Jakie są skutki prawne kopiowania służbowych maili?

Pracownicy mający dostęp do firmowej korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej mogą mieć wątpliwości w odniesieniu do kwestii kopiowania konkretnych informacji przesyłanych tą drogą. Czy jest to nielegalne, a jeśli tak, to jakie mogą być konsekwencje takiego działania? Jakie są skutki prawne kopiowania służbowych maili? Poniżej w artykule próba odpowiedzi na te pytania.

Kopiowanie służbowych informacji przesyłanych drogą elektroniczną – jakie przepisy stosować?

Na wstępie należy podkreślić, że najważniejszy akt prawa pracy, jakim jest Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej jako „kp”) nie odnosi się bezpośrednio do kwestii kopiowania danych firmy przekazywanych pracownikowi za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Przepisy kp nie definiują ponadto, które dane firmowe powinny być traktowane jako poufne, mające szczególne znaczenie dla pracodawcy. W tym zakresie przedmiotowym istnieją jednak pewne rozwiązania prawne ogólniejsze w charakterze, które jednak wskazują właściwy sposób postępowania. W art. 100 § 2 pkt 4 i 5 kp zostały określone podstawowe obowiązki pracownika. Oznacza to, że pracownik jest obowiązany w szczególności:

• dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
• przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach.

W kontekście omawianej tematyki zwłaszcza drugi ze wskazanych elementów obowiązków pracowniczych ma istotne znaczenie, czyli przestrzeganie tajemnicy ustalonej odrębnymi przepisami. Jaki jednak przyjąć punkt odniesienia w tym zakresie, skoro kp nie formułuje, czym jest tajemnica objęta ochroną? Zapisy kodeksowe zawierają dość enigmatyczne odesłanie do odrębnych przepisów. Okazuje się, że w tym przypadku uzasadnione będzie odwołanie się do regulacji Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 roku poz. 1233), zwanej dalej „UZNK”.

Do tak ukształtowanej definicji tajemnicy przedsiębiorstwa trzeba zatem odnieść wynikający z kp obowiązek przestrzegania tajemnicy określonej w odrębnych przepisach (art. 100 § 2 pkt 5 kp).

Taka regulacja jest niezwykle istotna, ponieważ nie każda informacja dotycząca przedsiębiorstwa może zostać uznana za wymagającą ochrony. Chodzi tutaj o określone dane, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane bądź łatwo dostępne, o ile pracodawca podjął działania w celu zachowania ich poufności.

Przykładowe dane podlegające ochronie 

Nie istnieje zamknięty katalog danych objętych ochroną przed ich ujawnieniem. Niemniej można wskazać przykłady takich informacji, które zwykle są traktowane jako tajemnica przedsiębiorstwa; dotyczy to m.in.:

• informacji technicznych i technologicznych (np. topografia układów scalonych, schematy układów elektronicznych, metody montażu produktów, rodzaje stosowanych elementów);
• zasad organizacji pracy (przyjęte systemy i rozkłady pozwalające na optymalizację procesów produkcji lub świadczenia usług);
• informacji posiadających wartość gospodarczą (m.in. dane dotyczące kontrahentów – ich udziału finansowego lub organizacyjnego, planowanych kontraktów handlowych, zamiaru przystąpienia do grupy kapitałowej, kwestie dotyczące restrukturyzacji przedsiębiorstwa lub zmiany profilu działalności);
• baz danych klientów;
• cenników produktów lub usług oferowanych przez firmę oraz kampanii promocyjnych.

Kopiowanie danych jako czyn nieuczciwej konkurencji

Aktywność pracownika polegająca na kopiowaniu (przesyłaniu) na prywatny adres e-mail danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu UZNK może być uznana za czyn nieuczciwej konkurencji.

Pozyskanie informacji zakwalifikowanych jako tajemnica przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji zwłaszcza wtedy, gdy następuje bez zgody uprawnionego do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi i wynika z nieuprawnionego dostępu, przywłaszczenia, kopiowania dokumentów, przedmiotów, materiałów, substancji, plików elektronicznych obejmujących te informacje lub umożliwiających wnioskowanie o ich treści.

Ponadto wykorzystanie lub ujawnienie informacji będących tajemnicą przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji, w szczególności, gdy następuje bez zgody uprawnionego do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi i narusza obowiązek ograniczenia ich wykorzystywania bądź ujawniania wynikający z ustawy, czynności prawnej lub z innego aktu albo gdy zostało dokonane przez osobę, która pozyskała te informacje, dopuszczając się czynu nieuczciwej konkurencji.

Kopiowanie służbowych maili przez pracownika – konsekwencje prawne

Pisaliśmy już o tym, że ochrona informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę oraz przestrzeganie tajemnicy przedsiębiorstwa należy do podstawowych obowiązków pracownika w rozumieniu art. 100 § 2 pkt 4 i 5 kp. Jakie zatem mogą być konsekwencje prawne dla zatrudnionej osoby naruszającej wspomniane podstawowe obowiązki pracownicze?

Prawidłowość takiego postępowania została potwierdzona także w orzecznictwie Sądu Najwyższego (SN). Przykładem tego jest wyrok SN z 11 września 2014 roku – otóż skład orzekający ocenił, że wysłanie przez pracownika na prywatną skrzynkę poczty elektronicznej poufnych danych (mających status tajemnicy przedsiębiorstwa), jeżeli nastąpiło bez zgody i wiedzy pracodawcy i nie wynika z potrzeb związanych z wykonywaniem zadań służbowych, uzasadnia zastosowanie wobec pracownika rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym z winy zatrudnionego (II PK 49/14).

Istnieją jednak okoliczności, w których pozyskanie poufnych danych przez pracownika nie będzie uznane za czyn nieuczciwej konkurencji. Takie odstępstwo od ogólnych zasad przewidują przepisy UZNK.

Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy pracownik w postępowaniu sądowym dochodzi swych praw, co czasem wiąże się z koniecznością przedstawienia dowodów, np. w postaci maili od pracodawcy zawierających tajemnicę przedsiębiorstwa. Aby korespondencja za pośrednictwem poczty elektronicznej mogła być legalnie użyta w procesie przed sądem, muszą być spełnione pewne warunki, mianowicie korespondencja:

• została pozyskana w sposób legalny, oraz
• pracownik wykorzystuje ją jedynie przed sądem – w celu ochrony swojego interesu prawnego.

Podobne stanowisko zajął zresztą SN, wydając wyrok z 15 lipca 2011 roku (I PK 12/11).

Skutki prawne kopiowania służbowych maili – podsumowanie

Kp wprawdzie nie zakazuje wprost kopiowania służbowych maili, jednak wśród podstawowych obowiązków pracowniczych wymienia dbanie o dobro zakładu pracy, ochronę jego mienia oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Przepisy kodeksowe zobowiązują ponadto pracownika do przestrzegania tajemnicy określonej w odrębnych przepisach. Definicję tajemnicy przedsiębiorstwa formułują z kolei zapisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W tej ustawie określono także pojęcie czynu nieuczciwej konkurencji. Czynem takim jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, np. poprzez kopiowanie poufnych danych pracodawcy na skrzynkę poczty elektronicznej przez pracownika. Może to rodzić poważne konsekwencje dla osoby zatrudnionej, która podjęła wspomniane działania, co zostało potwierdzone w orzecznictwie SN.