Poradnik Pracownika

Oficjalny mail – o czym musimy pamiętać, pisząc do rekrutera?

Nasz pierwszy kontakt z rekruterem to często oficjalny mail, który wysyłamy razem z dokumentami aplikacyjnymi. Nie zawsze wiemy, jak dużą rolę może pełnić i jak ważne jest pierwsze wrażenie nie tylko w spotkaniach twarzą w twarz. Taka korespondencja może nas wyróżnić, sprawić, że zostaniemy zauważeni i będziemy oceniani bardziej profesjonalnie. Jak więc powinien wyglądać oficjalny email? Czego unikać? Podpowiadamy w niniejszym artykule!

Szablony nie wyróżnią cię z tłumu

Na początku warto wspomnieć o szablonach, ponieważ wiele stron, z których możemy aplikować, wysyła szablonową treść maila. Jednak często można ją edytować i naprawdę warto z tej możliwości skorzystać. 

To oczywiste, że poza nami na ogłoszenie odpowie wiele innych osób, spośród których rekruter będzie wybierał kandydatów do kolejnych etapów rekrutacji. Dlatego też tak ważne jest wyróżnianie się z tłumu już od samego początku – czyli także na etapie wiadomości. Spersonalizowana wiadomość najpewniej zostanie zauważona i uznana za bardziej profesjonalną. Oficjalny mail, który dopasujemy do odbiorcy, nie zajmie nam dużo czasu, a może naprawdę pomóc.

Dlatego też starajmy się nie korzystać z szablonów, a jeśli już się z nimi zapoznajemy, raczej powinny pozostać inspiracją, a już na pewno nie warto korzystać z kopiuj-wklej.

Oficjalny mail – jak powinien wyglądać?

Jak więc powinien wyglądać oficjalny email? O czym musimy pamiętać i czego z całą pewnością należy unikać? Wydawać by się mogło, że w dzisiejszych czasach, w których niemal wszyscy korzystają z internetu i skrzynki mailowej, napisanie wiadomości nie jest niczym trudnym i nie ma o czym mówić, jednak nieprofesjonalne maile do potencjalnych pracodawców wcale nie są niczym niecodziennym. Jak już wspominaliśmy na początku, oficjalny mail do rekrutera składa się na nasze pierwsze wrażenie i warto się do tego zadania przyłożyć. 

Oficjalny email

Pierwszą kwestią jest adres naszej skrzynki. Musi być profesjonalny, jeśli więc takiego nie posiadamy, warto założyć nowy. Zdarza się, że używamy tego samego adresu właściwie od dziecka i rekruter otrzymuje maila od martusi111222@kwiatki.com.pl – jest to nie tylko infantylne, lecz także bardzo nieprofesjonalne. Jak można traktować poważnie oficjalny mail wysłany z takiego adresu? Najlepiej gdy zawiera on nasze imię i nazwisko czy samo nazwisko. Założenie skrzynki zajmie nam krótką chwilę, a jest naprawdę ważne!

Bezpośredni mail do rekrutera

Zdarza się, że nie wysyłamy naszych dokumentów w odpowiedzi na ogłoszenie, ale jesteśmy zainteresowani pracą w danej firmie i chcemy zaaplikować poza oficjalną rekrutacją. W takiej sytuacji warto poszukać, kto jest rekruterem w danym przedsiębiorstwie i napisać bezpośrednio do tej osoby. Dzięki temu mamy pewność, że oficjalny mail trafi do odpowiedniej osoby i mamy większą szansę, że nasze CV zostanie przeczytane. 

Zwrot grzecznościowy na początku i na końcu

O naszym profesjonalizmie świadczą również zwroty grzecznościowe na początku i na końcu maila. Mail rozpoczynamy od wyrażenia Szanowny Panie/Szanowna Pani, a jeśli nie wiemy, do kogo bezpośrednio trafi wiadomość: Szanowni Państwo. Zakończyć warto go słowami Z wyrazami szacunku lub Z poważaniem. 

Zdecydowanie powinniśmy zapomnieć o początkowym Witam. Pozdrowienia na końcu nie są co prawda błędne, ale lepiej wyrazić szacunek, a na wzajemne pozdrowienia przyjdzie jeszcze pora. 

Brak emotikon

W dzisiejszych czasach posługujemy się bardzo często emotikonami. Jednak oficjalny mail do potencjalnego pracodawcy nie powinien ich zawierać. Nawet jeśli mamy wrażenie, że pokażą nasz luz, nieco zmniejszą napięcie, nie są one najlepszym rozwiązaniem.

Odpowiednie nazwanie plików

Pamiętajmy również o tym, by odpowiednio nazwać pliki, które najlepiej wysłać w formacie PDF. Dzięki temu, że nadamy im nazwę, rekruter po ściągnięciu ich na swój komputer, nie zgubi ich w gąszczu innych. Jak skonstruować nazwę? Na przykład podając swoje imię i nazwisko oraz nazwę stanowiska, na które aplikujemy: 

CV_Anna Kowalska_specjalista ds. marketingu

Temat wiadomości

Równie ważne jest odpowiednie skonstruowanie tematu wiadomości, aby mail w skrzynce nie zgubił się w gąszczu innych wiadomości. Warto podać stanowisko, na które rekrutujemy i numer ogłoszenia, jeśli jest on dostępny. Na przykład: 

REKRUTACJA; specjalista ds. marketingu; ogłoszenie nr 876 543 21

Krótko o sobie

W mailu warto napisać coś o sobie, ale bardzo krótko, tyle tylko, by rekruter od razu wiedział, kto wysyła do niego oficjalny mail w sprawie rekrutacji. Na przykład:

Od 10 lat pracuję jako specjalista ds. marketingu, przygotowywałam kampanię dla największej sieci komórkowej w kraju.

Szybka, treściwa informacja, która pokazuje, że z całą pewnością warto zapoznać się z naszymi dokumentami aplikacyjnymi.

Brak treści to błąd

Dużym błędem jest wysyłanie samych załączników, bez żadnej wiadomości. Skąd rekruter ma wiedzieć, co zostało mu wysłane i czy pobranie załączników będzie bezpieczne? Taki oficjalny mail bez treści nie świadczy o naszym zaangażowaniu.

Sprawdzenie poprawności

Zanim wyślemy oficjalny mail, warto dokładnie go przeczytać: od tytułu przez treść po nazwy załączników. Sprawdźmy, czy nie ma błędów, literówek i czy zawarliśmy wszystkie niezbędne informacje. Treść warto przeczytać na głos, wtedy łatwiej będzie nam wyłapać miejsca, w których popełniliśmy błędy.

Warto dobrze przygotować pierwszy oficjalny mail do rekrutera tak, abyśmy od samego początku uchodzili za profesjonalistów. Trudno zmyć pierwsze wrażenie, dlatego warto dbać o to, by było pozytywne od samego początku.