Matryca Eisenhowera - czy może przydać się w pracy?
Matryca Eisenhowera ma zastosowanie w codziennych zajęciach - może zwiększyć produktywność naszej pracy, działać pozytywnie na rozwój osobisty, polepszyć sposób zarządzania sobą w czasie oraz zadaniami do wykonania. Jest to idealny sposób rozkładu działań dla wszystkich, którzy potrzebują kontroli w pracy i życiu.
Matryca Eisenhowera - schemat
Matryca Eisenhowera składa się z 4 ćwiartek, w której zmiennymi są ważność i pilność zadań. Pierwsza z wymienionych mówi o tym, jak istotna jest dana czynność, pilność z kolei określa, jak szybko należy ją wykonać.
Kim był Eisenhower?
Dwight Eisenhower w latach 1953-1961 pełnił funkcję prezydenta Stanów Zjednoczonych. Uważany był za osobę w maksymalnym stopniu zorganizowaną i produktywną. Podejmował wiele zadań, które prowadził do samego końca.
Nic więc dziwnego, że po jego śmierci zaczęto badania nad jego życiorysem, by odkryć tajemnicę, dzięki której udawało mu się być aż tak produktywnym.
Głównym powodem takiego stanu rzeczy był fakt, że Eisenhower potrafił oddzielić zadania ważne od pilnych. Poza tym najwyższe miejsce w hierarchii jego zadań zawsze zajmowały te najistotniejsze, dopiero w drugiej kolejności brał pod uwagę ich pilność.
Jak rozumieć Matrycę Eisenhowera?
Jak już wspominaliśmy, matryca Eisenhowera składa się z 4 ćwiartek. Przyjrzyjmy się każdej z nich:
I ćwiartka - zadania ważne i pilne
Są to zadania istotne dla naszego rozwoju i wykonywanej pracy, które trzeba wykonać jak najszybciej z powodu zbliżających się terminów. Często również wynikają one z sytuacji kryzysowych, których pominięcie sprawi zatrzymanie dalszych etapów działań. Są one zazwyczaj bardzo stresujące i nawet jeżeli się za nie nie zabieramy, potocznie mówiąc, siedzą nam z tyłu głowy. Powodują one zdenerwowanie, więc ich zakończenie przynosi psychiczną ulgę. Jeżeli nie zrobimy ich w odpowiednim terminie, mogą czekać nas przykre konsekwencje za niewywiązywanie się z obowiązków, poza tym poziom zdenerwowania i zestresowania również znacznie wzrośnie.
II ćwiartka - zadania mało pilne i ważne
Jest to ważna ćwiartka dla każdego z nas. Znajdują się w niej zadania, które nie mają żadnego terminu, a nawet jeżeli - jest on na tyle odległy, że nie odczuwamy jeszcze presji. Dotyczą one nie tylko pracy, lecz także - a może nawet przede wszystkim - rozwoju osobistego. Włączyć do nich można np. aktywność fizyczną, budowanie relacji międzyludzkich, pasje i odpoczynek.
III ćwiartka - zadania mało ważne i pilne
III ćwiartka matrycy Eisenhowera zawiera w sobie te zadania, które najczęściej wypadają nagle, nie mamy na nie do końca wpływu, nie wnoszą one nic do naszej pracy ani rozwoju osobistego, jednak musimy je natychmiast wykonać. Są to np. zlecenia zlecone przez kogoś i dla kogoś, na które w tym momencie zlecający nie ma czasu.
IV ćwiartka - zadania mało ważne i mało pilne
W ćwiartce tej znajdują się czynności, które nie mają żadnego wpływu ani na naszą pracę, ani na rozwój, które zajmują nasz czas, jednak niczego nie dają w zamian. Warto je eliminować, z drugiej strony jednak nie do końca, ponieważ mogą one stanowić element pomagający się zrelaksować i oderwać od problemów. Mowa tutaj o takich zadaniach jak np. oglądanie telewizji czy granie w gry.
Zbyt wiele czasu w jednej z ćwiartek
Warto również przyjrzeć się sytuacjom, w którym osoba najwięcej czasu poświęca tylko jednej z ćwiartek. Co niesie za sobą takie zachowanie?
Jeżeli ktoś najwięcej czasu poświęca ćwiartce I, może czuć się nadmiernie zestresowany i przemęczony. W końcu przede wszystkim zajmuje się tym, co jest ważne i pilne, przez co trudno znaleźć czas na inne działania. Dlatego też niejednokrotnie takie osoby zdecydowaną większość pozostałego czasu spędzają na zadaniach związanych z ćwiartką IV. Potrzebują po prostu tak zwanego odmóżdżenia, niemyślenia o niczym istotnym, nieskupiania się na niczym. To daje im ulgę i energię do dalszego zajmowania się tym, co najważniejsze.
Ćwiartka II jest wymagająca, ponieważ nie jest nam najczęściej narzucona i sami musimy się do niej zmobilizować. Dlatego potrzeba tutaj dużo silnej woli, aby rzeczywiście spędzać czas w taki sposób, który pomoże nam w rozwoju osobistym. Skoro nie musimy wypełnić ich natychmiast, często odkładamy takie zadania na później - nieokreślony bliżej moment, nierzadko nienadchodzący przez wiele lat. Warto jednak popracować nad działaniami niepilnymi i ważnymi. Osoby, które poświęcają jej najwięcej czasu, są zadowolone z życia, zrelaksowane i wypoczęte, a tym samym zwiększa się ich produktywność i chęć do pracy. Działa to pozytywnie i na pracę, i na życie osobiste.
Matryca Eisenhowera pokazuje, że osoby, które przede wszystkim wykonują zadania dla kogoś bądź za kogoś, muszą stale przerywać swoją pracę, mogą mieć wrażenie, że tak naprawdę to, co robią, nie ma żadnego znaczenia dla nikogo. Tym samym nie widzą oni sensu w planowaniu, efektywności i produktywności.
Im więcej czasu ktoś spędza na zadaniach nieważnych i niepilnych, tym trudniej jest mu panować nad własnym czasem. Chcemy zagrać tylko przez kilkadziesiąt minut, jednak często orientujemy się, jak jest późno, dopiero po kilku godzinach. Te zadania można z całą pewnością nazwać pożeraczami czasu. Najbardziej cierpią na tym zadania umieszczone w ćwiartce drugiej.
Warto skupić się więc na ćwiartce II i poświęcić więcej czasu na samorozwój. Dzięki temu staniemy się produktywniejsi w innych dziedzinach naszego życia. Starajmy się również eliminować zadania z ćwiartki IV, choć dajmy sobie również trochę luzu i pozwólmy nic nie robić. Dobrym posunięciem jest także dbanie o to, aby w naszej pracy nie zdominowały sprawy z ćwiartki III.
