Poczta e-mail dla firmy. Czym kierować się przy wyborze?

Czym należy kierować się przy wyborze poczty e-mail dla firmy? Dla tych z nas, którzy wykorzystują skrzynki mailowe do celów prywatnych, liczy się przede wszystkim cena. Im rozwiązanie jest tańsze (a najlepiej darmowe), tym więcej osób weźmie je pod uwagę. W przypadku przedsiębiorców sprawa nie jest już taka prosta, bo warunków, które musi spełnić najlepsza poczta dla firm jest sporo.

Parametry dobrej poczty dla firmy

Podstawowym zadaniem poczty e-mail, jak wiadomo, jest wysyłanie i odbieranie wiadomości. Jako że co do zasady nie usuwasz ich od razu, potrzebujesz miejsca, w którym możesz je przechowywać. Im większą pojemność ma więc dana skrzynka, tym lepiej.

Jaka pojemność skrzynki jest optymalna? Niestety, na to pytanie nie ma uniwersalnej odpowiedzi. Wszystko zależy od przeznaczenia poczty WWW, ilu klientów obsługujesz oraz jak duża jest Twoja organizacja. Popularne na rynku rozwiązania oferują pojemności o dużej rozbieżności, bo od kilku do nawet kilkuset GB. Jeśli przestrzeń dyskowa to parametr, na którym zależy Ci najbardziej, zwróć uwagę na równie ważny aspekt – cenę rozwiązania. Nierzadko może okazać się, że pakiety o dużej pojemności (np. 200 GB) są w podobnym przedziale cenowym co nieco mniejsze powierzchnie dyskowe. Wówczas o wiele bardziej opłacalny jest wybór większej przestrzeni, nawet jeśli nie jest Ci potrzebna. Wraz z rozwojem Twojej organizacji może okazać się to dobrą decyzją.

Dobra poczta to bezpieczna poczta

Zastanów się, ile dziennie otrzymujesz zbędnych wiadomości – 20, 50, a może więcej? Jeśli tak jest, to Twoja poczta prawdopodobnie nie ma dobrze działających filtrów antyspamowych. Dzięki nim niechciane i potencjalnie niebezpieczne wiadomości są odsiewane do innych folderów i nie trafiają do głównej skrzynki. Równie potrzebne są filtry antywirusowe, które na tej samej zasadzie przekierowują wiadomości z podejrzanymi załącznikami lub treścią.

Oprócz otrzymywanych wiadomości, bezpieczeństwo poczty e-mail dla firm zapewni odpowiednia metoda logowania. Logowanie dwuetapowe (dwuskładnikowe, 2FA ang. two-factor authentication) polega na dodaniu do standardowego procesu logowania (najczęściej wpisania loginu/adresu e-mail i hasła) kolejnego etapu zabezpieczeń. Może nim być wpisanie kodu wysłanego na inny, zaufany adres e-mail lub numer telefonu czy zalogowanie się biometrią (np. skanowanie odcisku palca) w aplikacji mobilnej.

Jakie funkcjonalności powinna mieć firmowa poczta e-mail?

Jeśli szukasz skrzynki dla swojej firmy, to wiesz że dla przedsiębiorcy podstawowe funkcje oprogramowania to za mało. Biznesowa poczta musi mieć udogodnienia, które sprawią, że prowadzenie biznesu stanie się prostsze. Czym charakteryzuje się dobra poczta e-mail dla firm?

Przede wszystkim powinna być bezpieczna. Nie chodzi jednak wyłącznie o opisane wcześniej zabezpieczenia przed wirusami i spamem. Co w przypadku awarii, która skasuje wszystkie wiadomości lub nieumyślnego usunięcia części e-maili? Jedyną opcją na ich odzyskanie jest skorzystanie z kopii zapasowej. Regularne tworzenie backupów to funkcjonalność, która uchroni Twoją organizację przed utratą ważnej korespondencji. Ich wykonywanie powinno odbywać się zgodnie z Twoimi ustaleniami. To od Ciebie ma zależeć, jak często wiadomości są kopiowane i gdzie je przechowasz (np. w chmurze czy na dysku zapasowym).

Przy wyborze firmowej skrzynki zwróć też uwagę na stopnień, w jakim możesz spersonalizować swoją pocztę. Dodanie własnej domeny do adresu mailowego to funkcjonalność, dzięki której klienci będą postrzegali Twoją organizację jako profesjonalną firmę. Dodatkowo biznesowe skrzynki powinny umożliwiać grupowanie maili oraz przypisywanie folderów wybranym wiadomościom.

Funkcje poczty e-mail dla firm to nie wszystko

Oprócz dobrych parametrów i dodatkowych opcji poczta e-mail dla Twojej firmy musi być łatwa w obsłudze dla Ciebie i Twoich pracowników. Nieintuicyjny panel może sprawić, że najprostsze procesy zajmą o wiele więcej czasu, niż powinny. Przełoży się to nie tylko na niezadowolenie pracowników, ale też wyniki kampanii mailingowych. Większość z nas używa poczty już od wielu lat, co sprawia że mamy pewne nawyki w kontekście obsługi programów pocztowych. Układ widoku poczty wpływa na płynność w poruszaniu się po panelu. Kiedy chcesz odnaleźć folder „Kosz”, sprawdzisz menu z lewej strony, a jeśli chcesz zmienić ustawienia swojej poczty, odpowiedniej zakładki poszukasz w pasku menu na górze ekranu. 

Dobra poczta e-mail dla firm łączy w sobie prostotę użytkowania z dużą liczbą konfigurowalnych opcji i dodatków. Oprócz oczywistych aspektów, takich jak cena rozwiązania i jego parametry techniczne, warto również zwrócić uwagę na kwestie związane z bezpieczeństwem pakietu. Nie bagatelizuj żadnego zagadnienia – może się okazać, że będzie ono kluczowe dla wyników Twojego biznesu.

Artykuł sponsorowany