia stosunku pracy. Strony rozwiązały umowę o pracę 31 października 2020 roku. Oznacza to, że pani Jolanta będzie zobligowana do zachowania poufności do 31 października 2025 roku.
Dodatkowo klauzula poufności przestanie obowiązywać, w przypadku gdy:
- tajemnica przedsiębiorstwa zostanie ujawniona publicznie;
- pracodawca zaprzestanie stosowania działań polegających na ochronie tajemnicy;
- informacja utraciła wartość gospodarczą.
Konsekwencje naruszenia klauzuli poufności
Ujawnienie poufnych informacji jest działaniem na szkodę przedsiębiorcy i w przypadku gdy powoduje poważne uszczerbki w interesie firmy, osoba dopuszczająca się czynów nieuczciwej konkurencji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności bądź karze pozbawienia wolności do lat 2. Dodatkowo firma, która poniosła straty, może postawić dodatkowe żądania osobie odpowiedzialnej za wyrządzenie szkody, o czym także wspomniano w przepisach.
„W razie dokonania czynu nieuczciwej konkurencji przedsiębiorca, którego interes został zagrożony lub naruszony, może żądać:
1) zaniechania niedozwolonych działań;
2) usunięcia skutków niedozwolonych działań;
3) złożenia jednokrotnego lub wielokrotnego oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie;
4) naprawienia wyrządzonej szkody, na zasadach ogólnych;
5) wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści, na zasadach ogólnych;
6) zasądzenia odpowiedniej sumy pieniężnej na określony cel społeczny związany ze wspieraniem kultury polskiej lub ochroną dziedzictwa narodowego – jeżeli czyn nieuczciwej konkurencji był zawiniony”.
Warto tu podkreślić, że w sytuacji gdy klauzula poufności zawierała informację o zastosowaniu kary umownej w razie naruszenia umowy, to poszkodowany nie ma możliwości dochodzenia odszkodowania na zasadach, jakie zostały określone w prawie ogólnym. Jeżeli dojdzie do wyrządzenia szkody spowodowanej ujawnieniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, wówczas zapis o karze umownej zapewnia poszkodowanemu rekompensatę w wysokości określonej w umowie. Dochodzenie swoich praw na zasadach ogólnych wiąże się z kolei z koniecznością posiadania dowodów o wyrządzeniu szkody oraz określeniu dokładnej jej wysokości.
Przykład 3.
Pan Franciszek, mimo podpisanej klauzuli poufności, ujawnił informacje dotyczące swojego pracodawcy konkurencyjnej firmie, Pracodawca wskazał w umowie, że naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa podlega karze pieniężnej w wysokości trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia. Pensja pana Franciszka to 8 tys. zł. W takiej sytuacji jest on zobowiązany do zapłaty odszkodowania w wysokości 24 tys. zł.
Pracownik zobligowany jest do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa przez czas określony w umowie zawartej między stronami lub w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Gdy klauzula poufności zostanie naruszona, pracownik musi liczyć się z poważnymi konsekwencjami swoich czynów – począwszy od kary pieniężnej, nawet po pozbawienie wolności.