Czy kalendarz tygodniowy może pomóc dobrze zorganizować pracę?

Zarządzanie czasem, który poświęcamy na pracę, jest podstawą naszej skuteczności. Planowanie pracy własnej i zespołu polega na wyznaczaniu celów do osiągnięcia i skutecznych środków ich realizacji. Czy aby dobrze zorganizować swoją pracę, warto prowadzić kalendarz tygodniowy i/lub miesięczny?

Metody zarządzania swoim czasem

Planowanie to przede wszystkim myślenie o czasie przyszłym, w którym zaczynamy od spojrzenia ogólniejszego, by później przejść do szczegółów. Aby dobrze zaplanować wykorzystanie czasu, trzeba sobie zadać pytanie o celowość własnych działań. Niektórzy z nas w łatwy sposób potrafią organizować swoją pracę, innym natomiast przychodzi to z trudem. W celu prawidłowego zarządzania czasem można skorzystać z wielu metod zarządzania czasem pracy. Wśród nich są takie jak GTD, ALPEN i TRZOS.

Metoda GTD

Najważniejszym założeniem metody GTD jest pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami:

• Gromadzenie – umieszczanie wszystkich zadań w jednym miejscu.
• Analizowanie, jakiej aktywności z naszej strony wymaga dana sprawa.
• Porządkowanie – przypisywanie konkretnych zadań do odpowiednich miejsc i folderów.
• Przeglądanie – okresowe analizowanie swojej pracy.
• Realizacja – decydowanie o tym, czym się zająć w zależności od tego, jaki jest kontekst, w którym się znajdujemy, oraz ile mamy czasu i energii.

Metoda ALPEN

Jest to metoda warta uwagi, gdy zadania, jakie wykonujemy, są krótkoterminowe. Składa się z kilku etapów:

• A – („Aufgaben” – zadania) – tu określa się, co jest do zrobienia danego dnia i to zapisuje.
• L – („Länge schätzen” – szacowanie długości) – szacowanie, ile czasu zajmie realizacja poszczególnych zadań.
• P – („Pufferzeiten einplanen” – przerwy i pauzy) – tutaj uwzględnia się przerwy potrzebne do regeneracji i odpoczynku między zadaniami.
• E – („Entscheidungen treffen” – priorytety) – określa się, co jest najważniejsze danego dnia, ustala się zadania do delegowania innym osobom i przechodzi do działania.
• N – („Nachkontrolle” – kontrola) – to czas na analizę i podsumowanie.

Metoda TRZOS

Metoda TRZOS jest bardzo podobna do poprzedniej, w której:

• T – „Terminy zadań” (do spisania) – spisuje się wszystkie zadania.
• R – „Ramy czasowe” (do określenia) – określa się, ile czasu zajmie realizacja poszczególnych zadań.
• Z – „Zaplanowanie rezerw czasu” – uwzględnia się czas na odpoczynek i nieplanowane czynności.
• O – „Ograniczenie innych działań” – ustala się priorytety i skupia się na jednym, najważniejszym w danym momencie zadaniu.
• S – „Skontrolowanie rezultatów” – tu weryfikuje się postępy i modyfikuje plan.

Co ważne, metodę, z której chcemy skorzystać, najlepiej dobrać, znając specyfikę naszej pracy/branży oraz także nas samych – ponieważ to z niej będziemy czerpać i dobrze jest wyciągnąć z tego narzędzia jak najwięcej pożytku.

Jak określić, co jest najpilniejsze?

Planując swoją pracę, czasami najtrudniej jest określić, jakie zadania są najpilniejsze. W tym celu można posłużyć się matrycą Eisenhowera. Metoda ta polega na umieszczaniu zadań w jednej z czterech kategorii:

1. Ważne i pilne – jest to tzw. gaszenie pożarów. Są to zadania, którymi musisz się zająć tak szybko, jak to możliwe, ponieważ zbliża się termin ich realizacji. Jeśli ich nie wykonasz, odczujesz dotkliwie tego konsekwencje.
2. Ważne, ale niepilne – to tzw. zapobieganie pożarom, zanim wybuchną. Trafiają tu sprawy istotne i strategiczne, nieposiadające naglącego terminu realizacji.
3. Nieważne, ale pilne – ta ćwiartka jest bardzo podobna do pierwszej. Zawiera bowiem także sprawy pilne, jednak w tym przypadku nie są one dla nas istotne. Większość z nich to zadania od innych ludzi, realizowanie ich celów i ich priorytetów.
4. Nieważne i niepilne – większość tych zadań to bezcelowe marnowanie czasu – są to tzw. pożeracze czasu.

Znając priorytety, w łatwiejszy sposób będzie można zaplanować swoją pracę.

Planowanie a kalendarz tygodniowy – a może miesięczny?

W planowaniu swojej pracy warto korzystać z kalendarzy. Podczas stosowania każdej z wymienionych metod można posiłkować się kalendarzem tygodniowym lub miesięcznym. Na rynku dostępnych jest wiele rodzajów kalendarzy, np. książkowe – takie jak kalendarz tygodniowy czy dzienny, i coraz bardziej popularne kalendarze w smartfonach i telefonach. Jaki kalendarz wybrać dla siebie? Czy kalendarz tygodniowy będzie dla nas idealny? Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta i zależy od wielu czynników.

Kalendarz miesięczny – kiedy będzie potrzebny?

Kalendarz miesięczny to taka szybka „przypominajka” o czekających nas zadaniach. Pomaga w organizacji na przestrzeni miesiąca i pamiętaniu o najważniejszych obowiązkach. Dobrze sprawdza się też w planowaniu okresowych (lub sezonowych) wydatków, takich jak zapłata za mieszkanie czy konieczność wymiany opon. Korzystając z niego, zapisuje się jedynie główne zadania (najważniejsze) – nie notuje się zadań drobnych i podzadań.

Dlaczego wybrać kalendarz tygodniowy?

Kalendarz tygodniowy będzie idealny, gdy chcemy mieć ogląd na cały następny tydzień, a zapisywane rzeczy do zrobienia nie zajmują dużo miejsca. Przydaje się, gdy nie trzeba szczegółowo rozpisywać zadań i projektów (lub robi się to dodatkowo za pomocą osobnego narzędzia). Sprawdza się u osób z dużą liczbą umówionych spotkań/wizyt, gdyż można w łatwy sposób sprawdzić harmonogram spotkań na cały tydzień.

Jednak forma ta posiada także wady, a największą z nich jest mniejsza ilość miejsca na rozpisanie zadań. Może to być uciążliwe, gdy zadania rozkładamy na drobne etapy, które następują jeden po drugim.

Kiedy przyda się kalendarz dzienny?

Planowanie w kalendarzu dziennym sprawdzi się najlepiej, jeśli nie chcesz używać dodatkowej listy zadań na dany dzień. Kalendarz taki świetnie spełni oczekiwania, gdy ma się dużo spotkań, zadań ułożonych w bloki czasowe. Dodatkowo będzie idealny, gdy ma się wiele spraw załatwianych cyklicznie. Kalendarz dzienny zawiera zwykle sporo miejsca na rozpisanie zadań, co może przytłoczyć, i z reguły jest on bardzo ciężki, więc nie każdemu taka forma będzie odpowiadać.

Kalendarz w telefonie i laptopie

W dzisiejszych czasach wszystko przenosi się do sieci. Coraz częściej wykorzystywane są kalendarze w telefonie i laptopie. Ich największą zaletą jest możliwość synchronizowania ze wszystkimi posiadanymi urządzeniami, co spowoduje, że będziemy posiadać wszystkie informacji w zasięgu wzroku, niezależnie od miejsca, w którym będziemy się znajdować. Zapisywanie powtarzalnych wydarzeń można rozłożyć w prosty sposób na nieskończoną ilość lat w przód. Taki kalendarz ma także wady, a jedną z nich jest brak dostępności, gdy tylko padnie bateria lub zasilanie.

Nie można powiedzieć wprost, które kalendarze są dobre, a które złe. Samemu należy zdecydować, czy wybrać kalendarz tygodniowy, czy kalendarz miesięczny, ponieważ to my będziemy z nim pracować. Kalendarz powinien być dostosowany do naszych potrzeb i do metody organizacji czasu pracy, jaką stosujemy.